3. Розробка документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю

1. Встановлення категорії таємності відомостей, що містяться в документах і матеріалах:

   1. Матеріали таємного характеру, перелік яких визначається згідно з Положенням про комерційну таємницю та конфіденційну інформацію підприємства становлять його комерційну таємницю.

Документам і матеріалам, що становлять комерційну таємницю підприємства, присвоюється відповідна категорія (гриф) таємності: “Комерційна таємниця” (скорочено “КТ”).

2. Гриф таємності документів і матеріалів встановлюється виконавцем або керівником, що їх підписує (затверджує), відповідно до цінності інформації та на підставі вимог чинного законодавства і Переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства.

3. Встановлений гриф таємності вказується у правому верхньому куту першої сторінки документа, обкладинки чи титульного листа справ і видань, а також першої сторінки супровідного листа до них. Під грифом таємності вказується номер примірника.

Матеріали, які містять відомості таємного характеру (в тому числі магнітні та оптичні носії інформації, вироби тощо) маркіруються на самому матеріалі чи його упаковці так, щоб маркування було неможливо відокремити без їх руйнування.

4. Гриф таємності супровідного листа присвоюється по вищому грифу таємності відомостей, які викладені в ньому чи в його додатку.

5. Гриф таємності справ, журналів обліку і витягів з таємних документів присвоюється відповідно до категорії таємності відомостей, що в них містяться.

6. У разі невідповідності присвоєного грифу таємності ступеню таємності відомостей, що містяться в документі чи матеріалах, керівникам підрозділів (установ) підприємства надається право його підвищення чи зниження, але тільки тих документів чи матеріалів, що розроблялись їх установами чи підрозділами. Керівнику підприємства надається право підвищення чи зниження грифу таємності на будь-яких документах чи матеріалах підприємства. При цьому на документі (матеріалі) робиться відмітка про зміну грифу таємності, яка завіряється підписом керівника, а в реєстраційних формах робиться відповідний запис. Про зміну грифу таємності повідомляється усім адресатам, яким документ надсилався.

1. Розробка документів і матеріалів таємного характеру.

   1. Документи, в яких містяться відомості таємного характеру, розробляються тільки з питань, що потребують документального оформлення.

   2. Проекти (чернетки) таємних документів складаються в зошитах чи на окремих аркушах паперу, які повинні бути заздалегідь обліковані.

   3. Таємні документи готуються в обмеженій кількості примірників, виходячи з реальних потреб. Вихідні документи в одну адресу виконуються, як правило, у двох примірниках.

   4. Кожний таємний документ повинен мати встановлений комплект реквізитів, які розміщуються відповідно до Інструкції з організації діловодства на підприємстві.

   5. На найбільш важливих документах, що направляються персонально адресатам, проставляється помітка “Особисто”. При необхідності обмеження доступу кола осіб до змісту документа, на ньому вказується, хто з посадових осіб має бути ознайомлений з цим документом.

   6. При наявності документів і матеріалів, що додаються до основного документа, в реквізиті “Додаток” вказується назва кожного з них, їх реєстраційні номери, номери примірників, кількість листів та гриф таємності.

   7. Друкування таємних документів і матеріалів здійснюється виконавцями або особою, відповідальною за спеціальне діловодство, з додержанням правил нерозголошення інформації, що в них міститься.

На зворотній стороні останньої сторінки кожного примірника документа вказується кількість віддрукованих примірників, прізвище виконавця, прізвище друкаря, дата друкування та список розсилки документа.

8. При підписанні керівником першого (чи кількох) примірників документа, на решті примірників нижче реквізиту “Підпис” робиться надпис “Вірно”, вказується посада та прізвище особи, яка його завірила, її підпис і дата підписання документа.

9. Несанкціоноване розмноження таємних документів категорично забороняється. У разі потреби на розмноження дозвіл надається особисто керівником підприємства. При цьому реєстрація і облік копій розмноженого документа виконуються так само, як і його розробка.

Облік розмножених документів здійснюється за примірниками.

10. При необхідності, з дозволу керівників підрозділів (установ), де розроблявся документ, допускається виготовлення витягів із таємних документів. Витяги реєструються як окремі документи. На оригіналі документа обов’язково вказується кількість та номери зроблених витягів, пункти (абзаци), з яких вони виконані, прізвище виконавця, дата.