Вопрос 5.

Документооборот — путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот раз­рабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организа­ции. В нем необходимо предусматривать:

наименование отчетов или первичных документов;

время составления;

лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контро­лирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в те­кущем архиве.

Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и ко всяким злоупотреб­лениям.

Вопрос 6. Хранение документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспе­чивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в лапки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесяч­но. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бух­галтера. Изъятие документов может производиться только органами дозна­ния, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инс­пекциями и на основании их постановлений в соответствии с законодате­льством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также поря­док их передачи в государственные архивы утверждены Федеральной ар­хивной службой России (Росархив) 6 октября 2000 г. (в ред. от 27.10.2003), при этом были увеличены минимальные сроки хранения неко­торых документов до пяти лет.

Урок №25. Тема 6 «Техника и формы бухгалтерского учета»

1.Учетные регистры: понятие, классификация, порядок их ведения и способы исправления ошибок.

Вопрос 1.

Проверенные и обработанные первичные документы подлежат дальнейшей регистрации в учетных регистрах.

Учетные регистры - таблицы разнообразной формы, предназначенные для учетных записей.

Учетные регистры подразделяются:

> по внешнему виду - (бухгалтерские книги и свободные листы и карточки)

> по характеру записей - (хронологические, систематические и комбинированные).

> по объему и содержанию - (синтетические и аналитические)

Учетные регистры также как и первичные документы должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Для исправления ошибочных записей в учетных регистрах применяются следующие способы исправления ошибок:

> корректурный

> красного сторно

> дополнительная запись(проводка)

Корректурный способ исправления ошибок заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание проводится одной чертой так, чтобы можно было прочитать, зачеркнутое. Исправление ошибки должно было оговорено и подтверждено. Оговорка дается на полях.

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной бухгалтерской проводки и большей чем следовало указанной суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитываются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись и одновременно составляется правильная проводка обычными чернилами.

Дополнительная запись (проводка) применяется в случаях, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а проводка правильна, а также фактическая себестоимость продукции выше нормативной (плановой).

Урок № 27. Тема 6 «Техника и формы бухгалтерского учета»