1.2. Видача готівки з каси по Платіжній відомості
Виплати масового характеру, що пов’язані з виплатою заробітної плати, стипендій, сум на відрядження здійснюються, як правило, за платіжними відомостями. "Платіжна відомість" (ПВ) формується бухгалтером по зарплаті і до передачі в касу підписується керівником та головним бухгалтером.
Грошові кошти видаються тільки вказаній у ПВ особі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням , то у графі "Примітка" касир вказує "За довіреністю"
Після закінчення встановлених строків виплат касир дозаповнює "Платіжну відомість ":
- проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, робить напис "Депоновано";
- на титульній сторінці відомості прописом та цифрами зазначає :
- фактично виплачену суму за відомістю;
- невиплачену суму, яка підлягає депонуванню.
- підписує кожну сторінку ПВ;
- передає ПВ у бухгалтерію.
Відповідальний бухгалтер:
- здійснює арифметичну перевірку виплачених і депонованих сум;
- перевіряє наявність підписів касира;
- проставляє кореспондуючі рахунки;
- підписує ПВ.
На загальну суму виданих за ПВ грошових коштів бухгалтер виписує "Видатковий касовий ордер " та реєструє його у “Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів”.
У касі отриманий ВКО реєструється у "Касовій книзі".
В кінці робочого дня касир визначає результати операцій за день та формує Звіт касира, який передає :в бухгалтерію.
На основі отриманого Звіту касира відповідальний бухгалтер формує бухгалтерські проводки по виплаті зарплати.
Інструкція по формуванню Платіжної відомості
Бухгалтер по зарплаті заповнює “шапку” Платіжної відомості”:
вказує назву підприємства;
зазначає ідентифікаційний код підприємства;
якщо виплата грошових коштів здійснюється окремо за кожним відділом (цехом, дільницею), то вказується назва відділу і ПІП начальника відділу. Якщо виплата здійснюється всім працівникам одночасно, то ця графа не заповнюється.
зазначає номер розрахункової відомості, за даними якої складено поточну ПВ;
вказує термін, протягом якого проводиться виплата (як правило, 3 дні);
прописом та цифрою зазначає суму виплат за відомістю. При зазначенні суми словами перше слово починається з великої літери, назва грошової одиниці зазначається в скороченій формі, а сума копійок - цифрами. Якщо сума складається тільки з копійок, то обов'язковим є написання слів "Нуль гривень", а у разі відсутності в сумі копійок - обов'язковим є написання слів "00 коп." Якщо зазначається сума цифрами, то розділовим знаком є кома, а якщо літерами, то сума проставляється як в гривнях, так і в копійках.
проставляє бухгалтерський рахунок, який кореспондує з рахунком 66 "Розрахунки з оплати праці" при виконанні цієї операції. У графі "Код цільового призначення" вказує напрямок використання коштів. Наприклад, 01 – виплата зарплати, 02 – видача авансу на відрядження і т.ін.
вказується порядковий номер поточної ПВ. Нумерація ведеться в межах календарного року.
зазначає період, за який здійснюються виплати (місяць і рік).
цифрою вказує кількість аркушів, що додаються до титульної сторінки ПВ.
2. До передачі в касу ПВ підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.
Записи у табличну частину "Платіжної відомості" здійснюються позиційним способом за кожним працівником:
проставляється порядковий номер запису;
вказується табельний номер працівника. Ця графа заповнюється лише у тому випадку, якщо виплати здійснюються штатним працівникам.
зазначається прізвище, ім’я, по-батькові працівника (бажано повністю).
цифрою проставляється сума, яка належить до виплати кожному працівнику. Суму потрібно вказувати в гривнях з копійками через кому.
незаповнені рядки табличної частини "Платіжної відомості" прокреслюються.
прописом вказується сума до виплати за даною ПВ.
особа, відповідальна за складання, підписує ПВ і зазначає дату складання.
одержувач при отриманні грошових коштів навпроти свого прізвища розписується у графі "Підпис". У цій же графі касир після закінчення строків виплат навпроти прізвищ працівників, що не отримали вчасно грошові кошти, проставляє надпис "Депоновано".
якщо виплата проводиться за дорученням, то підпис про отримання ставить особа, яка фактично отримує готівку, а в графі "Примітка" касир зазначає "За дорученням" і підшиває доручення до ПВ. Якщо видача грошових коштів здійснюється після пред’явлення одержувачем посвідчувального документа, то касир у цю графу заносить назву, номер та серію цього документа.
3. Після здійснення всіх виплат, касир прописом та цифрами вказує суму, на яку проведено виплату та підписує всі сторінки ПВ. Якщо за відомістю виплачені не всі грошові кошти, то прописом вказується сума депонованих коштів.
4. Після дозаповнення касир передає ПВ в бухгалтерію.
5. Після перевірки ПВ бухгалтер на суму зроблених за відомістю виплат виписує ВКО, а на ПВ ставиться відбиток штампа (або робиться запис вручну) з номером і датою виписки цього ВКО.
6. За даними ПВ і отриманого Звіту касира бухгалтер формує бухгалтерську проводку про виплату грошових коштів і вказує кореспондуючі рахунки. У графі "Код цільового призначення" вказується код виплат.