1.12.3. Операции со сводными таблицами

Созданная сводная таблица не является статическим объектом. Ее можно изменять и настраивать. При этом возможно изменение структуры таблицы, удаление и добавление полей, обновление и форматирование сводной таблицы, группировка ее элементов.

Обновление сводной таблицы и подведение итогов

Сводная таблица отображает содержание кэш-памяти, а не исходного диапазона данных. Сводная таблица не является динамической таблицей, автоматически обновляемой при изменении данных, на основе которых она была построена. Поэтому, если после создания сводной таблицы изменить данные в рабочей таблице, это не приведет к автоматическому изменению данных в самой сводной таблице. Для ее обновления необходимо активизировать любую ячейку таблицы с данными и выбрать команду Данные  Обновить. При этом в кэш-память будут вновь занесены сведения, на основе которых строится сводная таблица.

В сводной таблице можно изменять тип вычисляемых промежуточных итогов. Их подводят в том случае, если в строках и столбцах сводной таблицы находится несколько полей. Для подведения итогов необходимо выполнить следующие действия:

1. Активизировать любую внутреннюю ячейку сводной таблицы.

2. Из контекстного меню выполнить команду Параметры поля. Появится диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы, приведенное на рис. 1.47.

Рис. 1.47. Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы для области данных

3. Из списка Операция выбрать одну из допустимых операций (сумма, количество значений, среднее, максимум, минимум, произведение, количество чисел и др.).

4. Если необходимо расширить список допустимых операций, то нужно нажать кнопку Дополнительно и выбрать из списка одну из операций для дополнительных вычислений (отличие, доля, с нарастающим итогом, доля от суммы по столбцу и т. п.).

Сортировка данных в сводной таблице

Для того, чтобы упорядочить данные сводной таблицы, используют сортировку. Для выполнения сортировки необходимо выполнить следующие действия:

1. Активизировать ячейку из заголовков строк или столбцов сводной таблицы.

2. Из контекстного меню выполнить команду Параметры поля. Появится диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы, приведенное на рис. 1.48.

3. Нажать кнопку Далее. Появится диалоговое окно Дополнительные параметры поля сводной таблицы, приведенное на рис. 1.49.

4. Выбрать параметры сортировки (вручную, по возрастанию, по убыванию), а также при необходимости параметры отображения для отбора заданного числа наибольших и наименьших результатов.

Рис. 1.48. Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы для области заголовков

Рис. 1.49. Диалоговое окно дополнительных параметров

Группировка данных в сводной таблице

Сводная таблица позволяет группировать определенные элементы поля. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить группируемые значения из области заголовков сводной таблицы.

2. Выполнить команду Данные  Группа и структура  Группировать. В результате Excel создаст новое поле Группа1, в котором будут находиться сгруппированные данные (рис. 1.50).

Рис. 1.50. Пример сгруппированных данных сводной таблицы

Для удаления группировки следует выбрать команду Данные  Группа и структура  Разгруппировать, выделив предварительно сгруппированную область.

Удаление сводной таблицы

Для удаления сводной таблицы необходимо выбрать какую-либо ее ячейку. Затем на панели инструментов Сводные таблицы нажать кнопку Сводная таблица и в появившемся меню выбрать команду Выделить  Таблицу целиком, после чего выполнить команду Правка  Очистить  Все.

Создание диаграмм по сводной таблице

Поскольку сводная таблица – это диапазон на листе рабочей книги, то по ее данным можно построить диаграмму. Если все параметры будут установлены правильно, то диаграмма будет автоматически изменяться при изменении сводной таблицы. Однако при построении диаграммы следует придерживаться следующих правил:

 не отображать в сводной таблице промежуточные и общие итоги, поскольку это разъединит диапазон данных;

 не использовать более двух полей для элементов строки и столбца;

 перед созданием диаграммы полностью выделить сводную таблицу за исключением поля страницы.