8. Використання документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю

1. До роботи з документами і матеріалами, що містять комерційну таємницю, допускаються тільки особи, що мають до них безпосереднє відношення.

2. Категорії працівників, що допускаються до роботи з конкретною таємною інформацією підприємства, встановлюються керівниками його підрозділів (установ).

При укладанні контракту на роботу такі працівники укладають угоду про збереження комерційної таємниці підприємства.

3. Представники інших організацій та установ допускаються в разі потреби до ознайомлення з конкретними таємними документами та матеріалами підприємства тільки з безпосереднього дозволу керівника підприємства або його установи та в порядку, вказаному в Положенні про комерційну таємницю та конфіденційну інформацію підприємства.

4. Зняття копій та виготовлення витягів з документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю підприємства, для інших організацій та установ здійснюється тільки на підставі письмових запитів і з письмового дозволу керівника підрозділу або його установи. Копіювання таємних матеріалів, одержаних від клієнтів та партнерів підприємства, здійснюється за погодженням з ними.

5. Справи постійного та строкового зберігання, видання і матеріали, в яких містяться відомості таємного характеру періодично (не менш ніж один раз на два роки) переглядаються відповідною комісією на ступінь втрати грифу таємності інформації.

Рішення комісії про зниження (зняття) грифу таємності оформляється актом, який затверджується керівником підприємства (установи). Акт прикладається до справи, якій знижується (знімається) гриф таємності. На обкладинці справи (титульному листі видання, упаковці матеріалу) змінюється надпис грифу таємності і вказується номер і дата акта. В номенклатурі справ чи журналів обліку робляться аналогічні відмітки.

9. Знищення документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю

1. Термін зберігання таємних документів і матеріалів визначається за пропозицією комісії, яка розглядає матеріали про надання відповідним відомостям грифу таємності (див. Положення про комерційну таємницю та конфіденційну інформацію підприємства).

Після закінчення термінів зберігання, втрати практичного значення та іншої цінності таємні документи і матеріали підлягають знищенню.

2. Архівні та закінчені номенклатурні справи і журнали обліку знищуються на підставі висновку експертної комісії та дозволу керівника підприємства.

3. Таємні документи і матеріали знищуються за актом комісією у складі не менше трьох осіб. Безпосередньо перед знищенням комісія перевіряє наявність, найменування, реєстраційні номери, дати і кількість листів документів і матеріалів, які підлягають знищенню.

Знищення здійснюється шляхом розрізання на паперорізальній машині, спалювання чи іншим надійним способом в присутності всіх членів комісії.

Знищення засвідчується відміткою в акті, в якій вказується коли і яким чином воно здійснено, і підтверджується підписами членів комісії.

4. Акти про знищення таємних справ, документів і матеріалів підшиваються в окрему справу, яка зберігається протягом 10 років.

5. Без оформлення актом працівнику, відповідальному за спеціальне діловодство, у присутності свідка (працівника підприємства) дозволяється знищувати:

а) проекти таємних документів;

б) передруковані та забраковані аркуші таємних документів;

в) копії таємних документів, що не знадобилися в роботі і не підлягають зберіганню в справах;

г) облічені окремі аркуші, використані при підготовці таємних документів;

д) друкарські форми та браковані аркуші, що утворились при розмноженні таємних документів.

Про знищення перелічених таємних документів у журналах обліку робиться запис, який завіряється підписами обох співробітників з вказанням дати знищення та прізвищ.