5. Управление содержанием проекта.

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Это непосредственно связано с определением и контролем того, что включено или не включено в проект. Основные процессы управления содержанием:

• Инициация – санкционирование проекта или его фазы;

• Планирование содержания – разработка документированной констатации содержания, как основы для принятия будущих решений по проекту;

• Определение содержания – подразделение основных результатов проекта на меньшие, более управляемые компоненты;

• Подтверждение содержания – формализация принятия содержания проекта;

• Управление изменениями содержания – управление изменениями содержания проекта.

Эти процессы взаимодействуют как друг с другом, так и с процессами в других областях знаний. Каждый процесс может включать действия одного или нескольких лиц, или групп лиц в зависимости от потребностей проекта. Каждый процесс возникает, по меньшей мере, один раз на каждой фазе проекта.

В контексте управления проектами термин содержание может иметь следующие значения:

• содержание продукта – свойства и функции, которые характеризуют продукт или услугу;

• содержание проекта – работы, которые должны быть выполнены для получения продукта с указанными свойствами и функциями.

В центре внимания данной главы лежат процессы, методы и средства, используемые для управления содержанием проекта. Процессы, методы и средства, используемые для управления содержанием продукта, отличаются в различных областях приложения и обычно определяются как часть жизненного цикла проекта.

Результатом проекта обычно является один продукт. Однако этот продукт может включать в себя дополнительные компоненты, каждый из которых имеет самостоятельное содержание, но все содержания находятся во взаимосвязи друг с другом. Например, новая телефонная система в общем случае будет включать в себя четыре компонента: аппаратуру, программное обеспечение, обучение и внедрение.

Исполнение содержания проекта измеряется относительно плана проекта, в то время как исполнение содержания продукта – относительно требований к продукту. Оба типа управления содержанием (проекта и продукта) должны находиться в тесной взаимосвязи – это позволит гарантировать, что выполнение проекта приведет к созданию требуемого продукта.

5.1 Инициация.

Инициация – это процесс формального санкционирования нового проекта или перехода выполняющегося проекта в следующую фазу. Такая формальная инициация связывает проект с регулярной деятельностью исполняющей организации. В некоторых организациях формальная инициация проекта не происходит до тех пор, пока не будет выполнена оценка потребностей, анализ осуществимости, предварительное планирование или иной аналогичный анализ, инициируемый независимо от проекта. Некоторые типы проектов, особенно проекты, обслуживающие внутренние потребности организации, и проекты по разработке нового продукта, инициируются неформально, и выполняется небольшой объем работ, обеспечивающий одобрение, необходимое для формальной инициации. Проекты обычно санкционируются, как следствие одного или нескольких перечисленных условий:

• требования рынка (автомобильная компания санкционирует проект создания более экономичного автомобиля в ответ на сокращение поставок горючего);

• нужды бизнеса (тренинговая компания санкционирует проект разработки нового курса обучения для увеличения своих доходов);

• запрос заказчика (электрическая компания санкционирует проект сооружения новой подстанции для электроснабжения нового промышленного района);

• технологическое развитие (фирма по производству электронной техники санкционирует проект разработки новой игровой видеоприставки, основываясь на достижениях в области компьютерной памяти);

• требования законодательства (производитель краски санкционирует проект разработки инструкции по обращению с токсичными веществами);

• социальные нужды (неправительственная организация в развивающейся стране санкционирует проект по обеспечению установками для получения питьевой воды, туалетами и по организациями санитарного просвещения низкооплачиваемых слоев общества в местах с высокой заболеваемостью холерой);

Эти стимулы могут также называться проблемами, возможностями или требованиями бизнеса. Основной смысл всех этих условий – это необходимость для руководства принятия решения о способе реагирования.