10/ Під системою архівних установ розуміють сукупність архівів, інших установ, структурних підрозділів, що забезпечують формування НАФ, його зберігання, здійснюють науково-дослідні, інформаційно-довідкові та управлінські функції в архівній справі, незалежно від форм власності. Діяльність кожного з суб'єктів системи архівних установ регулюється законодавством, підзаконними нормативними актами, відповідними правилами та інструкціями.

Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ. Провідне місце в ній займають центральні державні архіви, що комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найбільшу історичну цінність. Державні архіви класифікують на центральні та місцеві (обласні, міські, районні).

Залежно від характеру зберігання документів їх поділяють на:

а) архіви для постійного зберігання документів (центральні та місцеві);

б) архіви для тимчасового зберігання документів (тобто ті, що після закінчення встановленого терміну зберігання документів передають їх у профільні архіви чи знищують згідно встановлених правил).

19/ Термін офіс-менеджер в Україні починає застосовуватись з кінця 90 років у крупних компаніях холдингах з іноземними інвестиціями. Коло функцій офіс-менеджера достатньо широке: документаційне забезпечення, прийом відвідувачів, підготовку нарад, проектів документів, контроль телефонних дзвінків, факсів тощо. Однак за останні роки на ринку праці поступово формується попит на офіс-менеджерів, нагромаджується певна ста-тистична інформація з необхідних характеристик, що знайшла узагальнене ви-раження в аналітичних оглядах організацій, що займаються пошуком та відбором персоналу за зявками підприємств. Однак є певні особливості щодо використання терміну офіс-менеджер в організації.

В перекладі с английскої слово «office» трактується як: служба, посада, відомство (взагалі, в т. ч. підприємство, організація, установа); відділ, бюро, департамент управління; контора, канцелярія; службове приміщення, кабі-нет. В науковій літературі термін менеджер (manager) трактується як:

1)         завідувач, керівник, адмінстратор, директор;

2)         управитель майном;

3)         в деяких випадках — особа, яка уповноважена вести переговоры вирі-шувати організаційні питання тощо. Таким чином, по суті в широкому трактуванні можна стверджувати,

що «офіс-менеджер» — це адміністратор, на якого покладені різні адмі-ністративні й господарські функції, працює не тільки з першим керів-ником, а й з іншими співробітниками та службами підприємства.

Для ефективної організації офісної роботи необхідні професійна під-готовка та наявність посади з відповідними функціями, повноваженнями, відповідальністю та правами. Однак посада офіс-менеджер відсутня у Кла-сифікаторі професій ДК 003:95, а також в Кваліфікаційному довіднику ке-рівників, фахівців і інших службовців. У нормативному документі «Класи-фікатор професій ДК 003:2005» посада офіс-менеджера може відповідати декільком професійним назвам робіт, зокрема менеджер з адміністративної діяльності, помічник керівника підприємства тощо. Досвід роботи багатьох підприємств, організацій свідчить, що за змістом виконуваних функцій офіс-менеджера в українському законодавстві відповідає досить багато різ-новидів секретарської професії, службі діловодства що представлено у табл. 3.1.

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

20/ Для того, щоб керувати певним об’єктом необхідно добре знати цей об’-єкт, його природу, структуру, особливості функціонування. Оскільки у даному разі об’єктом управління є офіс, то, перш за все, слід визначити поняття офісу, його роль і функції в життєдіяльності організації, його структуру, види і особли-вості функціонування в організаціях різних напрямів діяльності, типів і форм.

Слово «офіс» походить від латинського officium, що у перекладі озна-чає «посада», «служба». В сучасній англійській мові слово «office» має кілька значень:

Модуль 1 КОНЦЕПЦІЯ СУЧАСНОГО ОФІСУ: ВІД ТРАДИЦІЙ ДО НОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

1)         служба, місце, посада, пост;

2)         перебування при владі, на посту;

3)         відомство, міністерство (взагалі, і в т. ч. підприємство, організація, установа);

4)         відділ, бюро, управління (як структурний елемент підприємства, що здійснює адміністративні функції);

5)         контора, канцелярія;

6)         службове приміщення, кабінет;

7)         службовці;

8)         обов’язок, обов’язки, функції;

9)         служба при будинку (при офісі). Найбільш поширеним в сучасних ділових колах в Україні є розуміння

офісу як приміщення, в якому розташовується компанія або її керуючий персонал і співробітники, зайняті в сфері управління. Разом з поняттям «о-фіс» в його сучасному розумінні в управлінську практику прийшла посада офіс-менеджера (office-manager), тобто професійного адміністратора, в обов’язки якого входить оперативне адміністративно-господарське управ-ління і забезпечення діяльності управлінського персоналу підприємства.

