Глава II. Делопроизводство и архивное хранение документов.

Основы делопроизводства отделения УФМС России изложены в ряде приказов МВД и УВД России. В частности, приказы МВД №150 от 1 марта 1999 г., №859 от 2 ноября 1999 г., №790 от 22 июля 2000 г. « Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России». Во исполнение указанных приказов и в целях совершенствования организации делопроизводства 4 декабря 2001 года была принята инструкция « Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в аппарате и подчиненных отделах и отделениях УВД Оренбургской области», утвержденная Приказом УВД Оренбургской области.

Прежде всего, следует отметить, что работники отделения УФМС России несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и сохранность документов, а также за неразглашение содержащейся в них информации. Передача документов допускается только с письменного разрешения начальника отделения УФМС. О передаче документов делаются соответствующие отметки в карточках и на подлинниках документов с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документов. Корреспонденция поступает в отделение по почте, по каналам связи, доставляется курьерами, работниками отделения, посетителями. Поступившие документы регистрируются в журнале учета входящих документов ( Приложение 1.). При приеме документов проверяется правильность доставки, сохранность упаковки, правильность вложений. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с теми, что указаны на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются

15

отправителю. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставиться отметка «Документ получен в поврежденном виде». На зарегистрированных документах в нижней левой части оборотной стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп с заполнением соответствующих реквизитов.

Учет Законов РФ, Указов и Распоряжений Президента РФ, Постановлений и Распоряжений Правительства, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется отдельно от другой служебной корреспонденции. акты подшиваются после ознакомления с ней в соответствующие папки и составляется опись. Сроки исполнения документов по поручениям Президента, правительства и обращениям МВД устанавливаются особо. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

Документы могут быть получены или отправлены телефаксом, электронным сообщением. К передаче по телефаксной связи запрещены документы с пометкой «Для служебного пользования». Отравляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными чернилами, шариковой ручкой, тушью. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журнале. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения 1 год. Документ, пришедший по электронной почте, распечатывается, представляется к исполнению, после чего подшивается в дело с описью.

Для систематизации входящей и исходящей документации в рамках отделения ведутся соответствующие журналы. Так, в журнале исходящей информации

16

регистрируются документы с указанием их краткого содержания, даты отправления, фамилия исполнителя, кому адресован документ (Приложение 1).

Кроме того, исходя из основных функций, выполняемых отделением УФМС России, можно проследить правила регистрации других документов. Дело об утрате паспорта гражданина РФ регистрируется в Книге учета дел по утрате и хищению паспортных документов (Приложение 1).Сведения о заявителе заносятся и в Алфавитный журнал, где указываются ФИО заявителя, сведения о регистрации, дата заведения дела об утрате, дата окончания дела. Регистрационные номера с обоих журналов переносятся на заведенное дело. В случае выдачи лицу временного удостоверения личности, данный факт отражается Журнале учета временных удостоверений личности гражданина (Приложение 1). Информация о дактилоскопируемых гражданах указывается в Журнале учета добровольного дактилоскопирования граждан (Приложение 1). Дело об установлении личности позволяет учитывать Журнал дел по установлению личности (Приложение 1). Для учета правонарушителей ведется Журнал регистрации административных протоколов (Приложение 2), а для учета информации о неплательщиках алиментов – Журнал розыскных дел (Приложение 2). Выданные паспорта фиксируются в Журнале учета поступления паспортов и выдачи их гражданам отделения отдела УФМС России (Приложение 2), а сведения о регистрации – в Журнале учета выдачи свидетельств о регистрации по месту пребывания (Приложении 2). Отдельно предусмотрена Книга учета лиц, проживающих на территории Октябрьского района, имеющих судимость, в которой отмечают кому выдан паспорт, кем и на какой срок.

Правила ведения, содержание, сроки хранения указанных журналов и книг предусмотрены в Приложениях к соответствующим Приказам МВД РФ.

Для наиболее полного и своевременного осуществления функций применяются автоматизированные системы при обработке сведений по документам,

17

поступившим и направляемым отделениям УФМС России. Данные системы позволяют вовремя найти информацию на гражданина, обратившегося с каким-либо вопросом в отделение, поскольку в базу заносятся сведения о гражданах, проходящих регистрацию, заявивших об утрате паспортных документов, получивших паспорта, совершивших административное правонарушение, объявленных в розыск. Кроме того, в базу заносятся сведения о недействительных паспортах и иная информация.

В соответствии с вышеуказанными нормативно-правовыми актами каждый документ, прошедший регистрацию в отделении УФМС и исполненный, имеет определенный срок хранения. Для этих целей предусмотрен архив, в котором информация хранится в хронологическом порядке с учетом даты заведения и окончания документов.

Хранению подлежат следующие документы:

- подшивка с перепиской по паспортной работе;

- накладные приходные ордера на бланки строгой отчетности;

- акты об уничтожении недействительных и невостребованных паспортов;

- запросы по форме П налоговой инспекции;

- заявления о регистрации по месту жительства/пребывания;

- заявления о снятии с регистрационного учета;

Отдельно подлежат хранению решения суда о снятии с регистрационного учета.

Кроме того, хранятся заявления на домовые книги, о выдачи и замене паспортов, а также дела по утрате паспортных документов, по установлению личности и розыскные дела.

Наибольший срок хранения имею заявления по выдачи (замене) паспортов – 85 лет. Существует архивная картотека на действующие паспорта, паспорта, утратившие силу, а также паспорта осужденных.

18

Заключение.

После прохождения производственной практики в отделении ФМС Октябрьского района г. Орска мною была изучена деятельность отделения, нормативно-правовая база, регламентирующая функции отделения, приобретены практические навыки работы с гражданами, составления документов правового характера.

Таким образом, отделение ФМС как структурное подразделение обладает рядом функций и обязанностей. Главная задача-осуществление контроля за мигрантами и принятие мер по выявлению правонарушений со стороны иностранных граждан. Кроме того, отделение осуществляет регистрацию граждан РФ и снятие с регистрационного учета, восстановление утраченных паспортов, дактилоскопирование и другие функции.

Отделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, приказами и распоряжениями МВД Российской Федерации и ФМС России, начальника Управления и настоящим Положением. Отделение осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Управления, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти. При решении совместных задач отделение обеспечивает необходимое взаимодействие с органами исполнительной власти Оренбургской области, структурными подразделениями органов

19

местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

В целях своевременного и правильного исполнения функций все входящие и исходящие документы фиксируются в соответствующих книгах и журналах.

20

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конституция РФ. – Москва: К65 Проспект, 2010. – 32с.

2. Вопросы Федеральной миграционной службы: Указ Президента РФ от 19 июля 2004 г. N 928 // Российская газета. 2004. 21 июля.

3. О системе государственной службы Российской Федерации: Федеральный закон от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ // Парламентская газета. 2003. 31 мая.

4. Указ Президента РФ «Об утверждении Положения о Федеральной Миграционной службе» от 19 июля 2004 г.// Российская газета. 2004. 21 июля.

5. . Указ Президента РФ от 7 декабря 2008 г. N 1734 "О федеральных кадровых резервах Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы исполнения наказаний, Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков и Федеральной миграционной службы" (с изменениями от 12 января 2010 г.)// Российская газета. 2010. 20 января.

1Указ Президента РФ «Об утверждении Положения о Федеральной Миграционной службе» от 19 июля 2004 г.//