41

Содержание

Введение………………………………………………………………………….2

Глава 1.Организационное устройство Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии и место в нем службы ДОУ………………………………………………………………………………...4

1.1.Общая характеристика ЦАТТ Минообразования Чувашии………………..4

1.2.Структура и функции службы ДОУ…………………………………………5

1.3.Нормативные документы, регулирующие работу службы ДОУ…………11

Глава 2.Технология работы с документами в ЦАТТ………………………….13

2.1.Организация документооборота в ЦААТ………………………………….13

2.2. Контроль исполнения документа…………………………………………..16

2.3.Формирование дел и их текущее хранение………………………………...18

Глава 3. Документирование деятельности в ЦААТ…………………………...21

3.1.Составление и оформление организационно- правовых и распорядительных документов…………………………………………………21

3.2.Составление и оформление информационно-справочных документов……………………………………………………………………….31

Заключение……………………………………………………………………….35

Список источников и литературы………………………………………………37

Приложения……………………………………………………………………...39

.

Введение

Производственная (преддипломная) практика была пройдена в отделе заочного обучения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии, помощником секретаря учебной части.

В процессе деятельности организация получает и самостоятельно создает различные документы, их количество с каждым днем возрастает.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее важных документов.

Объект исследования данной работы – Цивильский аграрно-технологический техникум Минообразования Чувашии (далее техникум), в рамках конкретного структурного подразделения – заочное отделение техникума.

Предметом исследования является организация делопроизводства в техникуме, также изучение процесса документирования деятельности техникума.

Целью прохождения производственной (преддипломной) практики является закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в процессе обучения в Чувашском государственном университете им. И.Н. Ульянова, оценка своих возможностей в новых условиях труда, выработка навыков и овладение профессиональными знаниями, необходимыми документоведу. Также сбор необходимого материала для выполнения выпускной квалификационной работы.

Для достижения данной цели, за время прохождения практики мной были поставлены следующие задачи:

1)рассмотреть общую характеристику техникума;

2) определить структуру, изучить нормативно – правовые акты, регулирующие деятельность;

3) изучить документооборот и делопроизводство Цивильского аграрно- технологического техникума Минообразования Чувашии;

4) изучить особенности управления и организацию деятельности отдела информатизации.

Исследование по заявленной теме в Цивильском аграрно-технологическом техникуме Минообразования Чувашии осуществляется впервые, что обеспечивает его практическую ценность и научную новизну.

Глава 1.Организационное устройство цатт Минообразования Чувашии и место в нем службы доу.

1.1.Общая характеристика цатт Минообразования Чувашии.

Цивильский аграрно-технологический техникум Минообразования Чувашии был создан в результате реорганизации в форме слияния двух учебных заведений профессионального училища №5 и Цивильского сельскохозяйственного техникума. Дата государственной регистрации техникума – 29 декабря 2011 года.

Профессиональное училище №27 пгт. Кугеси (ныне отделение технических профессий Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии) основано в 1979 году. В 2011 году ему был присвоен статус автономного учреждения.

Полное наименование: автономное учреждение Чувашской Республики среднего профессионального образования «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики.

Более 35 лет отделение ведет подготовку специалистов для сельскохозяйственного производства. 12000 его выпускников работают автомеханиками, трактористами-машинистами, мастерами по техническому обслуживанию и ремонту машинно-тракторного парка. Организована переподготовка водителей автотранспортных средств и трактористов-машинистов из числа взрослого населения.

В педагогический состав отделения входит более 30 высокопрофессиональных, опытных работников. Государственными наградами различного уровня отмечен многолетний труд лучших педагогов.

1.2.Структура и функции службы доу.

Службой кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии занимается секретарь.

Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации – директором, в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы.

Служба кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии выполняет и контролирует заведующий заочным отделением ЦААТ.

В подчинении заведующего заочным отделением техникума входит секретарь учебной части, заведующие лабораториями и мастерами, который является структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, и образован постановлением Минообразования Чувашии в установленном порядке в соответствии с законами РФ, ЧР и Уставом Цивильского аграрно-технологического техникума. Который был образован для повышения эффективности деятельности и организации делопроизводства, контроль за функционированием структурных подразделений техникума в заочном отделении техникума, оказания правовой помощи отделам и студентам техникума, материально-технического и хозяйственного обслуживания ЦААТ Минобразования Чувашии¹.

Непосредственное руководство службой кадров ЦААТ Минообразования Чувашии осуществляет директор ЦААТ Минообразования Чувашии, а в его отсутствие – заместитель директора. Отдел, являясь структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, работает в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями техникума.

В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией ЧР, законами РФ и ЧР, указами Президентов РФ и ЧР, Уставом ЦААТ Минообразования Чувашии, решениями Цивильского районного Собрания депутатов, постановлениями, распоряжениями и указаниями директора ЦААТ Минообразования Чувашии с соответствующими органами государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями ЧР и Цивильского района².

