4.2.2. Создание в ms Query нового источника данных

Для создания нового источника данных в MS Query необходимо сделать следующее:

 выполнить команду Данные  Внешние данные  Создать запрос (для Excel 2002, Excel 2003 выполнить команду Данные  Импорт внешних данных  Создать запрос);

 в окне Выбор источника данных перейти на вкладку База данных и выбрать Новый источник данных  ОK;

 в окне Создание нового источника данных необходимо указать имя источника (в нашей задаче имя источника – Поставки) и выбрать из раскрывающегося списка драйвер для доступа к базе данных данного типа (в нашем случае – MS Access Driver). Нажать кнопку Связь (рис. 4.3);

 в открывшемся окне нажать кнопку Выбрать;

 в следующем окне сначала выделить папку, в которой находится файл базы данных, затем из появившегося списка файлов баз данных указанного типа выделить имя нужного файла (Учет поставок.mdb) и нажать ОK, затем снова ОK.

Рис. 4.3. Окно Создание нового источника данных

Если все выполнено правильно, то в окне Выбор источника данных появится имя созданного источника данных Поставки.

Итак, новый источник данных в MS Query подключен. Теперь окно Выбор источника данных можно закрыть.

Необходимо обратить внимание на то, что источник данных Поставки содержит в себе все таблицы, которые ранее находились в базе данных Учет поставок.mdb.

4.2.3. Создание и сохранение запросов в ms Query

Запросы в MS Query можно создавать двумя способами:

 с помощью Мастера запросов (для создания простых запросов);

 непосредственно в редакторе запросов MS Query (для создания сложных запросов и запросов с параметром).

Для создания сложных запросов необходимо снять флажок в поле Использовать мастер запросов окна Выбор источника данных.

Пример 1

Требуется создать с помощью Мастера запросов запрос 1 «Список фактически поставленной продукции, упорядоченный по дате и наименованию».

Решение

Для решения данного примера нужно произвести следующие действия:

 выполнить команду Данные  Импорт внешних данных  Создать запрос;

 в открывшемся окне Выбор источника данных на вкладке База данных выделить имя созданного источника данных (Поставки), убедиться, что флажок Использовать мастер запросов установлен, и нажать кнопку OK (рис. 4.4);

Рис. 4.4. Окно Выбор источника данных

 в открывшемся окне выбрать те поля из таблиц, которые участвуют в создании запроса. Для выбора полей воспользоваться подсказкой, представленной в виде табл. 4.1.

Таблица 4.1. Таблица выбора полей

Имя таблицы	Имя извлекаемого поля
СправочникПоставщиков	Поставщик
СправочникПродукции	ВидПродукции
Поставки	ДатаПоставки
	Поставлено
	Цена

При выборе полей нужно расположить их в следующем порядке:

ДатаПоставки,

ВидПродукции,

Поставщик,

Поставлено,

Цена;

 закончив выбор полей из таблиц и выполнив их упорядочение, нажать кнопку Далее;

 задать правило отбора данных (ДатаПоставки должна быть не Null (не пустой)), затем нажать кнопку Далее;

 указать следующий порядок сортировки: по ДатаПоставки, затем по ВидПродукции. Нажать кнопку Далее;

 для сохранения запроса нажать кнопку Сохранить запрос, ввести имя запроса 1 – фактические поставки и нажать кнопку Сохранить. Запрос по умолчанию сохраняется в папку Запросы (C:/ Program Files/ Microsoft Office/) (рис. 4.5);

Рис. 4.5. Окно сохранения запроса в MS Query

 нажать кнопку Отмена в окне Создание запроса: заключительный шаг (т. е. отказаться от возврата данных в MS Excel).

Пример 2

Требуется создать с помощью Мастера запросов запрос 2 «Список фактических поставок продукции «конфеты», упорядоченный по виду продукции и по дате поставки».

