1.3.Нормативные документы, регулирующие работу службы доу.

Автономное учреждение (техникум) принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения, в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством РФ, законодательством ЧР в порядке, в установленном настоящим Уставом⁵.

В техникуме определен следующий порядок принятия и утверждения локальных нормативных актов:

1)разработанные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность Автономного учреждения, рассматриваются на заседаниях органов управления техникума, к компетенции которых относится рассматриваемый вопрос, и после согласования утверждается руководителем, т.е директором;

2)при принятии локальных нормативных, затрагивающих права обучающихся техникума, учитывается мнение студенческих советов техникума, советов родителей;

3) при принятии локальных нормативных актов, затрагивающих права работников, а также в порядке и в случаях, которые предусмотрены трудовым законодательством, учитывается мнение выборного профсоюзного органа.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение обучающихся и работников техникума по сравнению с установленным законодательством об образовании, трудовым законодательством об образовании, трудовым законодательством положением либо принятие с нарушением установленного порядка, не применяются и подлежат отмене Автономным учреждением.

- Устав организации;

-Инструкция о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных дел обучающихся автономного учреждения ЧР среднего профессионального образования «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики.

В нем рассматривается формирование личных дел абитуриентов, введение личных дел в период обучения, ответственность заведение личных дел, хранение личных дел, подготовка личных дел к сдаче в архив, порядок ознакомления с личным делом обучающегося, ответственность секретаря учебной части;

- Должностная инструкция секретаря учебной части. Содержится в нормативном акте квалификационные требования, функции, должностные обязанности секретаря учебной части, права, взаимоотношение (служебной связи), ответственность;

- Инструкция по делопроизводству.

Глава 2. Технология работы с документами в цатт.

2.1. Организации документооборота в техникуме.

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в дело образует документооборот Техникума⁶.

Работа с входящими документами состоит из ряда последовательных операций: прием, первичная обработка, предварительное распределение, регистрация, рассмотрение документов директором Техникума, передача на исполнение.

Прием и первичную обработку корреспонденции осуществляет секретарь. Вся ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адресат, или возвращается в отделение связи.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются после проверки правильности доставки, в целостности в конвертов или упаковки документов.

Конверты с надписями «лично», «личное», или адресованное общественным организациям, не вскрываются. Конверты от поступивших документов ( в том числе писем граждан) не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и получения документа, а так же при поступлении личных или доплатных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается у секретаря, а второй направляется к корреспонденту.

На рассмотрение директору Техникума передаются документы, содержащие информацию по принципиальным вопросом деятельности Техникума, требующие принятия решения директором. Телеграмма срочного характера докладываются немедленно. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления.

Документы, переданные лично директору Техникума, минуя секретаря, после рассмотрения передаются для регистрации и учета (в установленном порядке).

Прием и передача документов производится с отметкой: кому передан документ, расписка в получении, дата. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнителе, сроках, порядке и характере исполнения документа. Не рекомендуется надписывать резолюции на отдельных листах бумаги и подкладывать их к основному документу. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции.

Указания директора Техникума по исполнению и пометки о направлении документа наносится в журнал, после чего документ через секретаря направляется для исполнения. К установленному сроку исполненный документ должен быть передан ответственному за делопроизводство. На документах, исполненных оперативным путем, ставятся отметки «Исполнено». «Принято к руководству» и т.п. Подписи об ознакомлении проставляются в левом нижнем углу последней страницы документа.

Движение документа завершается передачей его с материалами об исполнении для подшивки в дело согласно номенклатуре дел и отправкой материалов об исполнении по назначению.

Обработка документов:

Все документы, подписанные директором Техникума, его заместителями или другими должностными лицами, регистрируются и отправляются секретарем. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, фальцевание и упаковку в конверты, заклеивание, оформление почтового отправления, составление реестра и сдачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и оправляться в тот же день или не позднее 10 часов следующего рабочего дня.

Телеграммы или другая срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Подсчет объема документооборота:

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных или созданных в учреждении за определенный отрезок времени (год, месяц). Показатели объема документооборота используется для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Подсчет количества созданных и поступивших документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам. По ним определяют расход бумаги и затрат времени на операции по экспедиционной обработке документов. Машинограммы подсчитывают на общих основаниях по месту регистрации. Входящие, исходящие и внутренние документы в учреждении подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные, переписка, письма граждан и др.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитываются количество документов и отдельно их тираж., цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.