1.11. Работа со списками

1.11.1. Понятие списка

Для обозначения базы данных, хранящейся на листе рабочей таблицы, используется термин список. Для таблиц с информацией, находящихся во внешних файлах специального формата, используется термин база данных. Таким образом, список можно считать табличной базой данных, которая представляет собой непрерывный прямоугольный диапазон ячеек рабочего листа, содержащий данные определенной структуры.

Список – это упорядоченный набор данных в виде прямоугольной таблицы, характеризующий множество некоторых однотипных объектов. Обычно список состоит из строки заголовков (текст описания) и дополнительных строк данных, которые могут быть числовыми или текстовыми. Пример списка приведен на рис. 1.34.

Рис. 1.34. Пример списка

Столбцы списка называют полями, а строки – записями. Количество столбцов является постоянным, а количество строк – переменным, что позволяет добавлять, удалять или обновлять записи для того, чтобы список содержал оперативную информацию.

1.11.2. Планирование списка

Перед созданием списка необходимо продумать его структуру, т. е. какие данные должен содержать список и какие столбцы следует создать. При планировании списка следует выполнять ряд рекомендаций:

 заголовки полей размещать в первой строке списка, выбирая краткие названия;

 каждый столбец должен содержать однотипную информацию;

 допустимо работать с формулами, которые используют значения из других полей этой же записи. Однако, если формула ссылается на ячейку, расположенную вне списка, то ссылка на эту ячейку должна быть абсолютной, иначе результаты при сортировке списка могут быть неверными;

 не использовать пустых строк и столбцов в списке, так как при проведении операций над списком Excel определяет его границы автоматически, и пустая строка или столбец будут означать конец списка;

 помещать список на отдельном листе. Если это невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа хотя бы одним пустым столбцом или пустой строкой;

 использовать команду Окно  Закрепить области, для того, чтобы заголовки были всегда видны при прокручивании листа списка (предварительно надо активизировать левую верхнюю ячейку прокручиваемой области);

 отформатировать полностью весь столбец, чтобы данные впоследствии всегда имели один и тот же формат.

1.11.3. Операции со списками

Над списками Excel можно производить следующие операции:

 ввод данных в список;

 фильтрация списков, которая выполняется в целях выборочного отображения строк по определенному критерию;

 сортировка списка;

 вставка формул для подведения промежуточных итогов;

 создание формул для вычисления результатов в списке, отфильтрованном по определенному критерию;

 создание итоговой таблицы данных списка с помощью сводной таблицы.

1.11.4. Ввод данных в список

Данные в список можно ввести тремя способами:

 вручную, используя стандартные методы ввода данных;

 импортировать или скопировать данные из другого файла;

 использовать диалоговое окно форм ввода.

Для первого способа ввода данных разработаны инструменты, которые помогают избежать выполнения однообразной операции ввода данных. Один из инструментов – Автозаполнение. При вводе Excel просматривает столбец и, если находит закономерность, то заполняет остаток ячеек автоматически. Чтобы завершить ввод данных, надо нажать клавишу Enter. Второй из инструментов называется Выбор из списка, который находится в контекстном меню вводимой ячейки.

Второй способ предназначен для данных, находящихся во внешнем файле произвольного формата. Для доступа к таким данным предназначен рассмотренный выше Мастер текстов.

Третий способ реализуется выполнением команды Данные  Форма. На экран выводится диалоговое окно для ввода данных, приведенное на рис. 1.35. Предварительно курсор необходимо установить в строку новой записи. Excel определяет размер списка и в диалоговом окне будет отображать каждое поле списка. Поля, содержащие формулу, не помещаются в окно для редактирования. Для добавления новой записи используется кнопка Добавить.

Рис. 1.35. Пример диалогового окна Форма

Диалоговое окно, предназначенное для ввода данных, можно также использовать для редактирования существующих записей, просмотра и удаления записей, выборочного отображения записей по определенному критерию. Поэтому данное окно содержит ряд дополнительных кнопок:

 Удалить удаляет текущую запись.

 Вернуть отменяет изменения в текущей записи. Работает до тех пор, пока не применили кнопку Добавить.

 Назад осуществляет переход к предыдущей записи списка. Если установлен критерий отбора, то будет сделан переход к предыдущей записи, удовлетворяющей данному критерию.

 Далее осуществляет переход к следующей записи списка. Если установлен критерий отбора, то будет сделан переход к следующей записи, удовлетворяющей данному критерию.

 Критерии очищает поля и позволяет ввести критерий, по которому будут отбираться записи.

 Закрыть закрывает диалоговое окно и записывает введенные данные в рабочую таблицу.