1.12.2. Создание и настройка сводной таблицы
Построение сводных таблиц реализуется с помощью Мастера сводных таблиц, который вызывается командой Данные Сводная таблица.
В первом диалоговом окне, приведенном на рис. 1.41, определяется тип источника данных. Сводная таблица может создаваться на основе данных, находящихся в следующих местах:
в списке Excel;
во внешнем источнике данных;
в нескольких диапазонах консолидации;
в другой сводной таблице.
Обычно, анализируемые данные хранятся в списке Excel. Он не должен состоять более, чем из 65536 записей и 256 полей. В первой строке списка должны содержаться названия полей. Данные могут состоять из чисел, текста или формул.
Если для создания сводной таблицы используется внешняя база данных, то данные вводятся на лист рабочей таблицы с помощью приложения MS Query. Можно использовать данные SQL-сервера, файлы dBASE и другие источники.
Рис. 1.41. Первое диалоговое окно Мастера сводных таблиц
Сводные таблицы можно создавать по информации, находящейся в нескольких рабочих книгах. Эта процедура эквивалентна объединению информации в таблицы. С объединенными данными можно работать, используя все инструменты сводных таблиц.
Excel позволяет создавать сводную таблицу из созданной ранее сводной таблицы. Создаваемая сводная таблица анализирует данные, которые использовались в первой рабочей таблице (но не данные самой сводной таблицы). Если активная рабочая книга не имеет никаких сводных таблиц, то эта опция недоступна.
Во втором диалоговом окне (рис. 1.42) Мастер сводных таблиц выдает запрос о диапазоне исходных данных. Если при выполнении команды Данные Сводная таблица табличный курсор находился на одном из элементов списка, то Excel автоматически определит диапазон ячеек.
Рис. 1.42. Второе диалоговое окно Мастера сводных таблиц
В третьем диалоговом окне, приведенном на рис. 1.43, необходимо нажать кнопку Макет для непосредственной настройки сводной таблицы. Окно макета, показанное на рис. 1.44, содержит поля списка, представленные в виде столбца с кнопками (правая часть макета) и схему сводной таблицы (левая часть макета).
Р
ис.
1.43. Третье
диалоговое окно Мастера
сводных таблиц
Рис. 1.44. Диалоговое окно макета сводной таблицы
Схема имеет четыре области:
Строка – значения поля используются в качестве заголовков строки в сводной таблице.
Столбец – значения поля используются в качестве заголовков столбцов в сводной таблице.
Данные – поле, для которого подводятся итоги.
Страница – значения поля используются в качестве заголовков страниц в сводной таблице.
В каждую из этих областей можно перетащить любое количество полей из правой части макета. Однако все поля использовать необязательно. Неиспользованные поля не будут присутствовать в сводной таблице. При перетаскивании кнопки поля в область данных Мастер сводных таблиц применяет функцию СУММ, если поле содержит числовые значения, и функцию СЧЕТ, если поле содержит нечисловые значения. При настройке сводной таблицы на этом шаге для изменения поля нужно дважды щелкнуть на нем.
При нажатии кнопки Параметры в третьем диалоговом окне Мастера сводных таблиц появляется диалоговое окно настройки параметров сводной таблицы, приведенное на рис. 1.45. Оно позволяет определить вид сводной таблицы с помощью следующих элементов управления:
Имя определяет имя сводной таблицы, по умолчанию Excel присваивает имена Сводная таблица1, Сводная таблица2, ….
Общая сумма по столбцам включает в сводную таблицу общие итоги по столбцам.
Общая сумма по строкам включает в сводную таблицу общие итоги по строкам.
Сохранить данные вместе с таблицей Excel сохраняет дополнительную копию данных, которая называется «кэш сводной таблицы». Это позволяет быстрее пересчитывать сводную таблицу при изменении ее макета.
Автоформат использует автоматическое форматирование даже при изменении макета таблицы.
Рис. 1.45. Диалоговое окно параметров сводной таблицы
Пример сводной таблицы, созданной на основе списка, структура которого представлена на рис. 1.36, согласно макету, приведенному на рис. 1.44, показан на рис. 1.46. Она позволяет проанализировать суммарные продажи по годам в разрезе городов. При активизации любой ячейки сводной таблицы появляется панель инструментов Сводные таблицы.
Рис. 1.46. Пример сводной таблицы