6.1.Основи організації бухгалтерського обліку на підприємствах готельного бізнесу

Основною діяльністю готелів є надання послуг з розміщення, до яких належать послуги з обслуговування жилого приміщення (номера), харчування (ресторанного обслуговування), із збереження майна і багажу проживаючого, а також інші послуги, надані залежно від категорії готелю. Готельна послуга складається з основних і додаткових послуг, що надаються споживачу при розміщенні та проживанні в готелі.

Основні послуги – обсяг послуг готелю (проживання, харчування тощо), які включаються до ціни номера (місця) і надаються споживачу згідно з укладеним договором, а додаткові послуги – обсяг послуг, що не належать до основних послуг готелю, замовляються та оплачуються споживачем додатково за окремим договором. Розподіл послуг на основні й додаткові є умовним і визначається категорією готелю.

Без додаткової оплати готель зобов'язаний надати такі види послуг:

-виклик швидкої допомоги;

-доставка в номер кореспонденції;

-побудка у визначений час;

-надання необхідного інвентарю залежно від категорії готелю.

Питання організації бухгалтерського обліку готельного підприємства вирішується власником або уповноваженим органом (посадовою особою) відповідно до законодавства та установчих документів. Підприємство самостійно визначає облікову політику, форму бухгалтерського обліку, затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку, об'єкти і періодичність проведення інвентаризації активів і зобов'язань.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, форми і перелік яких визначаються нормативними актами.

Інформація, що міститься у прийнятих на облік первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку, у регістрах синтетичного та аналітичного обліку. Готельні підприємства для узагальнення інформації ведуть облік на рахунках відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженого наказом Мінфіну України від 30.11.99 р. № та Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну України від 30.11.99 р. № 291. При цьому малі підприємства можуть використовувати спрощений План рахунків бухгалтерського обліку, затверджений наказом Мінфіну України від 19.04.2001 р. № 186 із складанням ними фінансової звітності відповідно до  Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 25 «Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва», затвердженого наказом Мінфіну від 25.02.2000 р. № 39.

Оскільки основною діяльністю готелів є надання послуг, то облік операцій з їх надання є аналогічним обліку операцій з надання звичайних послуг. Так, витрати і собівартість готельних послуг формуються відповідно до норм ПсБО 16, а доходи – згідно з вимогами ПсБО 15.

Витрати готельних підприємств складаються в основному з витрат на:

оснащення номерного фонду готелів (крім тих, що підлягають амортизації) та обслуговування клієнтів у номері;

оплату праці обслуговуючого персоналу, включаючи відрахування до ПФУ;

амортизацію номерного фонду;

утримання приміщень номерного фонду (електро-, водо-, теплопостачання, прання та прасування білизни, абонентська плата за телефон тощо);

охорону праці, техніку безпеки;

ремонт номерного фонду тощо.

Пунктом 11 ПсБО 16 визначено, що перелік і склад статей калькулювання виробничої собівартості готельних послуг установлюються самим підприємством з урахуванням методичних рекомендацій з її формування у споріднених галузях, якими встановлено склад і класифікацію витрат. У бухгалтерському обліку собівартість готельних послуг формується на рахунку 23 «Виробництво», до якого можуть відкриватися окремі субрахунки, наприклад, якщо готель має окремі підрозділи (ресторан, хімчистку, перукарню тощо). З кредиту рахунку 23 собівартість готельних послуг списується на субрахунок 903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг». Облік інших витрат операційної діяльності готелю ведеться на рахунках 91, 92, 93, 94. Такі витрати відносяться безпосередньо на зменшення фінансового результату в період їх виникнення.

Загальні правила формування в обліку інформації про доходи встановлено ПсБО 15, згідно з п. 10 якого дохід, пов'язаний з наданням послуг, визнається виходячи зі ступеня завершеності операції з надання послуг на дату балансу, якщо може бути достовірно оцінено результат цієї операції.

При цьому результат може бути достовірно оцінено за наявності таких умов:

можливості достовірної оцінки доходу;

імовірності надходження економічних вигід від надання послуг;

можливості достовірної оцінки ступеня завершеності надання послуг на дату балансу;

можливості достовірної оцінки витрат, здійснених для надання послуг та необхідних для їх завершення.

Доходи від реалізації готелем послуг в основному складаються з доходів від:

здавання номерів;

реалізації послуг громадського харчування магазинами, які належать йому;

підрозділів побутового обслуговування (прання, прасування, хімчистка тощо);

пасажирських перевезень;

екскурсійної діяльності;

інших послуг (телекомунікаційних, за користування телефоном тощо).

Для узагальнення інформації про дохід, одержаний від надання готельних послуг, використовують субрахунок 703 «Дохід від реалізації робіт і послуг», до якого для обліку основних та додаткових послуг, що надаються готелем, можуть відкриватися субрахунки другого порядку. Облік доходів від надання послуг іншими підрозділами готелю також ведеться за субрахунком 703 «Дохід від реалізації робіт і послуг» з відкриттям окремих субрахунків другого порядку, а саме: «Ресторан», «Транспорт», «Автостоянка», «Пральня» тощо.

