1.13.3.2. Инвентаризация материальных запасов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений

Инвентаризация материальных запасов производится по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения. В случае хранения материальных запасов одним материально ответственным лицом в разных изолированных помещениях инвентаризация проводится последовательно по каждому месту хранения. Комиссия в присутствии указанного лица должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. После проверки каждое помещение опломбировывается (опечатывается) (п. п. 3.16, 3.17 Методических указаний по инвентаризации).

Материальные запасы (в том числе товары и готовая продукция) заносятся в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных (п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации).

Внимание! Запрещено вносить в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087) данные по остаткам материальных запасов без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний по инвентаризации).

Поступившие во время проведения инвентаризации материальные запасы (в том числе товары и готовая продукция) заносятся в отдельные инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087). В них, в частности, указываются следующие данные:

- дата поступления;

- наименование поставщика;

- дата и номер приходного документа;

- наименование материальных запасов;

- количество, цена и сумма.

На приходных документах ставится отметка "после инвентаризации", которая заверяется подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению подписью члена комиссии. Это является основанием для материально ответственного лица оприходовать данное имущество (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации).

Внимание! Имущество, поступившее во время инвентаризации, приходуется только после ее окончания (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации).

Отпуск материальных запасов во время проведения инвентаризации производится материально ответственным лицом только с разрешения руководителя учреждения и главного бухгалтера при обязательном присутствии инвентаризационной комиссии.

Указанное имущество заносится в отдельную опись (сличительную ведомость) (ф. 0504087), а на расходных документах делается отметка "Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации" за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии (п. 3.19 Методических указаний по инвентаризации).

Отдельно отражаются результаты инвентаризации следующих материальных запасов (п. п. 3.21, 3.23, 3.24 Методических указаний по инвентаризации):

- отгруженных, но не реализованных;

- находящихся в пути;

- находящихся на складах других организаций (в частности, переданных на хранение);

- переданных на переработку другим организациям.

Инвентаризация таких материальных запасов заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

См. образец заполнения инвентаризационной описи (сличительной ведомости) (ф. 0504087) по материальным запасам.

1.13.3.3. Инвентаризация драгоценных металлов

и драгоценных камней перед составлением

годовой бухгалтерской отчетности

бюджетных и автономных учреждений

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.09.2000 N 731 "Об утверждении Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности" и Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной Приказом Минфина России от 29.08.2001 N 68н (далее - Инструкция N 68н).

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится со следующей периодичностью (для составления бухгалтерской отчетности):

- драгоценных металлов при их производстве, использовании и обращении, а также драгоценных камней при их использовании и обращении, а также в ломе и отходах, образующихся при использовании драгоценных металлов и драгоценных камней, - один раз в год (по состоянию на 1 января) во всех местах их хранения и использования с проведением технологической зачистки помещений и оборудования;

- драгоценных металлов в ломе и отходах, предназначенных для дальнейшего производства драгоценных металлов или их аффинажа, - один раз в год (по состоянию на 1 января);

- при попутном извлечении драгоценных металлов - ежегодно по состоянию на 1 января;

- в гальванических цехах (участках) и других аналогичных производствах - ежемесячно с полной зачисткой оборудования;

- драгоценных металлов и драгоценных камней, которые содержатся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении и военной технике, находящихся в эксплуатации, а также размещены в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), - один раз в год (по состоянию на 1 января).

Инвентаризации подлежат все имеющиеся в наличии драгоценные металлы, драгоценные камни, включая изделия из них, а также находящиеся в составе любых материальных ценностей (в том числе не принадлежащих учреждению) (п. 5.2 Инструкции N 68н).

Согласно п. 5.9 Инструкции N 68н фактическое наличие драгоценных металлов и камней при инвентаризации определяется одним из следующих способов:

- обязательным взвешиванием, подсчетом, обмером, отбором и анализом проб. Ценности предъявляются комиссии материально ответственным лицом.

Руководитель учреждения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в установленные сроки. В частности, он должен предоставить персонал для опробования и проведения анализов, проверки наличия государственных пробирных клейм, взвешивания и перемещения ценностей, технически исправное весовое хозяйство, измерительные и контрольные приборы, мерную тару и т.д.;

- установлением массы драгоценных металлов и камней, содержащихся в деталях и изделиях и не поддающихся взвешиванию, при проведении инвентаризации объектов незавершенного производства по учетным данным или нормам расхода на детали (изделия) с учетом процента их готовности;

- установлением наличия драгоценных металлов и камней, находящихся в составе оборудования, при невозможности проверки в натуре в момент инвентаризации по учетным, техническим документам или комиссионно;

- установлением наличия драгоценных металлов в сплавах, химических соединениях, находящихся во время инвентаризации в опломбированной специальной таре, которая предохраняет их от порчи, по учетной и технической документации, документам поставщика или данным входного контроля для установления и внесения в инвентаризационную опись.

В соответствии с п. 5.7 Инструкции N 68н результаты инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней отражаются в следующих унифицированных формах:

- форме N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";

- форме N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";

- форме N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах) оборудования, приборах и других изделиях".

