1.6. Типы ошибок в формулах Excel

Если пользователь нарушает правила синтаксиса, Excel выдает сообщение о том, что в формуле имеется ошибка. Иногда при вводе формулы Excel выдает значение, которое начинается с символа «решетка» (). Это говорит о том, что данная формула возвращает ошибочное значение. В подобном случае следует исправить формулу или ссылку на ячейку, содержащуюся в этой формуле, чтобы избавиться от сообщения об ошибке. Если ячейка полностью заполнена знаками решетки (), это означает, что столбец недостаточно широк, чтобы отобразить некоторую величину. В этом случае нужно или расширить столбец, или изменить числовой формат ячейки. Типы ошибок приведены в табл. 1.3.

Таблица 1.3. Типы ошибок

Ошибочное значение	Причина ошибки
ДЕЛ / 0!	1. Формула пытается выполнить деление на 0. 2. Формула пытается выполнить деление на содержимое пустой ячейки
ИМЯ?	В формуле используется имя, которое Excel не может распознать (например, удалено имя, используемое в формуле, или при вводе текста где-то пропущена кавычка)
Н/Д	Неопределенные данные. Формула ссылается на ячейку, содержащую функцию, которая ссылается на недопустимый тип данных (например, ищет минимальное значение в ячейках с текстовым типом данных)
ЧИСЛО!	Проблема связана со значением (например, задано отрицательное число там, где необходимо положительное)
ССЫЛКА!	Недопустимая ссылка (например, формула ссылается на ячейку, удаленную из рабочей таблицы)
ЗНАЧ!	В формулу включен аргумент недопустимого типа

Однако, формулы могут возвращать ошибки и в том случае, если ячейки, на которые в них есть ссылки, содержат ошибочные значения. Этот эффект носит название цепной реакции, когда единственное ошибочное значение может породить ошибки во многих других ячейках, содержащих формулы со ссылкой на эту ячейку.

1.7. Связывание и консолидация рабочих таблиц

1.7.1. Понятие и назначение связывания

Связывание (linking) – это процесс использования ссылок на ячейки из внешних рабочих книг в целях получения данных для своей рабочей таблицы. Термин связывание служит для обозначения процесса создания формул, в которых используются значения из другой рабочей книги. Рабочие таблицы связываются вместе таким образом, что одна становится зависимой от другой.

Рабочая книга, содержащая связанные формулы (или формулы с внешними ссылками), называется зависимой. Рабочая книга, в которой находится информация, используемая в формуле с внешними ссылками, называется исходной. Причем исходная рабочая книга необязательно должна быть открыта в то время, когда открыта зависимая рабочая книга.

Можно также создавать связи с данными из других программ (например, из системы управления базами данных Access, из текстового процессора Word). Однако, в этом случае используются технологии обмена данными между приложениями – буфер обмена, динамический обмен данными, обмен связывания и внедрения. Процедура связывания особенно актуальна, если данные в исходной рабочей книге постоянно обновляются, а также в случае необходимости консолидации различных файлов.

Например, каждый региональный менеджер по продажам хранит данные в отдельной рабочей книге. Можно создать итоговую рабочую книгу продаж всех регионов, в которой будут использоваться связанные формулы в целях получения необходимых данных из каждой рабочей книги отдельного региона и вычисления итогов по всем регионам.