Офіс-менеджмент являє собою один з видів управлінської діяльності, головними завданнями якого є створення найбільш сприятливих матеріаль-них, технічних, санітарно-гігієнічних і соціально-психологічних умов ефективної роботи управлінського апарату, інформаційно-документаційне забезпечення менеджменту підприємства, планування, організація, коорди-нація, мотивація, розвиток і контроль роботи штабних служб (секретаріату, кур’єрської служби, адміністративно-господарського підрозділу тощо).

Традиційний офіс припускав використання переважно паперових но-сіїв інформації. Тиражування документів здійснювалося за допомогою звичайної друкарської машинки або традиційної малопродуктивної копію-вальної техніки (ротатор, ротапринт тощо). Інформація передавалась із за-стосуванням звичайного телефону, поштою або кур’єрським розсиланням.

В умовах традиційного офісу підготовка й оформлення документів яв-ляла собою трудомісткий малопродуктивний процес за допомогою таких традиційних засобів як леза для скобління тексту, коректувальні стрічки, біла коригувальна рідина, копіювальний папір, «восківка» для ротаторів, папки-швидкозшивачі, скріпки, діркопробивачі тощо. Перевірка, виправ-лення й нескінченні передруки документів значною мірою сповільнювали процес документообігу, роблячи його неефективним. Згодом традиційна

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

секретарська посада розділилася на дві — помічника керівника по офісу й фахівця з друкування текстів.

Поява на ринку і наступний бурхливий розвиток персональних ком-п’ютерів та іншої офісної техніки докорінно змінили уявлення про органі-зацію офісної роботи. Сучасний офіс цілком можна назвати електронним, тому що процес створення, обробки й систематизація документів; обмін ін-формацією з клієнтами й колегами — усе це здійснюється із застосуванням електронного встаткування й програмного забезпечення.

Сучасний офіс — це не просто приміщення, в якому розташовані ка-бінети керівництва, спеціалістів і служб. Це складна система зв’язків між підрозділами, інфраструктура, яка забезпечує ефективне функціонування всієї компанії. З точки зору оптимізації бізнес-процесів, створення позити-вного іміджу компанії й підвищення ефективності роботи персоналу, сучасний офіс складається з двох частин: фронт-офісу (front office) і бек-офісу (back office). Умовно кажучи це будуар і кулуари компанії.

Фронт-офіс вміщує кілька зон: зону очікування, приймальню та кабі-нет керівника, кімнати, в яких здійснюється робота з клієнтами, відвідува-чами. В холі офісу найчастіше знаходиться місце офіс-реєстратора (ресепшн). Зона очікування повинна створювати атмосферу комфорту і зручності, адже перше враження у відвідувачів про фірму створюється са-ме тут. Тому в холі розташовуються зручні офісні меблі: дивани, крісла, журнальні столики, а також стійки для інформаційно-презентаційної про-дукції компанії.

До фронт-офісу належать також кімнати, де проходять переговори, презентації та інші заходи. Переговірна кімната (meeting room) комплек-тується з урахуванням функціональності та комфортності: меблі, сучасна презентаційна, проекційна, аудіо- та відеотехніка — усе це повинно спри-яти досягненню домовленості й укладання договорів. 

21/ Ільшість ділових розмов, узгоджень, розпоряджень здійснюються за

допомогою телефону, який с важливим і навіть необхідним засобом

спілкування, службових і позаслужбових контактів. Послуговуючись

телефоном, слід дотримуватися загальних норм поведінки та правил доброго

тону.

Ввічливість, витримка, приязний тон необхідні як у приватному, так і в

діловому телефонному спілкуванні.