Решение

Для решения данного примера нужно сделать следующее:

 выполнить команду Данные  Импорт внешних данных  Создать запрос;

 на вкладке База данных окна Выбор источника данных выделить имя созданного источника данных (Поставки) и, прежде, чем нажать ОK, проверить наличие флажка в поле Использовать Мастер запросов;

 в открывшемся окне нужно выбрать те поля из таблиц, которые участвуют в создании запроса. Для выбора полей необходимо снова воспользоваться подсказкой, представленной в виде табл. 4.1. Нажать кнопку Далее;

 задать правило отбора данных (поле ВидПродукции должно быть равно) и выбрать из вложенного списка слово конфеты (рис. 4.6);

Рис. 4.6. Окно Создание запроса: отбор данных

 нажать кнопку Далее;

 указать следующий порядок сортировки: по ВидПродукции, затем по ДатаПоставки, нажать кнопку Далее;

 сохранить запрос, нажав кнопку Сохранить запрос. В открывшемся окне указать имя запроса 2 – поставки продукции Конфеты. Нажать кнопку Сохранить;

 для просмотра результата выполнения запроса в конструкторе MS Query нужно установить переключатель в строку Просмотр или изменение данных в MS Query в окне Создание запроса: заключительный шаг и нажать Готово.

Нужно внимательно изучить открывшееся окно (рис. 4.7).

Окно MS Query условно разделено на три области: область таблиц, область условий и область данных (или область результатов). Названия областей вполне соответствуют реализуемым ими функциям.

Необходимо обратить внимание, как интерпретирует MS Query условия, заданные пользователем на шагах создания запроса, в специальном бланке условий, очень схожем с бланком запроса в MS Access.

Рис. 4.7. Окно Microsoft Query

Дополнительные сведения

Для успешного выполнения ситуаций, приведенных в примерах 1 и 2, необходимо учитывать следующие сведения:

1. Если область таблиц или область условий не отображены в окне MS Query, необходимо убедиться в наличии флажков напротив слов Таблицы и Условия в команде Вид.

2. Чтобы предотвратить выполнение запроса до окончания ввода всех полей в таблицу данных и всех условий в область условий, кнопка Автоматический режим должна быть выключена. Для выполнения запроса после ввода всех данных и всех условий нажать кнопку Выполнить запрос.

3. Если нужно добавить новое поле в область данных, которое не было задано на предыдущих шагах создания запроса, то его можно добавить непосредственно в окне MS Query. Достаточно выполнить двойной щелчок мышью на имени поля в области таблиц.

4. Если нужно добавить еще какую-либо таблицу в область таблиц, следует выполнить команду Таблица  Добавить таблицу… непосредственно в окне MS Query.

5. Если какое-либо из условий было не задано на предыдущих шагах создания запроса, то его можно задать непосредственно в окне MS Query. Для этого в окне MS Query нужно выполнить команду Условия  Добавить условие…

Например, добавим в созданный запрос 2 (см. пример 2) еще одно условие, заключающееся в том, чтобы в список продукции с наименованием «конфеты», вносить только ту продукцию, фактическая поставка которой превышает 20 ед.

Для этого в окне MS Query нужно выполнить команду Условия  Добавить условие… В окне Добавление условия в строку Поле из вложенного списка выбрать имя поля, по которому создается условие (в нашем случае – Поставлено). В строку Оператор из вложенного списка выбрать нужный оператор (в нашем случае – оператор «больше») и в поле Значение внести значение 20 (внести значение можно не с клавиатуры, а нажав кнопку Значения..., выбрать нужную цифру из списка значений и нажать ОK) (рис. 4.8). После заполнения полей в окне Добавление условия нажать кнопку Добавить и закрыть окно.

В результате в область условий будет внесен еще один столбец, в котором отразится созданное условие.

Рис. 4.8. Окно Добавление условия в MS Query

Чтобы сохранить запрос, доработанный в окне MS Query, нужно выполнить команду Файл  Сохранить как, находясь непосредственно в окне MS Query. В окне сохранения запроса (см. рис. 4.5) открыть нужную папку, ввести имя запроса: 3 – поставки продукции Конфеты, количеством больше 20 и нажать кнопку Сохранить.

