1.11.6. Сортировка списка

Сортировка – это упорядочивание записей списка. Для выполнения сортировки необходимо выполнить следующее:

1. Активизировать любую ячейку списка.

2. Выполнить команду Данные  Сортировка.

3. В открывшемся диалоговом окне Сортировка диапазона, приведенном на рис. 1.39, перед указанием ключей сортировки необходимо установить идентификацию полей По подписям (по именам полей) или По обозначениям столбцов листа (A, B, D и т. д.).

4. В раскрывающемся списке Сортировать по (1-й ключ сортировки) выбрать название поля, по которому выполняется сортировка списка, и указать порядок следования записей после сортировки По возрастанию или По убыванию.

5. Для задания сортировки списка по двум или более полям необходимо выбрать имена полей в раскрывающихся списках Затем по (2-й ключ сортировки) и В последнюю очередь по (3-й ключ сортировки).

6. Нажать ОК.

Рис. 1.39. Диалоговое окно Сортировка диапазона

При необходимости можно создать свой пользовательский список. Для его создания нужно выполнить команду Сервис  Параметры. На вкладке Списки выбрать опцию Новый список и ввести все элементы списка по порядку. По команде Данные  Сортировка можно отсортировать данные исходного списка по пользовательскому списку.

1.11.7. Создание промежуточных итогов

Создание промежуточных итогов позволяет проанализировать список, вставить формулы промежуточных расчетов и структурировать таблицу. Для подведения промежуточных итогов список должен быть отсортирован, так как итоги будут подводиться каждый раз при изменении значения определенного поля.

Для автоматической вставки формул промежуточных итогов в список необходимо выполнить следующее:

1. Установить табличный курсор в любом месте списка.

2. Выполнить команду Данные  Итоги.

3. В появившемся диалоговом окне, приведенном на рис. 1.40, задать следующие необходимые значения элементам управления:

 При каждом изменении в показывает все поля списка. Выбранное поле должно быть отсортировано.

 Операция предоставляет на выбор 11 функций. Обычно используется функция СУММ, которая задана по умолчанию.

 Добавить итоги по выводит названия всех полей списка, позволяет установить метку поля, по которому необходимо подвести итоги.

 Заменить текущие итоги заменяет существующие формулы итогов на новые.

 Конец страницы между группами устанавливает символ конца страницы после подведения каждого промежуточного итога.

 Итоги под данными располагает итоги под текущими данными. В случае, если опция не отмечена, вначале будет расположен итог, а затем данные.

 Убрать все удаляет все формулы итогов, восстанавливая список.

Рис. 1.40. Диалоговое окно Промежуточные итоги

Если добавить промежуточные итоги к отфильтрованному списку, то после удаления фильтрации их данные могут стать неверными.

1.12. Анализ данных с помощью сводных таблиц

1.12.1. Понятие и назначение сводных таблиц

Сводные таблицы являются одним из наиболее мощных средств Excel по анализу баз данных, помещенных в таблицы или списки. Сводная таблица – это динамический итог данных, содержащихся в списке. Она позволяет создавать динамические перекрестные табличные данные для нескольких измерений данных. С помощью сводной таблицы можно вывести промежуточные и общие итоги с любым необходимым уровнем детализации по нескольким измерениям.

Сводная таблица не просто группирует и обобщает данные, но и дает возможность провести глубокий анализ имеющейся информации. Создавая сводную таблицу, пользователь задает имена полей, которые размещаются в ее строках и столбцах. Допускается также задание поля страницы, которое позволяет работать со сводной таблицей как со стопкой листов.

Таким образом, сводные таблицы удобны по следующим причинам:

 позволяют создавать обобщающие таблицы, которые дают возможность группировать однотипные данные, подводить итоги, находить статические характеристики записей;

 позволяют производить автоматический отбор информации;

 на основе сводных таблиц строятся диаграммы, которые динамически перестраиваются вместе с изменениями сводной таблицы.

Сводная таблица включает следующие элементы:

 Данные – поля, в которых находятся значения.

 Категория – поля, которые описывают данные.

 Группа – набор элементов, которые обрабатываются как один элемент. Элементы можно объединить в группу вручную или автоматически (например, объединить даты в группу месяцы).

 Исходные данные – данные, которые используются для создания сводной таблицы.

 Область данных – ячейки сводной таблицы, в которых содержатся итоговые данные. В Excel предусмотрено несколько способов подведения итогов данных (суммирование, вычисление среднего значения, подсчет количества и др.).

 Обновить – заново вычислить сводную таблицу после того, как в исходные данные были внесены изменения.

 Общие итоги – строка или столбец, в котором показаны итоги для всех ячеек строки или столбца сводной таблицы. Всегда можно определить способ подведения общих итогов для строк, столбцов, для строк и столбцов одновременно или не подводить итог.

 Поле столбца – поле, которому в сводной таблице соответствует отдельный столбец. Каждый элемент, принадлежащий этому полю, занимает один столбец. Поле столбца может быть вложенным.

 Поле страницы – поле в сводной таблице, которое имеет ориентацию страницы. В поле страницы может быть отображен лишь один элемент за один раз.

 Поле строки – поле, которому в сводной таблице соответствует отдельная строка. Каждый элемент, принадлежащий этому полю, занимает одну строку. Поле строки может быть вложенным.

 Промежуточные итоги – строка или столбец, в которых отображаются промежуточные итоги для текущих ячеек строки или столбца сводной таблицы.

 Элемент – отдельный элемент в поле, которое является заголовком строки или столбца сводной таблицы.

Таким образом, любая табличная база данных (список) может иметь несколько полей данных и любое количество категорий. При создании сводной таблицы итог подводится по одному или нескольким полям данных. Значения в полях категорий появляются в сводной таблице в виде строк, столбцов или страниц.