Підготовка і проведення телефонної розмови за власною ініціативою

Вирішуючи різноманітні завдання, менеджери від 4 до 27 відсотків свого

робочого часу витрачають на телефонні розмови. Водночас телефон є одним

з основних технічних подразників на роботі, його нераціональне

використання заважає упорядкованості й ефективності діяльності. Для того

щоб максимально реалізувати можливості телефону, необхідно володіти

культурою ділових телефонних розмов, яка є невід’ємною складовою ділових

якостей менеджера.

Процес спілкування по телефону передбачає виконання таких основних

операцій:

1) встановлення зв’язку;

2) відрекомендування співрозмовників;

3) ознайомлення співрозмовника з предметом розмови (формулювання

питання);

4) обговорення ситуації (поставленого питання), її аргументування;

5) відповіді на запитання співрозмовника;

6) підбиття підсумків розмови.

Кожна з цих операцій має різну тривалість і може містити певну кількість

надмірної інформації, яка знижує ефективність телефонної розмови. Крім

того, в розмові можуть виникати паузи, зумовлені технічними причинами чи

незадовільною підготовкою співрозмовників. Тому для забезпечення

ефективності телефонних розмов потрібна спеціальна підготовка, яка

передбачає кілька послідовних етапів. До початку розмови необхідно

з’ясувати, чи справді вона доцільна, визначити її мету, підготувати

матеріали.

Для того щоб розпочати розмову, слід переконатися у правильності

набраного номера.

Краще телефонувати абонентові у другій половині дня. Етика телефонного

спілкування вимагає спершу відрекомендуватися, назвавши прізвище, ім’я,

по батькові, підприємство (відділ), місто. Це необхідно робити навіть

маючи певність, що співрозмовники можуть одне одного впізнати по голосу.

Слова повинні вимовлятися чітко. Неприпустимо при цьому позіхати, палити

цигарку чи займатися іншими справами, які можуть заважати розмові.

Телефонуючи до організації вперше, варто з’ясувати, хто має необхідні

повноваження для розв’язання проблеми (прізвище, ім’я, по батькові

співробітника, посада, номер телефону) і саме з ним спілкуватися. Перед

важливими телефонними переговорами, особливо міжміськими і міжнародними,

необхідно попередньо окреслити перелік питань, щоб з різних причин

(хвилювання, поспіх) не пропустити важливих моментів.

23/ Під електронним офісом розуміють повноцінне інформаційне підприємство, перетворює вихідну інформацію з урахуванням наявних інформаційних ресурсів у інформаційний продукт.  Також Електронний офіс - це організована для досягнення спільної мети сукупність фахівців, засобів комп'ютерної комунікаційної та організаційної техніки, математичних методів і моделей, інтелектуальних продуктів і їх відносин, а також способів і порядку взаємодії зазначених компонентів. 

24/ Невиконання вимог професійної етики у взаєминах

Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)

з колегами може призвести до погіршення морально-психологічного кліма-ту в колективі, дискомфорту, погіршення самопочуття працівників, конфлі-ктів, нестабільності, а в результаті до зниження ефективності роботи орга-нізації в цілому.

До загальних професійних етичних вимог взаємин у трудовому колек-тиві відносяться:

•          шанобливо й тактовно ставитися до колег, незалежно від їхньої статі, віку, індивідуальних особливостей і рівня професійної майстерності;

•          не прагнути підняти власний авторитет за рахунок приниження інших;

•          уважно й доброзичливо ставитися до колег, що шукають нові шляхи й методи роботи, допомагати їм своїми знаннями;

•          допомагати молодим і менш досвідченим колегам в удосконаленні їх-ніх умінь і навичок, не допускати чванства своїм досвідом і май-стерністю;

•          шанобливо ставитися до цінностей і традицій колективу;

•          дотримуватись дисципліни праці, виконувати виробничі вимоги кері-вника й колективу;

•          приймати справедливу конструктивну критику колег і керівника.

Загальні професійно-етичні вимоги проявляються в різних виробни-

чих ситуаціях: прийняття нового співробітника в колектив, способи звер-

нення один до одного в ході виконання різних виробничих завдань, дотри-

мання традицій тощо.

Для встановлення й підтримки сприятливого морально-психологічно-го клімату в колективі необхідно додержуватися певних правил.

•          Керівник колективу обов’язково повинен представити нового спів-робітника, а колеги — допомогти йому швидше адаптуватися до нових виробничих умов, сприяти встановленню доброзичливих взає-мин з ним.

