6. Оформлення, адресування, пересилка та доставка таємної кореспонденції

1. Пересилка таємних документів і матеріалів здійснюється через осіб, відповідальних за спеціальне діловодство. Відповідальність за правильність оформлення та адресування документів і матеріалів покладається на виконавців та осіб, що здійснюють відправку.

2. Для пересилки таємних документів і матеріалів використовуються конверти із щільного не лощеного світлонепроникного паперу. На лицевій стороні конверта розбірливо вказуються: пункт відправлення та найменування відправника, а під рискою пункт призначення (місто, область), адресат, реєстраційний номер документа. В правому верхньому куту конверта вказується гриф таємності. При необхідності нижче грифу таємності проставляється відмітка “Особисто”.

Правильність вказаних на пакеті адреси, грифу таємності та реєстраційних номерів завіряється підписом конвертуючого і круглою печаткою “Для пакетів”.

3. Пакет заклеюється, на центр зворотної сторони пакета силікатним клеєм наклеюється паперова наклейка з відбитком печатки “Для пакетів”. Наклейка повинна охоплювати всі клапани конверта. Вона виготовляється округлої або квадратної форми з цигаркового чи іншого тонкого паперу і повинна мати чіткий відбиток печатки. Розмір наклейки має бути на 3-4 мм більшим за діаметр розміру печатки. Наклейка щільно наклеюється на конверт. Поверх наклейки наноситься тонкий шар силікатного клею, який повинен виходити за межі наклейки і покривати її прозорою скловидною плівкою.

4. Пересилка таємної кореспонденції здійснюється тільки через спецзв’язок України.

5. На кореспонденцію, яка пересилається через спецзв’язок України, складається реєстр у двох примірниках. Реєстри нумеруються, підписуються відправником, датуються і завіряються печаткою “Для пакетів”.

Здача кореспонденції в спецзв’язок чи безпосередньому адресату здійснюється під підпис в реєстрі, завіреному печаткою (штампом). Копії реєстрів на здану кореспонденцію із завіреними підписами про здачу підшиваються в окрему справу. При доставці таємних документів кур’єрами пакети передаються під розписку на копії реєстру.

6. При одержанні кореспонденції отримувач повинен розписатися в реєстрі (журналі обліку), вказати своє прізвище, кількість пакетів (документів), дату, час приймання і завірити свій підпис печаткою “Для пакетів” чи штампом.

7. Складання номенклатури справ і журналів обліку, групування виконаних таємних документів у справи

1. З метою швидкого знаходження таємних документів і матеріалів здійснюється їх розподіл за змістом і належністю.

Розподіл визначається в Номенклатурі справ і журналів обліку, яка є систематизованим списком назв справ і журналів обліку з виз­наченням термінів їх зберігання. Залежно від принципу організації спеціального діловодства на підприємстві (в установі) складається єдина номенклатура справ і журналів обліку та зведена номенклатура спеціального діловодства.

2. Складання номенклатури справ і журналів обліку здійснюється відповідно до Положення про архів і архівну діяльність на підприємстві.

3. Ведення справ і журналів обліку, не передбачених номенклатурою або не зареєстрованих встановленим чином, забороняється.

4. Групування таємних документів за справами здійснюється з розрахунку ведення справи протягом календарного року. Винятки становлять перехідні справи, в яких групуються документи з питань, що потребують вирішення протягом кількох років чи комплексного узагальнення і використання.

5. Формування справ здійснюється за такими ознаками:

а) тематичною – за змістом документів (теми, питання):

б) номінальною – за видами документів (акти, накази);

в) кореспондентською – листування з одним або кількома відомствами, організаціями, установами чи підрозділами.

Допускається формування справ і за іншими ознаками чи за сукупністю ознак.

Документи постійного і тимчасового зберігання групуються в окремі справи. При формуванні справ враховується можливість максимального розмежування доступу виконавців до інформації.

6. Виконані документи по закінченні термінів їх виконання передаються виконавцями особам, відповідальним за спеціальне діловодство, чи виконавцям, відповідальним за ведення окремих справ, для формування їх у справи. Направлення документів до справ здійснюється на підставі резолюції керівників установ або підрозділів підприємства. У справи підшиваються тільки повністю виконані та правильно оформлені документи. Документи у справах розміщуються у порядку їх виконання, за хронологією, нумерацією чи алфавітом.

7. Для ведення справ можуть використовуватися папки-реєстри з механічними замками. У такому випадку в папку перед описом вміщується титульний лист з надписами, аналогічними обкладинці справи. Після закінчення ведення справи з використанням папки-реєстру документи з неї виймаються і брошуруються в обкладинку стандартного зразка.