4.2.5. Помещение результатов выполнения запросов в сводную таблицу ms Excel

Перенос результатов запроса в сводную таблицу в основном используется для того, чтобы создать так называемый перекрестный запрос. Причем данные для сводной таблицы подготавливаются в окне MS Query в виде запроса.

Выполним следующую задачу.

Необходимо отобразить в виде сводной таблицы общую стоимость поставок каждого вида продукции каждым поставщиком за каждую дату, предварительно создав соответствующий запрос в MS Query (в MS Query создается запрос с вычисляемым полем: стоимость поставки).

Подготовка данных для сводной таблицы в окне MS Query производится в следующем порядке:

1. Выполнить команду Данные  Импорт внешних данных  Создать запрос.

2. На вкладке База данных окна Выбор источника данных выделить имя созданного источника данных (Поставки), снять флажок Использовать мастер запросов и нажать ОK.

3. В открывшемся окне Добавление таблицы выделить таблицы, необходимые для создания запроса, и добавить их в область таблиц кнопкой Добавить. В данный запрос следует включить все три таблицы Справочник поставщиков, Справочник продукции и Поставки.

4. Закрыть окно Добавление таблицы.

5. Проверить, чтобы кнопка Автоматический режим на панели инструментов окна MS Query была отключена.

6. Перенести в область данных те поля, содержимое которых следует отображать по результатам запроса, выполняя двойной щелчок мышью на нужном поле в области таблиц. В данном запросе это поля ДатаПоставки, ВидПродукции, Поставщик и вычисляемое поле Поставлено*Цена.

7. Для создания вычисляемого поля щелкнуть в пустой заголовок столбца в области данных и ввести выражение для вычисления (выражение не должно начинаться со знака «равно» (=)): Поставлено*Цена.

Нажать клавишу Enter для завершения ввода вычисляемого поля.

8. Сохранить запрос командой Файл  Сохранить как в окне MS Query. В окне сохранения запроса открыть нужную папку, ввести имя запроса 11 – для сводной таблицы и нажать Сохранить.

Помещение результатов выполнения запросов в сводную таблицу MS Excel производится двумя способами.

1 Способ

Если окно MS Query еще не закрыто, то нужно сделать следующее:

1. Выполнить команду Файл  Вернуть данные в Microsoft Excel.

2. В открывшемся окне диалога ответить на вопрос Куда следует поместить данные, установив переключатель в строку Создать отчет сводной таблицы. Затем нажать ОK.

3. В окне Мастер сводных таблиц нажать кнопку Макет.

4. Перетащить кнопки полей в нужные области сводной таблицы. В нашем задании это следующие поля:

 ДатаПоставки поместить в область страниц;

 Поставщик – в область строк;

 ВидПродукции – в область столбцов;

 Поставлено*Цена – в область данных.

Задать тип операции – Сумма.

Для разработки сводной таблицы воспользоваться данными рис. 4.19.

Рис. 4.19. Окно Мастер сводных таблиц

5. Выполнив разработку структуры сводной таблицы, нажать кнопку Далее для перехода к завершающему шагу создания сводной таблицы.

6. В окне Мастер сводных таблиц – шаг 3 из 3 установить переключатель в строку Новый лист и нажать кнопку Готово.

7. Переименовать рабочий лист с полученной сводной таблицей (рис. 4.20). Назвать его СводнаяТаблица.

8. Сохранить все рабочие листы в книгу Microsoft Excel с именем Импортирование1(Поставки).xls.

Рис. 4.20. Окно MS Excel со сводной таблицей