Сведения о драгоценных металлах, драгоценных камнях и изделиях, их содержащих, а также ломе и отходах, которые переданы в другие организации на переработку или находятся в пути, но числятся на учете учреждения, заносятся в отдельную опись. В этой описи указываются наименование организации, наименование ценностей, количество, масса (в лигатуре и химически чистых драгоценных металлах), дата передачи ценностей, номера и даты документов.

Имеющиеся на момент проведения инвентаризации нераспакованные посылки с ценностями подлежат вскрытию (с оформлением акта вскрытия) в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Данные о наличии ценностей по количеству и массе заносятся в отдельную опись (акт).

Сведения о ценностях, не принадлежащих учреждению (находящихся на ответственном хранении или полученных для переработки, испытаний и пр.), отражаются в отдельной инвентаризационной описи (акте).

См. образец заполнения инвентаризационной описи (форма N ИНВ-8а).

1.13.3.4. Инвентаризация объектов

незавершенного строительства

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

бюджетных и автономных учреждений

При проведении инвентаризации объектов незавершенного капитального строительства в инвентаризационных описях пообъектно отражается информация об объеме выполненных работ. Информация приводится с детализацией видов выполненных работ по конструктивным элементам, оборудованию и т.п. (п. 3.32 Методических указаний по инвентаризации).

Если у учреждения имеются объекты, строительство которых прекращено, а также проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству, то на такие объекты учета составляются описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства (п. 3.34 Методических указаний по инвентаризации). При этом используются данные актов о приостановлении строительства и актов о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству (унифицированные формы N КС-17 и N КС-18, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100).

Объекты, строительство которых закончено, но на которые не оформлены акты о приеме-передаче здания (сооружения) (унифицированная форма N ОС-1а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7), заносятся в отдельные описи (п. 3.33 Методических указаний по инвентаризации). При этом отдельно составляются описи на объекты:

- фактически введенные в эксплуатацию (полностью или частично);

- не введенные в эксплуатацию (в этом случае в описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов).

В ходе проведения инвентаризации вложений в нефинансовые активы следует обратить внимание на объекты, безосновательно отраженные в бухгалтерском учете на счете 0 106 10 000 "Вложения в недвижимое имущество учреждения", по которым выполнены условия, предусмотренные абз. 2 п. 38 Инструкции N 157н, для принятия к учету в составе основных средств.

Внимание! На объекты незавершенного капитального строительства не распространяется право проведения инвентаризации один раз в три года, как это установлено для объектов основных средств (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации).

Поскольку специальных унифицированных форм инвентаризационных описей и сличительных ведомостей для незавершенного строительства не установлено, учреждение разрабатывает такие формы самостоятельно и утверждает их в рамках своей учетной политики (п. п. 6, 11 Инструкции N 157н).

1.13.3.5. Инвентаризация продукции

незавершенного производства

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

бюджетных и автономных учреждений

Перед началом инвентаризации в учреждениях, осуществляющих производство готовой продукции, все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена, сдаются на склады. Если сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, переданные в производство, не подверглись обработке, то они в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях (п. п. 3.28, 3.30 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно п. 3.27 Методических указаний по инвентаризации в ходе проведения инвентаризации определяются:

- фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и находящихся в производстве изделий, изготовление и сборка которых не закончены;

- фактическая комплектность продукции незавершенного производства (заделов);

- остаток продукции незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

Проверка заделов продукции незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) производится путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

Если незавершенное производство представляет собой неоднородную массу или смесь сырья, то количество сырья или материалов, входящих в смесь, определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг) (п. п. 3.29, 3.31 Методических указаний по инвентаризации). В таких случаях в описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав (п. 3.31 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризационные описи по незавершенному производству составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цеху, участку, отделению). В описях приводятся наименования заделов, стадии или степени готовности продукции (работ), количество или объем. По строительно-монтажным работам указывается объем работ по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания (абз. 2 п. 3.29 Методических указаний по инвентаризации).

Поскольку специальных унифицированных форм инвентаризационных описей и сличительных ведомостей для незавершенного производства не установлено, учреждение разрабатывает такие формы самостоятельно и утверждает их в рамках своей учетной политики (п. п. 6, 11 Инструкции N 157н).

1.13.3.6. Инвентаризация затрат на НИОКР

и прав на результаты научно-технической деятельности

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

бюджетных и автономных учреждений

Целями проведения инвентаризации затрат на научно-исследовательские, опытно-конструкторские работы (НИОКР) являются определение фактических затрат в целом и по этапам работ, сопоставление их с данными учета, а также выявление статуса работ (незавершенные, приостановленные, прекращенные, законченные) и наличие прав на результаты НИОКР.

Перед инвентаризацией необходимо провести проверку государственных контрактов (договоров) на выполнение НИОКР, планов научной работы, где указаны сроки выполнения и перечень всех НИОКР, осуществляемых в текущем году.

