Правила служебных бесед

Прежде всего, к беседам нужно готовиться с учетом особенностей будущего собеседника. Не упускать из виду не только ее непосредственный повод, но и более общие долговременные цели установления контактов, а именно: создание в коллективе хороших отношений, удовлетворительности людей работой и своей ролью в ней, обеспечение сотрудничества между людьми и взаимопонимания, содействие их индивидуальному развитию, повышению интереса к работе и осознания ее важности для других и для общества в целом.

При проведении беседы необходимо соблюдать ее этапы. Деловая беседа состоит из нескольких фаз:

• Подготовка к беседе.

• Начало беседы, изучение собеседника. Желание расположить к себе.

• Обмен информацией. Изложение проблемы (вопроса).

• Аргументирование выдвигаемых положений.

• Принятие решений.

• Завершение беседы.

Подготовка к беседе подразумевает:

• - формулировку темы,

• - определение цели,

• - информационную подготовку,

• - отработку формулировок, понятий, суждений,

• - подготовку аргументов и контраргументов,

• - выбор времени и места беседы,

• - учет непредсказуемых неожиданностей.

Начало и завершение беседы очень важны, так как особенно хорошо запоминаются начало и конец любого события. Неудачное – снижают общее впечатление от беседы.

Правила, которые необходимо применять в любой беседе с любым партнером: Правила для говорящего:

• Никогда не начинайте беседу с отказа или с констатации невозможности разрешения проблемы.

• Постоянно стимулируйте интерес партнера к теме беседы, учитывайте его интересы.

• Логично излагайте свои взгляды и позиции.

• Выбирайте стиль изложения с учетом ситуации деловой беседы, приемлемый для восприятия.

• Выбирайте оптимальную дистанцию в общении, выбирайте мимику, позы, жесты, не раздражающие партнера, создающие для него комфорт в общении.

• Проявляйте уважительность, доброжелательность по отношению к партнеру.

• Будьте вежливы, не допускайте категоричности в суждениях.

• Проявляйте скромность в самооценке и самопрезентации, не навязывайте свои взгляды и оценки.

• Ориентируйтесь на партнера, создайте для него комфортную обстановку.

Правила для слушающего:

• Не прерывайте собеседника.

• Проявляйте внимание к партнеру.

• Поинтересуйтесь, правильно ли вы понимаете собеседника.

• Избегайте поспешных выводов.

• Не заостряйте внимание на разговорных или речевых особенностях собеседника.

• Спокойно реагируйте на высказывания.

• Не отвлекайтесь.

• Ищите истинный смысл слов собеседника.

• Не монополизируйте разговор.

• Не задавайте слишком много вопросов.

• Не давайте непрошенных советов.

• Не жалейте времени для того, чтобы выслушать собеседника.

• Терпеливо и уважительно относитесь к собеседнику.

• Не перебивайте, выслушайте до конца.

• Используйте невербальные средства для поддержания разговора.

Таким образом, деловая беседа является эффективной формой делового общения, но в проведении ее немаловажную роль играют этические нормы и требования. Деловая беседа требует воспитанности, такта, доброжелательности, уважительного отношения к собеседнику.