Закрыть окно MS Query.

Пример 3

Требуется самостоятельно, с помощью Мастера запросов, создать запрос 4 «Список фактических поставок продукции в период с 12 марта по 15 марта 2005 г. (включительно)».

Решение

Сохранить запрос с именем 4 – поставки продукции в период с 12 по 15 марта.

Окно создания условий отбора для данного запроса представлено на рис. 4.9.

Рис. 4.9. Окно Создание запроса: отбор данных

Пример 4

Требуется создать сложный запрос 5 «Расчет стоимости фактической поставки каждого вида продукции, упорядоченный по стоимости».

Решение

Для выполнения данного примера нужно сделать следующее:

 выполнить команду Данные  Импорт внешних данных  Создать запрос;

 на вкладке База данных окна Выбор источника данных выделить имя созданного источника данных (Поставки), снять флажок Использовать Мастер запросов и нажать ОK;

 в открывшемся окне Добавление таблицы выделить таблицы, необходимые для создания запроса и добавить их в область таблиц кнопкой Добавить. В данный запрос следует включить все три таблицы (Справочник поставщиков, Справочник продукции и Поставки);

 закрыть окно Добавление таблицы;

 проверить, чтобы кнопка Автоматический режим на панели инструментов окна MS Query была отключена;

 перенести в область данных те поля, содержимое которых следует отображать по результатам запроса, выполняя двойной щелчок мышью на нужном поле в области таблиц. В данном запросе – это поля ДатаПоставки, ВидПродукции, Поставлено, Цена;

 для создания вычисляемого поля щелкнуть в пустой заголовок столбца в области данных и ввести выражение для расчета (выражение не должно начинаться со знака «равно» (=)): Поставлено*Цена;

 нажать клавишу Enter для завершения ввода вычисляемого поля.

Результат проделанных действий представлен на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Окно создания вычисляемого поля в MS Query

Для задания сортировки нужно выполнить следующее:

 по вычисляемому полю Поставлено*Цена выполнить команду Записи  Сортировать;

 в окне Сортировка в строку с именем Столбец из вложенного списка выбрать поле, по которому будет выполняться сортировка (поле Поставлено*Цена);

 задать способ сортировки: по возрастанию;

 нажать кнопку Добавить для того, чтобы добавить данную сортировку в список сортировок для данного запроса, заполненное окно сортировки представлено на рис. 4.11;

Рис. 4.11. Окно Сортировка в MS Query

 закрыть окно Сортировка;

 выполнить запрос, нажав кнопку Выполнить запрос на панели инструментов MS Query;

 сохранить запрос командой Файл  Сохранить как в окне MS Query. В окне сохранения запроса открыть нужную папку, ввести имя запроса 5 – расчет стоимости и нажать Сохранить.

Пример 5

Нужно самостоятельно создать сложный запрос 6 «Список продукции, стоимость фактической поставки которой превышает 100 000 р., упорядоченный по стоимости фактической поставки».

Решение

В качестве подсказки можно воспользоваться данными рис. 4.12.

Сохранить запрос с именем 6 – стоимость поставки больше 100 000 р.

Рис. 4.12. Окно запроса с вычисляемым полем

Пример 6

Требуется создать сложный запрос 7 «Список фактических поставок продукции по поставщику, наименование которого является параметром запроса, упорядоченный по дате».

Решение

Для решения данного примера нужно сделать следующее:

 выполнить команду Данные  Импорт внешних данных  Создать запрос;

 на вкладке База данных окна Выбор источника данных выделить имя созданного источника данных (Поставки), снять флажок Использовать Мастер запросов и нажать ОK;

 в открывшемся окне Добавление таблицы выделить таблицы, необходимые для создания запроса и добавить их в область таблиц кнопкой Добавить. В данный запрос следует включить все три таблицы (Справочник поставщиков, Справочник продукции и Поставки);

 закрыть окно Добавление таблицы;

 проверить, чтобы кнопка Автоматический режим на панели инструментов окна MS Query была отключена;