•          Співробітника, який щойно поступив на роботу, не слід присвячувати в секрети складних особистих взаємин між співробітниками, а тим бі-льше налаштовувати його певним чином і намагатися привернути на чиюсь сторону.

•          Звертаючись до колег доречно називати їх на ім’я та по- батькові, і неприпустимо звертатись тільки на прізвище.

•          Важливо проявляти щиру й доброзичливу зацікавленість у справах своїх колег по роботі: радуватися їхнім успіхам, вітати їх із творчими

Модуль 6 ПРОФЕСІЙНА ЕТИКА І ПОВЕДІНКА СПІВРОБІТНИКІВ ОФІСУ

досягненнями, підвищенням по службі, радісними особистими подія-ми й святами.

•          Неприпустимо переносити особисті образи й проблеми на виробничі взаємини з колегами.

•          Не слід присвячувати колег у свої особисті справи, набридати їм роз-повідями про свої проблеми, домашні турботи, невдачі.

•          Одне з найважливіших правил ділового етикету стосується взаємин чоловіків і жінок на роботі. У будь-якій ситуації чоловік повинен пам’ятати, що до жінки варто ставитися з особливим тактом і пова-гою: пропустити жінку вперед, притримати перед нею двері, не вжи-вати в її присутності грубих виразів, запропонувати свою допомогу, поступитися місцем тощо. У той же час жінці не слід забувати, що в процесі роботи чоловік не завжди може повністю виконувати прави-ла етикету.

•          Особисті переговори по телефону необхідно вести якомога рідше й у скороченій формі.

•          Відзначаючи свята й дні народження членів колективу, не слід пере-творювати їх у пишні застілля й дарувати дорогі подарунки. Джон Честара у книзі «Діловий етикет» дає такі поради встановлення

гарних взаємин з колегами.

•          Ніколи не принижуйте гідність людей, особливо при свідках.

•          Ніколи нікого не критикуйте в присутності інших людей. Якщо Вам потрібно щось висловити людині, робіть це конструктивно, тактовно й завжди тільки віч-на-віч.

•          Завжди приділяйте людині увагу.

•          Ніколи не демонструйте при співбесідниках, що Ви віддаєте перевагу комусь іншому.

•          Будьте певними у ваших думках, почуттях і рішеннях. Нерішучість

породжує подив, безлад й невпевненість.

У кожному разі потрібно завжди пам’ятати золоте правило мораль-ності: ставтеся до інших так, як би ви хотіли, щоб вони ставились до вас.

Окемо слід звернути увагу на норми етикету щодо одягу для роботи в офісі (так званий дрес-код). Дрес-код. є важливим елементом корпорати-вної культури, частиною етичних правил, прийнятих у компанії. Загаль-ний стиль одягу і зовнішнього вигляду співробітників викликає почуття єдності, приналежності до колективу і є своєрідною візитною карткою компанії.

25/ Прорганізовать офісний простір так, щоб воно стало зручним для кожного співробітника, - одна з основних задач керівництва компанії. Адже продумане планування робочих місць дозволяє істотно збільшити продуктивність праці. Любою офіс призначений для двох типів діяльності - як для індивідуальної, що вимагає тиші і концентрації, так і для колективної, яка потребує спілкування та обміну інформацією. Основною складністю в проектуванні офісів є пошук рівноваги між двома цими потребами. Оскільки в офісі багато хто проводить по 8-10 годин на день, комфортність робочого місця і його ергономіка стають основними умовами охорони праці. Комфортність залежить від багатьох факторів - зручності меблів, продуманості планувальних і колірних рішень інтер'єрів, температури і якості повітря. Багато важить і планування приміщень. Найбільш поширені наступні її види - офіс закритого (кабінетного) типу, загальний відкритий простір і комбінований офіс. Офіс кабінетного типу - класична схема планування, що створює атмосферу самоти і спокою. Але в ньому неможлива колективна робота, утруднено спілкування співробітників, і простір використовується менш ефективно. Таке рішення підходить для невеликих компаній, розділених на відділи, які досить мало контактують між собою. Є два види офісів кабінетного типу. До першого виду відносяться кабінети для одного-двох чоловік. Це забезпечує максимальну самітність, чітку просторову організацію. До другого типу належать офіси, що складаються з кімнат більшої площі, розрахованих на колективи від трьох чоловік. Цей тип офісу може бути оптимальним для спільної творчої роботи. Так може бути організований робочий простір групи проектувальників, програмістів, дизайнерів, зайнятих в одному проекті. Відкритий простір підходить головним чином для динамічно розвиваються організацій і великих компаній. Більшість співробітників тут знаходяться в одному приміщенні, розділеному лише меблями - шафами, стелажами і столами. Такому офісу властиві командний дух, відсутність приватності і високий темп роботи. Але очевидні і деякі недоліки, наприклад, низька звукова і зорова ізоляція робочих місць. Варіантом відкритого простору є груповий офіс, де загальна площа поділена на сегменти низькими перегородками. Постійне спілкування можливе тільки в маленьких групах, а для обміну інформацією є загальні зони. 