Основными функциями секретаря учебной части заочного отделения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии является:

1.Ведение делопроизводства на отделении.

2.Представление установленной отчетности.

3.Организует и ведет делопроизводство на отделении:

- готовит зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период зимней и весенней сессий;

- ведет личные дела обучающихся за весь период обучения;

- оформляет сводную ведомость оценок обучающихся, необходимую для оформления дипломов установленной формы;

- ведет поименную книгу (очнопе отделение);

- ведет шифровальную, алфавитную книгу (заочное отделение);

- составляет списки обучающихся по группам;

- оформляет студенческие билеты, билеты учащихся и зачетные книжки и ведет книгу их учета;

- обеспечивает подготовку журналов учебных занятий к новому учебному году;

- готовит, регистрирует и обеспечивает подписание академических справок бывшим обучающимся, отчисленным с отделения;

- оформляет и осуществляет выдачу дипломов и дубликатов дипломов и обеспечивает сохранность до выдачи;

- готовит и обрабатывает приказы по обучающимся отделения и обеспечивает их сохранность;

- грамотно организует размещение и хранение документации на ПК, знает требования к оформлению документов, обеспечивает сохранность информации, путём периодического его архивирования;

- готовит необходимую документацию к заседаниям государственной аттестационной комиссии;

- оформляет протоколы заседаний стипендиальной комиссии, экзаменационных комиссий по курсам дополнительного профессионального образования и профессиональной подготовке;

- оформляет дипломы: заполняет, регистрирует в книге выдачи дипломов и собирает подписи выпускников при получении диплома;

- готовит справки об обучении в техникуме;

- ведет воинский учёт обучающихся (очное отделение);

- осуществляет подготовку приказов по зачислению, отчислению, восстановлению обучающихся, назначению им стипендии;

- готовит приказы об утверждении тем и руководителей дипломных проектов (работ), о переводе и выпуске студентов;

- следит за состоянием учебных журналов, обеспечивает их сохранность в течении года и передачи в архив;

- оформляет текстовые документы;

- обеспечивает сохранность документации;

- обеспечивает подготовку и передачу документации в архив;

- участвует в работе приемной комиссии.

- представляет установленную отчетность: готовит материалы для отчетной документации и статистических форм по отделению, составляет отчеты по различным вопросам учебно-воспитательной работы на отделении согласно установленной периодичности, ведет учет и отчетность отделения.

Для выполнения задач и возложенных функций секретарь учебной части наделен функциональными правами³:

- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

- осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений техникума, преподавателями и производственного обучения, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию;

Трудовыми правами:

- требовать обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

- проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации;

- пользоваться услугами библиотек, столовых и здравпункта техникума.

За невыполнение своих функций секретарь учебной части в лице директора несет установленную ответственность.

Решение проблем кадрового делопроизводства в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников. Их работа должна быть хорошо организована.

Изучив задачи и функции службы кадров техникума, надо отметить, все работники службы ДОУ техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3 лет, и управляющие имеют стаж работы свыше 5 лет, все сотрудники имеют высшее образование.

Служба кадров заочного отделения ЦААТ Минобразования Чувашии представлена:

Секретарь учебной части. В численном составе служба кадров ЦААТ Минообразования Чувашии составляет 1 сотрудник:

- 1 специалист 1 категории.

К должности секретаря учебной части устанавливаются следующие квалификационные требования:

1.К уровню профессионального образования: средне профессиональное образование в области делопроизводства или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы.

2.Требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей.

Секретарь учебной части должен знать:

1)Конвенцию ООН о правах ребенка;

2)Конституции Российской Федерации, Чувашской Республики;

3)основные нормативно-правовые акты, регламентирующие работу секретаря учебной части:

- законы Российской Федерации и Чувашской Республики « Об образовании»;

- Типовые положение об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении);

- Типовое положение об образовательном учреждении начального профессионального образования;

4)иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные правовые акты Чувашской Республики применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;

5)локальные нормативные акты техникума применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части;

6)Устав техникума;

7)Правила внутреннего трудового распорядка;

8)правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

9)положения и инструкции по ведению делопроизводства;

Навыки:

- эффективного планирования рабочего времени;

- разработки проектов локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем, относящихся к учебной воспитательной работе;

- владение компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением;

- работы со служебной информацией;

- делового общения;

- работы в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи.

Изучив функции и численный состав сотрудников службы кадров техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3-х лет, все сотрудники отдела имеют высшее образование.⁴

Задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения данного структурного подразделения закреплены в Должностной инструкции секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 №78-ОД. Квалификация работников соответствует установленным требованиям.