1.10. Импортирование данных

1.10.1. Обзор методов импортирования

Существует несколько способов импортирования данных в рабочую таблицу Excel:

 генерирование данных с помощью использования формул и макросов;

 копирование данных из другого приложения с использованием буфера обмена;

 импортирование данных из файла, созданного в другом приложении;

 использование надстройки MS Query для перенесения данных из внешних баз данных.

Далее рассматривается импортирование данных с использованием буфера обмена, из других приложений, с помощью надстройки MS Query.

1.10.2. Использование буфера обмена для ввода данных

Буфер обмена – это область памяти компьютера, используемая как место хранения общей информации, которая вырезана или скопирована из какого-либо приложения. Данные, полученные из буфера обмена, остаются в нем после вставки и могут использоваться несколько раз. Так как буфер обмена может содержать только одну запись, то при копировании и вырезании чего-либо нового, старое содержимое стирается. В зависимости от типа данных, которые копировались, и от форматов, поддерживаемых буфером обмена, полученный результат может отличаться от оригинала.

В инсталляцию Windows включена специальная программа просмотра буфера обмена Clipboard Viewer, которая показывает его содержимое. Она находится в папке Windows.

При копировании или вырезании данных из буфера обмена, приложение-источник помещает их в одном или нескольких форматах. Различные приложения поддерживают разные форматы буфера обмена. При вставке данных в другое приложение, приложение-приемник определяет, в каком формате принимать данные. Нужный формат обычно выбирается таким образом, чтобы сохранить основную информацию и положение места вставки. В некоторых случаях для отображения данных, находящихся в буфере обмена, в другом формате можно использовать команду Вид программы Clipboard Viewer. Например, если в буфер обмена скопирован диапазон ячеек, то их можно представить в виде векторного рисунка, растрового изображения, текста и в других форматах.

Форматы представления данных, находящихся в буфере обмена, не влияют на то, как копируются данные. Однако, в некоторых случаях для выбора альтернативного метода вставки данных удобно использовать команду Правка  Специальная вставка.

1.10.3. Импортирование данных из файла, созданного в другом приложении

В Excel реализована возможность импортирования данных, находящихся в других приложениях. К таким данным относятся: текстовые файлы, файлы MSQuery, Web-страницы, файлы других табличных процессоров (Lotus 1-2-3, Quattro Pro, более ранних версий Excel). Форматы этих данных можно установить при открытии файла в Excel, указав в диалоговом окне Открытие документа необходимый тип файла.

Импортирование текстовых файлов

Текстовые файлы очень распространены для импортирования в Excel. Они содержат только данные без всяких атрибутов форматирования, поэтому многие приложения могут читать и сохранять их. Кроме того, эти файлы удается использовать для переноса данных между приложениями, не поддерживающими общепринятый формат.

С точки зрения табличной базы данных, каждая строка в текстовом файле соответствует одной записи базы данных и каждая запись состоит из некоторого количества полей. В Excel каждая строка (или запись) импортируется в отдельную строку листа рабочей книги, а каждое поле – в отдельный столбец.

Текстовые файлы бывают двух типов:

 размеченные;

 неразмеченные.

Размеченные файлы состоят собственно из текста и символов конца строки. При разметке текста для отделения полей в одной строке используют специальные символы. Обычно в качестве этих символов используют запятую, точку с запятой, пробел или символ табуляции (иногда используют другие разделители).

Неразмеченный файл не имеет специальных разделителей полей. Однако часто поля имеют фиксированную длину, что значительно облегчает процедуру разбивки каждой строки текста на столбцы.

Для импортирования текстовых файлов используют Мастер текстов. Он загружается при выборе в диалоговом окне Открытие документа текстового файла (рис. 1.25). Мастер текстов представляет собой серию интерактивных окон, в которых определяется информация для разбиения строк текстового файла на столбцы электронной таблицы.

Рис. 1.25. Настройка диалогового окна Открытие документа для запуска Мастера текстов

Мастер текстов включает три шага.

Шаг 1 (рис. 1.26). Мастер текстов проверяет тип импортируемого текстового файла (список Формат файла), позволяет выбирать строку, с которой начинается импортирование (можно пропускать строку заголовка). Встроенное окно предварительного просмотра показывает используемый набор символов.

Рис. 1.26. Первое диалоговое окно Мастера текстов

Шаг 2 (рис. 1.27). Диалоговые окна этого шага могут быть различными в зависимости от выбранного формата данных. В них можно определить тип разделителя, символ-ограничитель строк текста, а также произвести разбиение на столбцы.

Рис. 1.27. Второе диалоговое окно Мастера текстов

Шаг 3 (рис. 1.28). Мастер текстов позволяет определить форматы данных относительно каждого столбца. Наиболее универсальным является общий формат. Для значений этого формата осуществляется автоматическое преобразование числовых значений в числа, дат – в даты, всех прочих – в текст.

Рис. 1.28. Третье диалоговое окно Мастера текстов

Импортирование файлов внешних баз данных

При работе с данными некоторые пользователи предпочитают использовать возможности доступа к данным, хранимым в файлах внешних баз данных. Для импортирования этих данных необходимо сделать запрос (query) в базу данных и загрузить в лист рабочей таблицы ту часть внешней базы данных, которая будет использоваться.

Для работы с файлами внешних баз данных существует специальное приложение MS Query, входящее в комплект надстроек Excel. Оно предназначено для подключения к внешним источникам данных и может использоваться в следующих случаях:

 файл данных слишком большой (MS Query размещает в оперативной памяти только те данные исходного файла, которые удовлетворяют заданным критериям);

 с файлом данных одновременно работают несколько пользователей (подключение к файлу через MS Query позволяет обновить лист Excel при внесении изменений в базу данных другими пользователями);

 необходимо объединить несколько таблиц данных (MS Query, в отличие от Excel, позволяет объединять таблицы, которые имеют общие поля).

Для того, чтобы определить, установлено ли приложение MS Query на компьютере, необходимо в Excel выбрать команду Данные. Если в появившемся меню доступна команда Внешние данные  Создать запрос, то MS Query установлено. В противном случае необходимо выбрать команду Сервис  Надстройки  Надстройка MS Query для Excel  Ok.

Схема получения внешних данных по запросу приведена на рисунках 1.29–1.33. Вначале необходимо выбрать тип СУБД, затем в диалоговом окне Выбор базы данных указать место нахождения базы данных, из которой будут импортироваться данные. В окне Создание запроса: выбор столбцов выбрать источники для создания запроса, а затем отобрать записи, используя критерии отбора (окно Создание запроса: отбор данных). После выполнения команды Вернуть данные в Excel, выбранные данные скопируются на лист рабочей таблицы, где их можно обрабатывать по своему усмотрению.

Рис. 1.29. Диалоговое окно Выбор источника данных

Рис. 1.30. Диалоговое окно Выбор базы данных

Рис. 1.31. Диалоговое окно Создание запроса: выбор столбцов

Рис. 1.32. Диалоговое окно Создание запроса: отбор данных

Рис. 1.33. Заключительное диалоговое окно создания запроса