3. Формування справ

1. Усі виконані документи після їх оформлення мають формуватися у справи в суворій відповідності із затвердженою номенклатурою.

2. При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

• групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені у встановленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чернеток, дублікатів документів, документів, що підлягають поверненню та розмножених копій;

• групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи особи в установі;

• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи, документи постійного і тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення року або перед передаванням справи в архів документи мають бути розподілені по окремих справах згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового строку зберігання;

• включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності.

Якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, створюється нова справа з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

• перевіряти відповідність документів (зміст, різновид, автор, кореспондент, найменування) заголовкам справ за номенклатурою;

• товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм (200-250 стор.);

• написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

1. Документи всередині справи групуються у хронологічному порядку або у їх поєднанні.

2. Документи засідань колегіального органу управління групуються у дві справи:

1. протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

2. документи з організації засідань (порядок денний, проекти рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку та за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, документи, що стосуються одного протоколу – за порядком денним.

Додатки до документів формуються у справи разом з документами, до яких вони належать. Великі за обсягом додатки формуються в окремі справи (томи).

5. Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження тощо) розміщуються у справі за їх тематикою і хронологією разом з додатками до них.

Накази з основної діяльності, про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, надання відпусток, про відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.

6. Доручення, документи органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності підприємства. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. У справі такі документи систематизуються за датами доручень.

7. Листування у справах розміщується у хронологічній послідовності, документ-відповідь розміщується безпосередньо за документом-запитом.

8. Плани, звіти, кошториси розміщуються у справах окремо від проектів цих документів.

9. Документи в особових справах розміщуються в такому порядку: внутрішній опис документів, що знаходяться у справі, заява про прийняття на роботу, направлення на роботу; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту; витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; доповнення до особової справи з обліку заохочень; довідки та інші документи, що стосуються цієї особи.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв’язку з внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

10. Особові справи та особові рахунки працівників формуються окремо щодо кожного працівника.

11. На кожну пропозицію, заяву і скаргу громадян створюється окрема справа і після виконання розміщується в хронологічному або алфавітному порядку.

12. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ на підприємстві та його підрозділах і установах здійснюється загальним відділом.