5. Інструкція про проведення службових розслідувань на підприємстві та у його установах

1. Загальні положення

1. Інструкція встановлює загальні правила проведення служ­бових розслідувань на підприємстві та його установах і регламентує порядок роботи фахівців, залучених до проведення таких розслідувань.

2. Інструкцію розроблено відповідно до Кодексу Законів про працю України та постанови Кабінету Міністрів України від 04.03.95 р. № 160.

3. Метою проведення службових розслідувань є встановлення обставин, умов і причин виявлених фактів порушення правил роботи підприємства, нестачі матеріальних цінностей, конфліктних ситуацій в колективах установ та підрозділах підприємства, осіб безпосередньо причетних до цього та з вини або при сприянні яких мали місце такі факти, вироблення пропозицій і рекомендацій щодо усунення причин і недоліків у роботі підприємства та відшкодування понесених ним збитків, притягнення до відповідальності осіб, які спричинили або сприяли порушенню встановленого порядку та правил роботи чи нанесенню збитків підприємству.

2. Організація проведення службових розслідувань

1. Службові розслідування проводяться:

• у разі виявлення фактів порушення встановленого на підприємстві порядку і правил роботи, технологій проведення комерційних операцій, несанкціонованого витоку інформації підприємства з обмеженим доступом, грубого порушення посадових обов’язків працівниками підприємства, внаслідок чого йому заподіяно матеріальної шкоди або це суттєво вплинуло на погіршення його іміджу. Такі факти можуть бути виявлені керівництвом підприємства або його установ, керівниками підрозділів, під час роботи відповідних комісій та проведення ревізій і перевірок;

• у разі виявлення нестачі готівки, матеріальних цінностей, виходу із ладу обладнання, техніки підприємства або їх втрати (в тому числі і викрадення). Такі факти можуть бути виявлені під час роботи інвентаризаційних комісій, внутрішніх перевірок, на підставі заяв працівників і керівників підрозділів та установ підприємства;

• за скаргами та заявами (повідомленнями) працівників або колективів підприємства для підтвердження чи зняття звинувачень з них, у випадках викрадення їх особистих речей або грошей, виникнення конфліктних ситуацій в колективах підрозділів, які шкодять роботі та іміджу підприємства.

За анонімними заявами, повідомленнями, зверненнями службові розслідування не проводяться.

2. Рішення про проведення службового розслідування прий­мають керівник підприємства, його заступники, головний бухгалтер підприємства, керівники установ підприємства.

У розпорядженні про проведення службового розслідування вказуються мета та дата початку і закінчення службового розслідування. Термін розслідування не повинен перевищувати двох місяців.

3. Службові розслідування проводяться фахівцями служби (підрозділів) безпеки. В окремих випадках, коли для проведення службового розслідування необхідно залучити фахівців інших підрозділів, рішенням вказаних у пункті 2.2. керівників можуть створюватись відповідні комісії.

До участі у проведенні службового розслідування не повинні залучатись посадові особи, якщо є обставини, які можуть викликати їх особисту зацікавленість у результатах розслідування.

4. При проведенні службового розслідування особи, які залучені до цього, мають право:

• отримувати від працівників підприємства, усні та письмові пояснення щодо факту, який розслідується, консультації фахівців підприємства з питань службового розслідування;

• вивчати, в тому числі і з виїздом на місце подій, відповідні документи як у паперовому, так і в електронному вигляді, знімати з них копії та отримувати необхідні пояснення по них. У випадках, коли документи містять інформацію з обмеженим доступом, справи, що ведуться у зв’язку з службовим розслідуванням, повинні мати гриф не нижче, ніж на документах, з яких отримана інформація;

• збирати, з дотриманням вимог чинного законодавства, інформацію, необхідну для встановлення об’єктивної суті подій, фактів, випадків, осіб, причетних до них, робити відповідні запити до підрозділів і установ підприємства.

1. В окремих випадках фахівці або голова комісії можуть отримувати роз’яснення у посадових осіб керівництва установ підприємства.

2. З дозволу керівника підприємства (установи підприємства) фахівцями (комісіями), які проводять службове розслідування, можуть подаватись запити до інших установ, організацій та правоохоронних органів.

3. Особи, які проводять службове розслідування несуть персональну відповідальність згідно з чинним законодавством за повноту та об’єктивність висновків, зроблених ними за результатами розслідування, розголошення інформації, отриманої у ході розслідування.

4. Фахівці (члени комісії), які проводять службове розслідування, забезпечуються необхідними для їх роботи документами, програмно-апаратними, технічними засобами, автотранспортом та іншим обладнанням і технікою. Працівники підприємства зобов’яза­ні надавати їм допомогу у встановлені причин та умов виникнення фактів, за якими проводиться службове розслідування, давати пояснення, інформацію та консультації стосовно питань розслідування.

5. За результатами службового розслідування складається акт або доповідна записка, де зазначаються:

• суть та обставини, що характеризують факти, випадки, по яких проводиться розслідування, учасники та їх дії, у тому числі і такі, що суперечать (порушують) встановленим правилам, посадовим обов’язкам, нормативно-правовим документам, які діють на підприємстві, умови, що сприяли скоєнню порушень, нестачі або іншим діям;

• характеристика шкоди, заподіяної підприємству, внаслідок порушень, нестачі або посягань на його власність чи імідж, прогноз її впливу на подальшу діяльність підприємства;

• причини, що призвели до створення таких фактів, та особи, з вини яких допущено виникнення фактів;

• заходи щодо відшкодування заподіяної шкоди підприємству, захисту честі та гідності посадових осіб підприємства, вирішення конфліктних ситуацій, пропозиції щодо усунення причин та умов, що сприяли виникненню фактів, по яких проводиться службове розслідування, покарання винних, рекомендації з профілактики та недопущення подібних випадків.

Акт (доповідну записку) службового розслідування підписують керівник служби безпеки та особа, яка проводила службове розслідування. У випадках, коли службове розслідування проводиться комісією, акт (доповідну записку) підписують всі її члени.

Документи, отримані при проведенні службового розслідування, разом із копією акта (доповідної записки) формуються у відповідні справи і зберігаються протягом 5 років.

10. Посадова особа, яка призначила службове розслідування у десятиденний термін розглядає акт або доповідну записку та прий­має відповідні рішення. При необхідності, така посадова особа може заслухати працівника служби безпеки, який проводив розслідування, або членів комісії, а також осіб, з вини яких допущено те чи інше порушення.

11. Матеріали службового розслідування є підставою для прийняття рішення керівником підприємства про притягнення винних осіб до дисциплінарної або матеріальної відповідальності згідно з чинним законодавством.

В окремих випадках, за рішенням керівника підприємства може бути ініційовано подання матеріалів до правоохоронних органів або суду.

12. Рішення за результатами службового розслідування стосовно окремих посадових осіб може бути оскаржено згідно з чинним законодавством.