7. Забезпечення заходів захисту комерційної таємниці і конфіденційної інформації підприємства

В системі захисту інформації на підприємстві передбачається фінансове, матеріально-технічне, наукове та кадрове забезпечення заходів захисту комерційної таємниці та конфіденційної інформації підприємства, яке здійснюється у загальному порядку забезпечення безпеки підприємства.

2. Інструкція про порядок виконання документів, що надходять до підприємства від правоохоронних органів, судів та інших державних установ

1. Загальні положення

1. Інструкція встановлює порядок прийняття, реєстрації та підготовки відповідей на документи, що надходять до підприємства від правоохоронних органів, судів та інших державних установ (далі – документи), у яких запитуються дані і документи про комерційні операції, договори, діяльність підприємства та ін. Метою Інструкції є встановлення єдиного розуміння порядку роботи із зазначеними вище документами, організація своєчасної підготовки відповідей на вказані документи і запобігання прийняттю до виконання фіктивних документів або таких, що не відповідають чинному законодавству.

2. Положення цієї Інструкції ґрунтуються на вимогах Законів України “Про підприємства в Україні”, “Про інформацію” та інших законодавчих актів України.

3. Положення Інструкції поширюються на всіх працівників підприємства, на яких покладено функції по прийняттю, реєстрації та виконанню зазначених документів.

2. Прийняття і реєстрація документів

1. Документи, що надходять від правоохоронних органів, судів та інших державних установ приймаються і реєструються в ________________ підприємства (додаток № 1).

2. Конверти, у яких надійшли документи поштою, зберігаються і додаються до документів при їх направленні до виконавців. У випадку пошкодження конверта, про це робиться запис у поштовому реєстрі.

3. Неправильно оформлені (такі, що суперечать встановленим Кабінетом Міністрів України правилам діловодства) і відправлені не за адресою документи повертаються адресату.

4. При надходженні до підприємства документів, що доставляються кур’єрською поштою, перевіряються повноваження кур’єрів, а в книзі реєстрації зазначається прізвище, ініціали і посада особи, що доставила такі документи.

5. Після реєстрації документи подаються керівнику підприємства або його установи для прийняття рішення.

3. Порядок виконання документів

1. Після розгляду документів керівником, вони у встановленому порядку передаються виконавцям. Як правило, документи повинні бути перевірені в службі безпеки щодо їх достовірності та в юридичному підрозділі щодо законності зазначених у них вимог.

2. У разі, коли для виконання документів залучаються кілька підрозділів, підрозділу прізвище керівника якого стоїть першим у переліку виконавців, надається оригінал документа, іншим – його копії. У цьому випадку відповідальність за остаточне виконання документа покладається на підрозділ, в якому знаходиться оригінал документа. Всі інші підрозділи подають йому необхідні матеріали, інформацію, довідки, висновки, пропозиції тощо.

У всіх підрозділах документи та їх копії підлягають обов’язко­вій реєстрації в книгах обліку документів.

3. Достовірність документів перевіряється:

• порівнянням бланків документів та їх реквізитів з бланками документів, що раніше надходили до підприємства з цієї установи;

• перевіркою чіткості відбитку печатки і підписів, поставлених на документі, порівнянням їх із зразками на попередніх документах;

• перевіркою правильності набору, розміщення та шрифту тексту документа;

• отриманням (по телефону) при необхідності підтвердження факту направлення документа з відповідним запитом до підприємства.

1. Відповідність вимог, зазначених у документі, чинному законодавству забезпечується:

• порівнянням прав наданих законодавством або нормативними актами відповідному державному органу із змістом вимог, викладених у документах, визначенням правомірності запиту щодо змісту, обсягу та належності інформації або документів, що запитуються;

• перевіркою повноважень установи, яка подала запит або посадової особи, що підписала документ, щодо отримання від підприємства інформації або документів.

1. Безпосередні виконавці на підставі поданих з підрозділів матеріалів або самостійно готують проект відповіді органу, що направив документ до підприємства. Підготовлені для відповіді листи візується керівником підрозділу безпеки і керівником юридичного підрозділу. Після цього проект відповіді підписується керівником підприємства або його установи чи одним із їх заступників і направляється адресату.

2. У випадку, якщо законність і обґрунтованість документа викликає сумнів або документ за якихось причин не може бути прийнятий до виконання юридичним підрозділом та підрозділом безпеки готується висновок про відмову у наданні інформації. У висновку зазначається:

• з яких причин підприємство не може надати інформацію (документи) установі. При цьому наводяться відповідні посилання на норми законодавчих або нормативних актів;

• що доцільно зробити, куди звернутись для отримання необхідної інформації (документів), яку додатково надати інформацію (що уточнити, конкретизувати) для того, щоб підприємство надало відповідь.

Висновок підписується керівником підприємства або його установи чи одним із їх заступників і у встановленому порядку направляється адресату.

7. При здійсненні виїмки документів на підставі відповідних постанов правоохоронних органів процедура виїмки здійснюється у порядку, передбаченому Кримінально-процесуальним кодексом України та під контролем співробітника служби безпеки. Розгляд документів (постанови слідчого) про необхідність виїмки здійснюється у порядку передбаченому розділом 3 даної Інструкції.

8. Рішення про надання інформації чи документів установам та організаціям, які згідно чинного законодавства не є суб’єктами, яким надано право витребувати інформацію або документи приймається виключно керівником підприємства.

9. Відповіді на запити правоохоронних органів, судів та інших державних установ виконуються у двох екземплярах, один з яких обов’язково зберігається у підрозділі, який був відповідальним за виконання запиту.