1.7.2. Создание формул с внешними ссылками

Существует несколько способов создания формулы с внешними ссылками:

1. Ввод ссылки на ячейку вручную. Преимущество метода в том, что исходная рабочая книга необязательно должна быть открыта.

2. Указание ссылки на ячейку. Если исходная рабочая книга открыта, то при создании формулы с внешними ссылками можно воспользоваться стандартным методом указания.

3. Использование команды Правка  Специальная вставка  Вставить связь. При этом исходная рабочая книга должна быть открыта.

Общий синтаксис внешней ссылки выглядит следующим образом: [Имя_Рабочей_книги]Имя_Листа!Адрес_Ячейки.

Если рабочая книга закрыта и не находится в текущей папке, то необходимо добавить к ссылке полный путь:

=D:\STUD\И-31\[Автоматизация.xls]Лист1!A5.

Если имя рабочей книги или имя листа в ссылке содержит один или более пробелов, то такое имя необходимо заключить в одинарные кавычки:

='D:\STUD\И-31\[ Автоматизация экономических расчетов.xls]Лист1'!A5.

1.7.3. Создание формулы со связью путем указания

Для создания формулы со связью путем указания необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть исходную рабочую книгу.

2. Активизировать ту ячейку в зависимой рабочей книге, в которой будет находиться формула.

3. Ввести формулу до внешней ссылки.

4. Активизировать исходную рабочую книгу и выбрать в ней соответствующую ячейку или диапазон.

5. Закончить ввод формулы и нажать клавишу Enter.

Ссылка на ячейку всегда будет абсолютной ($A$5). Если в дальнейшем данная формула должна быть скопирована для создания других связанных формул, то абсолютная ссылка должна быть преобразована в относительную (A5).

Если исходная рабочая книга открыта, то внешняя ссылка не содержит путь к этой книге. Однако, если книгу закрыть, то к внешней ссылке автоматически добавится полный путь к книге. При выполнении команды Файл  Сохранить как для сохранения исходной рабочей книги под другим именем, Excel автоматически заменит во внешней ссылке старое имя файла на новое.

1.7.4. Создание формулы с помощью команды «Специальная вставка»

Для создания формулы с помощью команды Специальная вставка необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть исходную книгу.

2. Выбрать ячейку (или диапазон), с которой необходимо установить связь, и скопировать ее (или его) в буфер обмена.

3. Активизировать зависимую рабочую книгу и выбрать ячейку, в которой должна находиться связанная формула. Если вставляется диапазон, то выбрать только левую верхнюю ячейку вставляемого диапазона.

4. Выполнить команду Правка  Специальная вставка, а затем нажать кнопку Вставить связь (рис. 1.18).

Р ис. 1.18. Диалоговое окно Специальная вставка

Если копируется только одна ячейка, то Excel создаст формулу со связью также, как и при использовании метода указания. Однако, если копируется диапазон, то Excel создаст формулу массива, в которой будет содержаться формула со связью. Формула массива – это одна формула, которая хранится в нескольких ячейках. В строке формул она появится в фигурных скобках.