За кредитом цього субрахунку відображається збільшення доходу, за дебетом – належна сума непрямих податків (акцизного збору, ПДВ, тур.збору і списання їх у порядку закриття на рахунок 79 «Фінансові результати».

Щоб упорядкувати документообіг при наданні готельних послуг був виданий наказ Держкомбудівництва, архітектури та житлової політики України від 13.10.2000 № 230. В якому виділені такі форми первинного обліку: анкета проживаючого; реєстраційна картка; візитна картка; рахунок; журнал обліку громадян, які проживають в готелі; журнал реєстрації іноземців, які проживають у готелі; журнал реєстрації заявок на бронювання номерів; касовий звіт; відомість руху номерів в готелі; журнал осіб, які проживають на поверсі.

Особливістю готельного господарства є те, що певну частку первинних документів заповнюють самі проживаючі. До таких документів належать: анкета проживаючого та реєстраційна картка.

До повноважень адміністратора готелю входить заповнення таких документів, як: візитна картка, рахунок, Журнал обліку громадян, які проживають у готелі, Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі, відомості обліку руху номерів.

Готельні послуги, як правило, не обмежуються лише наданням місця для короткотермінового проживання. Кожне з підприємств готельного комплексу може здійснювати декілька видів діяльності: організацію харчування, автостоянки, транспортне обслуговування, дрібний ремонт одягу та взуття, прання білизни, замовлення квитків на транспортні засоби або культурно- масові заходи, організацію екскурсій і т. ін. Кожен з цих видів діяльності може бути організаційно відокремленим і виконуватися окремими структурними підрозділами. Для визначення ціни послуг та фінансового результату діяльності кожного з підрозділів необхідно вести окремий облік доходів і витрат за видами діяльності, не об'єднуючи їх з доходами і витратами номерного фонду. З цією метою в аналітичному обліку підприємств готельного бізнесу можуть використовуватися спеціальні субрахунки до рахунка 23 «Виробництво», наприклад такі:

«Номерний фонд»;

«Ресторан (їдальня, бар, кафе і т. ін.)»;

«Перукарня»;

«Автостоянка»;

«Пральня»;

«Ремонтний підрозділ»;

«Котельня» і т. ін.

Особливістю діяльності підприємств, що надають готельні послуги, є відсутність незавершеного виробництва, нерівномірність (сезонність) у завантаженні номерного фонду та використанні матеріальних і трудових ресурсів, велика питома вага у витратах амортизаційних відрахувань, відсутність загальновиробничих витрат, умовно-постійний характер більшості статей витрат тощо. У зв'язку з цим практично неможливо достовірно визначити і оцінити (розрахувати собівартість та прибутковість) кожної конкретної послуги. Такі розрахунки виконуються, як правило, в середньому за певний розрахунковий (звітний) період, наприклад, щомісячно, поквартально або один раз за рік. Калькуляційною одиницею при цьому для номерного фонду є один людино-день (доба) проживання клієнта у готелі.

Облік витрат номерного фонду доцільно вести за такими статтями:

-матеріальні: вартість МШП, засобів гігієни, медикаментів, спеціального одягу, рекламних матеріалів, канцелярських товарів, витрати на прання білизни, якщо воно здійснюється власними силами готелю, тощо;

-оплата праці;

-відрахування на соціальні заходи;

-амортизація необоротних активів;

-ресурсозабезпечення: опалення, водопостачання, водо- відведення, освітлення;

-утримання та експлуатація виробничого обладнання (ліфтів, устаткування);

-ремонт основних засобів;

-підготовка до осінньо-зимового періоду;

-проведення протипожежних заходів;

-оплата послуг сторонніх організацій;

-податки, збори та інші обов'язкові платежі, що включа- ються до собівартості послуг;

-інші виробничі витрати.

Зібрані на дебеті субрахунка 231 «Номерний фонд» витрати наприкінці звітного періоду у повній сумі списуються на собівартість реалізованих послуг записом

Д-т субрах. 903 — К-т субрах. 231.

Витрати допоміжних підрозділів, що забезпечують належну роботу готелю (пральня, ліфтове господарство, котельня, служба телекомунікацій тощо), обліковують за такими ж статтями на окремих аналітичних рахунках (субрахунках) і наприкінці звітного періоду розподіляють і повністю списують на витрати тих підрозділів, роботу яких вони забезпечують. Метод розподілу витрат обирається кожним підприємством самостійно, виходячи з характеру послуг, що надаються підрозділом, способу їх вимірювання та оцінки витрат.

Витрати допоміжних підрозділів, що надають додаткові послуги гостям, списуються з кредиту відповідного субрахунка, відкритого до рахунка 23 «Виробництво», у дебет субрахунка 903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг».

Доходи від кожного виду діяльності також бажано відображати в обліку на окремих аналітичних рахунках до субрахунку 703 «Доходи від реалізації робіт і послуг». У такому ж порядку їх необхідно списувати на фінансові результати рахунок 791 «Результати операційної діяльності». Адміністративні витрати, витрати на збут та інші операційні витрати списують у дебет субрахунка 791 загальною сумою без їх розподілу за видами наданих послуг, але для визначення ефективності діяльності окремих структурних підрозділів загальні операційні витрати можуть бути розподілені і віднесені до окремих підрозділів (видів діяльності) за методами, обраними підприємством самостійно.