Додаток № 1 Книга обліку документів, що надійшли до підприємства від правоохоронних органів, судів та інших державних установ

№ п/п	Дата	Реквізити документа	Звідки надійшов документ	Стислий зміст документа	Реквізити службового посвідчення особи, яка доставила документ, його посада, місце роботи, контак­тні телефони, телефони посадової особи, що підписала документ	Дані про виконання або розг­ляд до­кумен­та

3. Інструкція про порядок підготовки, обліку, зберігання та знищення документів, справ, видань і матеріалів, що містять комерційну таємницю підприємства

1. Загальні положення

1. Захист інформації підприємства, яка становить комерційну таємницю, здійснюється на підставі Законів України “Про інформацію”, “Про захист від недобросовісної конкуренціїі”, “Про підприємства в Україні”, Статуту підприємства, Концепції безпеки діяльності підприємства, Інструкції з організації діловодства на підприємстві і забезпечується в порядку, встановленому цією Інструкцією.

2. Захист комерційної таємниці підприємства ґрунтується на веденні спеціального діловодства, яке здійснюється на засадах оптимального поєднання централізованого і децентралізованого принципів обліку, обігу, зберігання та знищення таємних документів і матеріалів. Організація спеціального діловодства покладається на загальний відділ та відповідальних осіб підрозділів і установ підприємства (далі – особи, відповідальні за спеціальне діловодство).

Керівники установ та підрозділів підприємства несуть персональну відповідальність за організацію захист комерційної таємниці у своїх установах та підрозділах.

3. Особи, прийняті на роботу на підприємстві допускаються до роботи з інформацією, документами і матеріалами, що містять комерційну таємницю, тільки після вивчення та перевірки знань цієї Інструкції в частині, що їх стосується.

Особи, посадовими обов’язками яких передбачено ведення спеціального діловодства, допускаються до самостійної роботи тільки після вивчення та перевірки знань цієї Інструкції на підставі висновку, підписаного керівником загального відділу та керівником служби безпеки. Підписаний висновок зберігається в особовій справі працівника.

2. Обов’язки працівників підприємства, які працюють з таємними документами і матеріалами

1. Працівники підприємства, які працюють з документами і матеріалами, що містять комерційну таємницю, несуть перед підприємством передбачену чинним законодавством та Положенням про комерційну таємницю та конфіденційну інформацію підприємства відповідальність за їх збереження, а також за збереження відомостей таємного характеру, доручених їм або які стали їм відомі у зв’язку з виконанням службових обов’язків чи іншим шляхом.

Вони зобов’язані:

• знати та чітко дотримуватись правил спеціального діловодства, встановлених цією Інструкцією;

• бути уважними в роботі з таємними документами та матеріалами, зберігати в таємниці відомості таємного характеру, які стали їм відомі під час роботи чи іншим шляхом;

• рішуче припиняти дії інших осіб, які можуть призвести до розголошення комерційної таємниці або втрати документів, що її містять. Своєчасно інформувати своє керівництво та керівників підрозділу безпеки про виявлені факти втрати таємних документів та матеріалів або виникнення передумов до їх втрати;

• забезпечувати надійне збереження документів, що містять комерційну таємницю, своєчасно здавати в архів або знищувати у встановленому порядку ті з них, потреба в яких минула;

• своєчасно реєструвати, виконувати та підшивати в справи таємні документи;

• приймати та передавати документи та матеріали, що містять комерційну таємницю, тільки за підписом;

• готувати документи таємного характеру дотримуючись порядку, встановленого цією Інструкцією;

• при виявленні нестачі (втрати) таких документів, ключів від приміщень, сховищ, сейфів (металевих шаф), де вони зберігаються, особистих печаток, а також виявленні фактів витоку таємної інформації негайно доповідати безпосередньому керівництву та у службу безпеки;

• на вимогу своїх керівників та осіб, відповідальних за спеціальне діловодство, і співробітників службу безпеки давати усні чи письмові пояснення з приводу порушень правил роботи з документами, що містять комерційну таємницю;

• при тимчасовому вибутті (у відпустку, відрядження, на навчання, лікування тощо) перевіряти наявність таємних документів, що за ними обліковуються. Документи, які підлягають виконанню чи можуть знадобитися в роботі підрозділу, передавати особі, відповідальній за спеціальне діловодство, або іншому виконавцю;

• при звільненні з роботи чи переміщенні на іншу посаду передавати особі, відповідальній за спеціальне діловодство, всі документи таємного характеру та матеріали, що за ними обліковуються.

1. Працівникам підприємства, які працюють з документами і матеріалами, що містять комерційну таємницю, забороняється:

• використовувати інформацію, що містить комерційну таємницю підприємства з будь-якою метою, крім прямого службового призначення;

• ознайомлювати з документами і матеріалами, що містять комерційну таємницю підприємства, осіб які не мають до цього прямого службового відношення;

• виносити документи таємного характеру та матеріали без дозволу керівника підрозділу за межі робочого приміщення;

• залишати безконтрольно на столах, в шафах чи інших місцях документи і матеріали, які містять комерційну таємницю;

• приймати та передавати таємні документи і матеріали без розписки чи відображення в реєстраційних формах обліку;

• знищувати таємні документи чи матеріали будь-яким іншим чином, крім установленим цією Інструкцією.