База данных access занятие первое

ТЕМА: Ознакомление с основными понятиями и возможностями базы данных ACCESS 7.0 под Windows 95.

Цель: Научить пользователя основным принципам и приемам работы с базой данных.

Результат обучения:После успешного завершения занятия пользователь должен:

* Уметь создавать базу данных.

* Уметь связывать таблицы.

План занятия:

I. Ознакомление с основными функциями базы данных ACCESS.

II. Создание базы данных.

III. Связывание таблиц.

ЗАПУСК ПРОГРАММЫ:

1. В левом нижнем углу Рабочего стола щелкните по кнопке "Пуск".

2. В появившемся окне поставьте указатель мыши на "Программы", в следующем окне укажите на Microsoft Access и далее щелкните мышью. На экране окно программы.

ВНИМАНИЕ! Требуется обязательная запись в рабочей тетради:

* последовательности работы с программой;

* всех операций по поставленным задачам.

ПОРЯДОК РАБОТЫ:

I. Ознакомление с основными функциями базы данных access.

Задание. Ознакомиться с возможностями программы ACCESS с целью создания базы данных.

Действия (краткое описание)

1. Ознакомление с основными темами справочной системы MS Access.

1.1 Закройте "внутреннее окно" Microsoft Access (создание базы данных) щелчком по изображению крестика в правом верхнем углу окна.

Откройте справочную систему MS Access, для этого щелкните по знаку ? в верхнем меню основного окна программы, выделите раздел "Вызов справки" и щелкните левой клавишей мыши. Ознакомитесь книгами:

Введение Microsoft Access 97;

Создание базы данных и работа в окне базы данных;

Создание, импорт и связывание таблиц.

2.1 Закройте окно "Справочной системы".

II. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ.

Задание. Для фирмы торгующей компьютерной техникой сформировать базу данных, состоящую из двух таблиц, одна из которых содержит сведения о компьютерах, другая - о заказчиках.

Действия (краткое описание)

1. Ознакомление с базой данных программы.

1.1 На экране системное меню.

Курсором выберите пункт меню ФАЙЛ, затем выберите команду СОЗДАТЬ, в появившемся диалоговом окне выделите вкладку ОБЩИЕ, выберите НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ и нажмите кнопку ОК.

На экране окно ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ. Ознакомьтесь с ним. В нижней части окна в строке Имя файла введите PC.mdb(имя может быть любое, а расширение (тип) mdb), выберите диск D: (можете также создать свою папку) и щелкните по кнопке СОЗДАТЬ. Появится окно БАЗА ДАННЫХ.

2. Создание 1-ой таблицы.

2.1 В окне базы данных выберите ТАБЛИЦЫ и щелкните левой клавишей мыши, а затем, нажмите кнопку СОЗДАТЬ. На экране диалоговое окно НОВАЯ ТАБЛИЦА. Выберите Конструктор. Нажмите ОК.

На экране пустое окно конструирования таблицы, состоящее из двух частей.

В верхней части окна вводятся имена полей, типы данных и комментарии (описание). В нижней части вводится описание свойств поля (параметры) (см. Приложение).

Используйте клавишу <F6> для быстрого переключения между верхней и нижней частями окна конструирования.

Введите описание полей для вашей таблицы в окне конструирования:

В первую строку столбца ПОЛЕ введите с клавиатуры КОД МОДЕЛИ и нажмите клавишу <Enter>. В этой же строке в столбце Тип данных щелкните левой клавишей мыши по кнопке раскрывшегося списка ("выбор из списка"). В появившемся списке выберите "Текстовый" и щелкните по нему левой клавишей мыши.

В нижней части таблицы в разделе Свойства поля установите курсор на пункт Размер поля и введите с клавиатуры 6.

6.Установите курсор на пункт Обязательное поле и щелкните левой клавишей мыши по кнопке "выбор из списка". В появившемся списке установите курсор на "Да" и нажмите левую клавишу мыши.

Аналогичным образом в поле Пустые строки укажите "Нет". В поле Индексированное поле укажите Да (Совпадения не допускаются).

Установите курсор на вторую строку столбца Поле и аналогичным образом введите следующие поля и их свойства:

2. МОДЕЛЬ - текстовое поле

Размер поля: 20

Обязательное поле: ДА

Пустые строки: нет

Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)

3. RAM - текстовое поле

Размер поля: 8

Подпись поля: Оперативная память

4. VRAM - текстовое поле

Размер поля: 8

Подпись поля: Видеопамять

Значение по умолчанию: "256К"

5. HDD - текстовое поле

Размер поля: 8

Подпись поля: Емкость жесткого диска

6. CD - текстовое поле

Размер поля: 3

Подпись поля: Лазерный диск

Значение по умолчанию: Нет

Условие на значение: "Нет" OR "Да"

Сообщение об ошибке: Это поле может содержать

только "Нет" или "Да"

7. МОНИТОР - текстовое поле

Размер поля: 40

8. ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ - МЕМО

9. ЦЕНА - денежный тип

Формат: с разделителями разрядов

Десятичные разряды: 0

10. СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ - денежный тип

Формат: с разделителями разрядов

Десятичные разряды: 0

11. ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА - денежный тип

Формат: с разделителями разрядов

Десятичные разряды: 0

Значение по умолчанию: 20

12. СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПОНОВКА - логический тип

Формат: Да/Нет.

2.2 Определение первичного ключа.

Установите курсор на поле КОД МОДЕЛИ и щелкните левой клавишей мыши, выберите на панели инструментов КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (кнопка с изображением ключа) или команду КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ в меню ПРАВКА и щелкните левой клавишей мыши.

Слева на маркере строки, появится изображение ключа.

2.3 Сохранение структуры таблицы на диске.

Войдите в меню ФАЙЛ и выберите команду СОХРАНИТЬ.

В появившемся окне задайте имя таблицы МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ и щелкните левой клавишей мыши по кнопке ОК.

Закройте окно таблицы "Модели компьютеров", щелкнув левой клавишей мыши по кнопке "с изображением крестика" в верхнем правом углу окна таблицы "Модели компьютеров".

2.4 Ввод данных в таблицу.

Выделите имя таблицы в окне базы данных и нажмите кнопку ОТКРЫТЬ.

Используйте на клавиатуре клавишу <Tab> для перехода от одного поля к другому; <Shift>+<Tab> для перехода к предыдущему полю;

<(> или <R> для перехода от одной записи к другой.

Введите записи данных:

КОД МОДЕЛИ 110053 120056

МОДЕЛЬ 486DX2-66 Pentium-133

RAM 4 Mb 8 Mb

VRAM 512 K 1 Mb

HDD 635 Mb 1 Gb

CD нет да

МОНИТОР 14" Acer(0.28), 14"Panasonic

ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ 705 NI Windows-95

ЦЕНА 35 1450

СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ 20 100

СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПОНОВКА да

Закройте окно таблицы, дважды нажав левую клавишу мыши на кнопке <x> в верхнем правом углу окна.