Тема 6. Механизмы управления и координации Механизмы координации: базовые понятия

Подсистема управления и координации, как следует из ее названия, выполняет связующую и координационную функцию в организации. Сами по себе принципы, лежащие в основе организационной деятельности и взаимодействия, без использования механизмов их реализации не работают. То же самое касается других организационных подсистем. «Соединение» людей и технологий, распределение ресурсов, оптимизация взаимодействия самих человеческих ресурсов требуют координации, осуществляемой с помощью ряда механизмов, под которыми понимаются определенные действия, инструменты и процедуры, с помощью которых и достигается состояние скоординированности.

В организации выделяются два уровня координационных механизмов (рис 6).

Первый уровень – это наиболее общие механизмы, работающие во всех организациях, независимо от типа, строения и проявления характеристик – власть, правила и структуры. Они же составляют основу системы механизмов второго уровня, которые фактически представляют собой способы реализации механизмов первого уровня и в большей степени зависят от типа и строения организаций. К механизмам второго уровня относятся взаимное согласование, прямой контроль, стандартизацию рабочих процессов, стандартизацию выпуска и стандартизацию квалификации¹.

Рис. 5. Механизмы организационной координации и их взаимодействие

Вся совокупность координационных механизмов представляет собой важнейшую часть системы управления организацией, обеспечивающей сохранность организации как целостности, ее взаимодействие с внешней средой, развитие и достижение целей.

Механизмы координации первого уровня

Ниже мы коротко охарактеризуем все эти механизмы, уделив немного больше внимания координационным механизмам второго уровня.

Власть

Как остроумно заметил Р.Кох, вопрос о власти – «это очень важный вопрос, ответ на который вряд ли дают наивные допущения, принятые за основу в большинстве учебников по менеджменту»¹.

В самом деле, понятие «власть» имеет столько трактовок, сколько, пожалуй, не имеет ни одна организационная категория. Тем не менее, все подходы к пониманию феномена власти (за исключением общефилософских) можно условно разделить на две группы.

В рамках первого, поведенческого, подхода власть рассматривается как атрибут личности – способность одних людей влиять и воздействовать на других, «преодолевать их сопротивление и заставлять людей делать то, чего при других обстоятельствах они никогда не сделали»².

В рамках организационно-структурного подхода власть рассматривается как не связанный с конкретной личностью атрибут определенного уровня иерархии – механизм воздействия на нижние и соседние уровни иерархии и ориентации их на достижение организационных целей. Разумеется, даже в таком, формализованном подходе нельзя абстрагироваться от личности, поскольку мощь этого механизма или легкость «прокручивания» его элементов не в последнюю очередь зависят от харизмы или компетентности человека, находящегося при должности.

Власть как механизм организационной координации, реализуется с помощью полномочий. Полномочия – это права на осуществление власти, определенные положением того или иного лица на уровне иерархии и сложившейся в организации системой отношений.

В менеджменте используют термин делегирование полномочий, которое является важным инструментом реализации власти и означает передачу и/или распределение властных прав другим людям.

Организационные правила

Нормальное и эффективное функционирование любой организации предполагает выработку неких сознательно задаваемых стабильных поведенческих моделей – организационных правил, наличие которых избавляет современную организацию от необходимости:

а) в каждой ситуации, с которой сталкивается организация, вырабатывать и реализовывать свои управленческие и поведенческие модели;

б) вводить тотальный надзор и контроль за всеми сторонами жизни и деятельности членов организации.

Виды правил

1. Правила-инструкции. Правила, содержащие описания полномочий, зон ответственности, уровней принятия решений, а также технологических процессов и отдельных действий. В образовательных организациях эти правила отражены в уставе, положениях о подразделениях, должностных инструкциях, описаниях методик обучения.

2. Правила-нормы. Правила, фиксирующие особенности взаимоотношений между уровнями иерархии, подразделениями одного уровня, а также особенности деятельности коллективных органов (советов, собраний и т.п.). Эти правила также отражены в уставе, положениях о подразделениях, а также в регламентах педсоветов, Ученых советов, различных комиссий, родительского комитета и т.д.

3. Правила-конвенции (договоренности). Это большей частью «неписанные» правила, которые фиксируют особенности взаимоотношений между членами организации. Частично такие правила могут прописываться в положениях о подразделениях и описаниях штатной структуры организации. Такой вид правил фиксируется также во внутренних договорах (например, договор с временным трудовым коллективом).

4. Правила-традиции. Это также «неписаные» нормы, которые в большей степени являются элементами организационной культуры.

Правила – более эффективное средство формализации, чем приказы или предоставление свободы членам организации. Потому, что:

• правила не носят избирательный характер, они общи для всех;

• правила формулируются в первую очередь с учетом общеорганизационных целей;

• правила есть отражение представлений о разумности и рациональности поведения персонала организации.

Структуры

С одной стороны, структура задает критерии и параметры группировки людей в подразделения, а подразделений – в организацию, с другой – структура формирует систему властных, распределительных и коммуникационных взаимодействий между организационными элементами.

В современном менеджменте есть три точки зрения на соотношение структуры как механизма координации и целевой подсистемы организации. Первая (высказана П.Друкером) состоит в том, сто структура вторична по отношению к целям и стратегии организации. С другой точки зрения, и структура, и стратегия (цели) могут формироваться и развиваться одновременно. Третий подход (Т.Питерс) определяет, что структуры первичны и на их основе формируются цели и стратегии.