Раздел 3. Планирование на малых и средних предприятиях средствами excel

3.1. Постановка задачи

Опыт показывает, что внедрение автоматизированных систем управления требует больших затрат, которые окупаются в лучшем случае за 3–4 года. Для малых и средних предприятий, которые называются профессиональными разработчиками систем электронной обработки данных, суммы просто неподъемны. В то же время потребность в автоматизации управления предприятием существует.

Между тем, имеется простое и удобное средство автоматизации управленческих расчетов – табличный процессор Excel. Малым и средним предприятиям не требуются большие и сложные базы данных. Данные могут быть расположены на листах в книгах Excel. Все необходимые вычисления можно выполнить, используя простые средства Excel, включая его функции и надстройки.

Работа по автоматизации управленческих расчетов может быть выполнена самостоятельно и, что немаловажно, постепенно. Это не требует больших затрат. Обучение работе с системой происходит автоматически, в процессе ее создания. Все, что для этого нужно, – это освоить технику использования Excel в управленческих расчетах и определить очередность автоматизации задач управления.

Традиционно на больших предприятиях в первую очередь автоматизируются задачи учета – бухгалтерского, коммерческого и производственного. Возможно, при разработке больших автоматизированных систем управления предприятием так и нужно поступать. Но учет – это только одна из четырех фаз управления: учет, анализ, прогноз, планирование. Причем структурирующей всю систему фазой является фаза планирования. Учитывать следует только те показатели, на основе которых принимаются решения, т. е. составляются планы. То же самое можно сказать и о прогнозировании финансово-экономических показателей. Анализ – это прежде всего сравнение факта с планом, планирование и здесь определяет круг показателей, которые надо анализировать. Поэтому по крайней мере на малых и средних предприятиях в первую очередь надо автоматизировать именно плановые расчеты.

Продолжительность интервала среднесрочного планирования обычно устанавливают равной одному году. Это вызвано следующими причинами:

 каждое предприятие обязано сдавать в налоговую инспекцию годовой баланс;

 в акционерных обществах обязательно проведение годового собрания акционеров, на котором отчитывается руководство акционерного общества по итогам работы за год;

 практика ведения хозяйственных операций и обычай предусматривают заключение многих договоров на год (аренда, договор поставки и т. п.).

Описание примера

В качестве примера используется несложное производство автоматов для продажи газированной воды. Чтобы пример не был слишком громоздким и не отвлекал от его основной задачи – построения системы плановых расчетов, – несложное само по себе предприятие еще более упрощено: в номенклатуре продукции оставлены всего два вида автоматов АК-3 и AT-1000. Нормы времени, нормы расхода материалов, цены и другие обычно являются коммерческой тайной, поэтому численные значения норм, нормативов и других показателей несколько условны. Все это сделано для того, чтобы пример был максимально простым и наглядным.

На предприятии работают 112 человек (формально это предприятие можно отнести и к среднему). Из них 20 человек – инженерно-технический персонал и служащие (ИТР), включая директора предприятия. Из рабочих – 16 повременщиков и 76 сдельщиков, занятых в основном производстве.

Все эти люди располагаются в двух небольших зданиях (корпус 1 и корпус 2), которые являются собственностью предприятия и находятся на его балансе. В состав основных производственных фондов (ОПФ) предприятия также входят (оборудование (станки токарно-винторезные РТ2505, пресс П-511 Б, станки фрезерные 6610, станки фрезерные 6Р83Г) и прочие фонды (автокары, автомобили и т. д.).

Предприятие закупает материалы и комплектующие: лист стальной, уголки, цветные металлы, электрооборудование, краску, лак. Готовые изделия продаются в розницу самим предприятием.

Численные значения показателей, цен, норм и нормативов приводятся в процессе изложения материала.

Необходимо в табличном процессоре Excel автоматизировать решение следующих задач планирования:

 формирование проекта плана производства и продаж;

 расчет потребности в мощности и материалах;

 расчет численности сотрудников и фонда заработной платы;

 расчет себестоимости товарной продукции;

 расчет прибыли и рентабельности.

Организация данных

Все данные, необходимые для автоматизации плановых расчетов на малом или среднем предприятии, размещаются в книгах Excel. Организовать данные можно по-разному. Все данные для расчета плановых показателей малого предприятия можно разместить в одной книге Excel. С другой стороны, для каждой группы однородных данных можно создать свою книгу. Это оправданно, если объем исходной информации измеряется в тысячах записей, которые обрабатываются разными сотрудниками.

Так как в данном примере объем исходной информации небольшой, то используется единственная книга, названная РасчетПлана.xls. Состав и назначение листов приведено в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Состав и назначение листов рабочей книги

Лист	Назначение
Прогноз	Прогноз начального варианта плана производства
КритОбъем	Расчет критического объема выпуска
ФондВрСтан	Плановый фонд времени работы оборудования
ФондВрРучн	Плановый фонд времени рабочих на ручных операциях
Числ	Численность – план по труду
НорВр	Нормы времени на станочные и ручные операции
Произв	Объем производства продукции и цен на нее
Мощн	Потребность в мощности
НорМат	Нормы расхода материалов и цены на них
Матер	Потребность в материалах
Тариф	Часовые тарифные ставки и оклады
ФЗП	Фонд зарплаты
ОПФ	Стоимость и амортизация ОПФ
Себест	Расчет себестоимости
Прибыль	Расчет прибыли