При проведении инвентаризации фактически произведенные затраты на НИОКР (по каждой работе) должны быть подтверждены оформленными в установленном порядке актами сдачи-приемки выполненных работ. Осуществляется сверка фактических затрат с данными аналитического и синтетического учета по счетам 0 106 22 000, 0 106 32 000 раздельно по каждой работе. После этого устанавливается объем незавершенных, приостановленных, прекращенных и законченных НИОКР.

Выполненные НИОКР (их этапы) определяют путем сопоставления плана и актов сдачи-приемки выполненных работ. На приостановленные, прекращенные по инициативе заказчика работы проверяют наличие оформленного в установленном порядке решения о прекращении (приостановлении) работ.

Результаты инвентаризации вложений в НИОКР заносятся в инвентаризационную опись (сличительную ведомость), которая составляется по этапам нарастающим итогом отдельно по незавершенным, приостановленным, прекращенным и законченным НИОКР.

Форма инвентаризационной описи (сличительной ведомости) разрабатывается учреждением самостоятельно. По нашему мнению, помимо обязательных реквизитов первичного документа в ней целесообразно предусмотреть следующие показатели:

- исполнителя;

- шифр темы работы (ее этапа);

- дату и номер государственного контракта;

- срок начала и окончания работы (ее этапа);

- степень готовности;

- стоимостные показатели (фактические затраты, данные бухгалтерского учета, результаты инвентаризации);

- заключение комиссии (предложение) по дальнейшему использованию полученных результатов и нефинансовых активов, оставшихся после выполнения работы (ее этапа).

Внимание! В ходе проведения инвентаризации вложений в НИОКР по законченным и прекращенным работам следует обратить внимание на обоснованность:

- учета этих затрат на счетах 0 106 22 000, 0 106 32 000;

- списания данных затрат со счетов 0 106 22 000, 0 106 32 000 в дебет счетов 0 102 20 000, 0 102 30 000, 0 401 10 172, 0 106 11 000, 0 106 21 000, 0 106 22 000, 0 106 24 000, 0 106 34 000, 0 106 44 000 (абз. 2 - 4 п. 53 Инструкции N 174н, абз. 2 - 4 п. 53 Инструкции N 183н).

Инвентаризация прав на результаты научно-технической деятельности (РНТД) проводится на основании Положения об инвентаризации прав на результаты научно-технической деятельности (утв. Постановлением Правительства РФ от 14.01.2002 N 7, далее - Положение) и разработанных в соответствии с ним Методических рекомендаций по инвентаризации прав на результаты научно-технической деятельности (утв. Распоряжением Минимущества России, Минпромнауки России, Минюста России от 22.05.2002 N 1272-р/Р-8/149, далее - Методические рекомендации).

Под инвентаризацией прав на РНТД понимается выявление указанных прав с целью их последующего учета и правомерного использования в гражданском обороте (п. 1 Положения).

Инвентаризация РНТД включает следующие мероприятия (п. 2 Положения, п. 9 Методических рекомендаций):

а) осуществление научно-технического, правового и экономического анализа РНТД с целью выявления:

- РНТД, которые являются объектами исключительных прав;

- потенциально охраноспособных РНТД;

- РНТД, которые не могут являться объектами исключительных прав;

б) идентификацию субъектов прав на выявленные РНТД;

в) разработку рекомендаций по получению правовой охраны на выявленные РНТД или введению в отношении них режима коммерческой тайны, а также рекомендаций по использованию РНТД в гражданском обороте.

Внимание! Если инвентаризация проводится в учреждениях оборонно-промышленного комплекса и учреждениях, выполнявших работы по обеспечению федеральных государственных нужд в области поддержания обороноспособности и безопасности РФ, то в состав рабочей инвентаризационной комиссии включаются представители федеральных органов исполнительной власти, которые являются государственными заказчиками, и Федеральной службы по интеллектуальной собственности (п. 5 Положения).

В соответствии с п. 12 Методических рекомендаций по результатам проведенного анализа и идентификации субъектов прав на выявленные РНТД рабочая инвентаризационная комиссия составляет следующие ведомости:

- ведомость N 1 "Исключительные права организации на результаты научно-технической деятельности";

- ведомость N 2 "Потенциально охраноспособные результаты научно-технической деятельности";

- ведомость N 3 "Результаты научно-технической деятельности, не являющиеся объектами исключительных прав".

Согласно п. 15 Методических рекомендаций на основании этих ведомостей инвентаризационная комиссия составляет акты инвентаризации прав на РНТД:

- акт N 1 "Права организации на выявленные РНТД";

- акт N 2 "Не принадлежащие организации права на выявленные РНТД".

Акты составляются не менее чем в трех экземплярах и подписываются ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один из экземпляров актов направляется заказчику РНТД, а в случае его отсутствия - в федеральный орган исполнительной власти, к сфере деятельности которого относятся выявленные РНТД, для принятия решения об их правовой охране и установления порядка их правомерного использования в гражданском обороте. Кроме того, один экземпляр актов передается в бухгалтерию.