 перенести в область данных те поля, содержимое которых следует отображать по результатам запроса, выполняя двойной щелчок мышью на нужном поле в области таблиц. В данном запросе это поля ДатаПоставки, Поставщик, ВидПродукции, Поставлено, Цена;

 перенести поле Поставщик из области таблиц в строку Условие области условий методом перетаскивания;

 установить курсор в строку Значение (напротив поля Поставщик) и в квадратных скобках записать параметр [Введите наименование нужного поставщика] (рис. 4.13);

Рис. 4.13. Окно запроса с параметром

 сохранить запрос, выполнив команду Файл  Сохранить как из строки меню окна MS Query. В окне сохранения запроса открыть нужную папку, ввести имя запроса 7 – поставки по поставщику (параметр) и нажать кнопку Сохранить.

Пример 7

Необходимо самостоятельно создать сложный запрос 8 «Список продукции, поставленной в период, границы которого являются параметрами запроса».

Решение

Для создания условия нужно использовать команду Условия  Добавить условия (рис. 4.14 а).

Затем нажать кнопку Добавить. Установить переключатель и заполнить второе окно условия (рис. 14.4 б).

Снова нажать кнопку Добавить, затем – Закрыть.

В качестве подсказки можно воспользоваться данными рис. 4.14 в.

а )

б )

в )

Рис. 4.14. Окно запроса с параметром

Сохранить запрос с именем 8 – поставки за период (границы периода – параметр).

Выполнить запрос, используя в качестве исходных данных период с 14 по 15 марта 2005 г. (включительно).

Пример 8

Требуется создать сложный запрос 9 «Общее количество поставленной продукции каждого вида». Так называемый запрос с группировкой, в которой группируются записи по полю ВидПродукции, а по полю Поставлено рассчитывается общее количество поставленной продукции данного вида.

Решение

Для создания запроса нужно сделать следующие действия:

1. Выполнить команду Данные  Импорт внешних данных  Создать запрос.

2. На вкладке База данных окна Выбор источника данных выделить имя созданного источника данных (Поставки), снять флажок Использовать Мастер запросов и нажать ОK.

3. В открывшемся окне Добавление таблицы выделить таблицы, необходимые для создания запроса, и добавить их в область таблиц кнопкой Добавить. В данный запрос следует включить две таблицы Справочник продукции и Поставки.

4. Закрыть окно Добавление таблицы.

5. Проверить, чтобы кнопка Автоматический режим на панели инструментов окна MS Query была отключена.

6. Перенести в область данных те поля, содержимое которых следует отображать по результатам запроса, выполняя двойной щелчок мышью на нужном поле в области таблиц. В данном запросе это поля ВидПродукции, Поставлено.

7. Выполнить двойной щелчок кнопкой мыши на поле Поставлено в области данных.

8. В открывшемся окне Изменение столбца задать следующие параметры:

 Поле, по которому подбивается итог, – поле Поставлено (выбрать из вложенного списка);

 Заголовок столбца, в который будет помещаться рассчитанный итог – Итого по количеству (ввести с клавиатуры);

 тип групповой операции – Сумма (выбрать из вложенного списка).

Заполненное окно Изменение столбца изображено на рис. 4.15.

9. Нажать ОK.

Рис. 4.15. Окно Изменение столбца для задания групповой операции

10. Выполнить запрос, нажав кнопку Выполнить запрос на панели инструментов MS Query.

11. Сохранить запрос командой Файл  Сохранить как в окне MS Query. В окне сохранения запроса открыть нужную папку, ввести имя запроса 9 – итоговые поставки по количеству продукции и нажать кнопку Сохранить.

Пример 9

Необходимо самостоятельно создать сложный запрос 10 «Общая стоимость поставок продукции за каждую дату».

Решение

В качестве подсказки можно воспользоваться данными рис. 4.16.

Выполнить запрос, нажав кнопку Выполнить запрос на панели инструментов MS Query.

Закрыть окно MS Query.

Рис. 4.16. Окно создания итогового запроса по стоимости