26/ Документознавство як наукова дисципліна, що розробляє теорію інформаційної складової різних документів і їхнє соціальне значення з точки зору функціонування в інформаційному полі, існує малий період часу (в порівнянні з іншими науками) і не встигло створити розвиненого термінологічного напряму. Однак практика документування соцільно-значущої інформації існує кілька тисячоліть і має систему понять, які сформувалися в процесі технологій закріплення інформації.

Терміносистема документознавства відбиває рівень знань про предмет цієї науки, в тому числі коливання наукової думки, все розмаїття поглядів дослідників окремих питань, тому в теоретичному плані терміни відображають багатогранність поняття, яке ними позначається, а також їхнє різне розуміння вченими.

27/ За ознакою соціально-культурної значущості виділяють групу документів, що одержали назвуартефакт (лат. arte – штучно, factus – зроблений) – документ, що містить особливу соціально-культурну цінність, не властиву для документа в цілому.

• Артефактні документи– це документні пам'ятники, зокрема й писемності, складова частина культурного надбання країни, народу, людства, що звичайно охороняються спеціальними законами.

Пам'ятники виступають об'єктом науки пам’ятникознавства, яка поділяє їх на:

• рухомі

• нерухомі

До рухомих відносять документні пам'ятники: рукописи й стародруковані книги (манускрипти, палімпсести, інкунабули), раритети, рідкісні письмові й графічні видання, кінофотофонодокументи і т.ін.

Основою віднесення документа до артефакту (пам'ятника) може служити особлива цінність й унікальність змісту, передмови, супровідних статей, коментарів і т. ін.

• Змістовна (інформаційна) цінність документа, його особливе історичне, художнє й культурологічне значення є основною ознакою, що дозволяє віднести документ до розряду артефактних. Як уже наголошувалося, це не просто джерело інформації, він має особливу соціально-культурну цінність.

Окрім змісту, критерієм артефактності може слугувати й матеріальна основа документа, його форма: папір, плівка, шрифт, фарба, спосіб запису та відтворення інформації, обкладинка, палітурка, автор тощо.

До артефактних також відносять документи за особливими умовами їх побутування у зовнішньому середовищі, шляхом вивчення їх «долі» або легенди (термін архівознавства), первинної приналежності, зв'язку з історичними подіями, пам'ятними місцями і т. ін.

 

21.2. Цінний та рідкісний документ

• Документний пам'ятник – це ціннісна категорія, що охоплює результати людської діяльності, що значним чином відобразили культуру й історичні особливості тієї або іншої епохи та внаслідок цього стали об'єктами ціннісного відношення

2/ Бібліографічний опис— це записана за певними правилами множина бібліографічних даних, що ідентифікують документ. Бібліографічні дані є конкретними відомостями про назву, автора твору, місце і рік видання та багато інших. Таким чином, бібліографічний опис дає уявлення про зміст, вид, читацьке призначення, актуальність документа, а також дає змогу його ідентифікувати — зіставити з іншими, відрізнити від інших.

Роль бібліографічного опису в різноманітних галузях наукової й культурної діяльності винятково велика, адже вся інформація про документи здійснюється саме за його допомогою. Він є основою для створення всіх бібліотечних каталогів, бібліографічних й інформаційних видань, автоматизованих банків даних про документи. Без нього неможливо написати рецензію, реферат, огляд літератури, послатися на якийсь твір у науковому, навчальному виданні тощо. Завдяки цьому бібліографічний опис широко використовується в бібліотечній, у бібліографічній і науково-інформаційній діяльності, у книговидавництві, у книжковій торгівлі, архівістиці, журналістиці, в науковій роботі тощо.

До основних функцій бібліографічного опису належить також інформаційна, адже опис інформує про твір, його формальні ознаки, читацьке призначення, якоюсь мірою і про зміст тощо. Сукупність описів дає уявлення про склад бібліотечного фонду, якщо вони зібрані в бібліотечному каталозі; про видання з тієї чи іншої галузі знання, теми та інше, якщо вони зібрані в бібліографічному покажчику, тощо. Окремим випадком інформаційної функції є функція сигнальна, оскільки бібліографічний опис повідомляє, "сигналізує" про появу нового видання, його вихід із друку, про надходження книги до бібліотеки, книготорговельної мережі тощо

Встановлена наступна послідовність використання джерел бібліографічних відомостей:

· титульний лист і його різновиди;

· авантитул;

· оборот титульного листа;

· обкладинка (палітурка);

· шмуцтитул;

· відомості перед вихідними даними;

· вихідні дані;

· зміст;

· текст документу;

· інші джерела.

32/ У зв'язку із швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного удосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників в галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп'ютеризації управління. Найвища ефективність від використання ПЕОМ може бути досягнута шляхом упорядкування всієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи. Впровадження автоматизованої обробки інформації дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.

Значну роль в справі упорядкування роботи з документами, оптимізації документацій-них процесів у масштабі країни відіграє Єдина державна система діловодства (ЄДСД). Це науково упорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій по веденню діловодства починаючи з надходження або створення документа до здачі його в архів.

29/ половина.Класифікація документів — процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми. Класифікація (лат. classik — розряд, група) документів — це система їх супідрядності, використовувана як средство встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми. Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичній документно-комунікаційній діяльності.

54/ Контроль виконання завдання - одна з функцій управління. Мета контролю полягає в забезпеченні своєчасного і якісного виконання доручень і вирішення питань. Можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання.  Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник(установи чи відділу) або спеціально уповноважену особу. Відповідальність за правильне і своєчасне рішення питань, відображених у документах, несуть керівникиструктурних підрозділів та співробітники, яким доручено виконання документа. Виконавець, як правило, вказується в резолюції керівника на документі або визначаєтьсявідповідно до розподілу обов'язків в організації (фірмі). Якщо в резолюції керівника вказано декілька виконавців, відповідальним за виконання документа і відповідноорганізуючим його виконання є особа, зазначена в резолюції першим.  Контроль за термінами виконання документів веде служба документаційного забезпечення управління, а в невеликій фірмі - секретар. У Державній системі документаційного забезпечення управління вказано, що «Контроль виконання включає постановку на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника. Організаціяконтролю виконання повинна забезпечувати своєчасне та якісне виконання документів ».  Технологію ведення контролю за термінами виконання документів можна розбити на наступні процедури:  • фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок, доручень, завдань керівництва (проводиться в процесі реєстрації);  • перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;  • коригування даних про контрольованих документах при зміні термінів виконання, передачі документа від виконавця до виконавця, з підрозділу в підрозділ (заповнення розділу «Хід виконання»);  • нагадування виконавцям і керівникам підрозділів про наявність невиконаних документів та доручень;  • інформування керівників (підрозділів та організації) про стан та хід виконання документів;  • внесення даних про виконання документів;  • аналіз стану справ і рівня виконавської дисципліни з організації в цілому, по структурних підрозділах, фахівцям, видами документів та іншим аспектам. 

53/ Класифікація документів - це поділ усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.

Номенклатура справ - це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.

Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності - напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

Наприклад:

01 - директор,

02 - юрисконсульт

04 - головний бухгалтер

Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.

Номенклатура справ підписується секретарем-референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.

Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі й функціях підприємства.

При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

o документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

o статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;

o контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група - комерційні контракти; друга - трудові контракти з працівниками;

o накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

o особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;

o документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва, у яких обсяг підшитого матеріалу можна збільшити у кілька разів.