24. Порядок оформления и направления гарантийных писем.

24.1.В соответствии с нормами Гражданского кодекса Республики Беларусь договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершение сделок, если Гражданским кодексом и иными актами законодательства для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Если законодательством для данного вида договора не требуется письменно! (простой или нотариальной) формы, но стороны договорились заключить его простой письменной форме, то договор считается заключенным с момента придания ему простой письменной формы.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного

документа подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством половой, телеграфной, телетайпной, электронной, за исключением факсимильной, связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Республики Беларусь. Т.е. совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ уплата соответствующей суммы и т.д.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законодательством или не указано в оферте.

Одним из вариантов заключения договора и является гарантийное письмо, оно представляет собой предложение заключить договор, и его следует отличать от гарантии как способа обеспечения обязательств.

На гарантийное письмо распространяются требования законодательства, установленные в отношении оферты. Оно должно быть адресовано конкретному лицу (одному или нескольким), содержать достаточно определенное предложение, выражать намерения гаранта, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.

24.2.Гарантийные письма направляются контрагенту в случае, если закупка проведена в соответствии с нормами действующего законодательства и локальных нормативных актов предприятия и филиала, но договор (по объективным причинам) не заключен. Однако это не освобождает лицо, ответственное по договору (сделке) от оформления сделки в соответствии с настоящим Порядком, и в таком случае в гарантийном письме предусматривается строка о дальнейшем направлении в адрес контрагента проекта договора, с указанием срока направления и выраженной просьбой о начале отпуска товаров, выполнении работ, оказании услуг – до заключения договора.

При этом лицам, визирующим и подписывающим гарантийные письма,

необходимо принять к сведению, что в дальнейшем контрагент может отказаться от подписания договора на условиях РУП «Могилевэнерго», что может привести к нанесению предприятию существенного экономического ущерба, который должен возмещаться за счет виновных;

24.3.Гарантийное письмо подписывается директором филиала. Гарантийное письмо визируется: -начальником экономического отдела;

- главным бухгалтером,

- лицом, ответственным за закупку товаров (работ, услуг).

Гарантийное письмо составляется в 2-х экземплярах. Один из экземпляра направляется контрагенту, второй экземпляр,с подписями завизировавших его должностных лиц, храниться в филиале БТС.

24.4. Гарантийное письмо должно быть оформлено на фирменном бланк* филиала и содержать в себе почтовые банковские реквизиты, должно быть заверен* печатью и содержать в себе, как правило, существенные условия договора.

Примечание: существенными условиями договора поставки являются условия о предмете договора, количестве товара, форма и порядок оплаты и условия, предусмотренные актами законодательства как существенные для данного вида договора (в частности, Указ Президента Республики Беларусь от 7 марта 2000 года № 117 «О некоторых мерах по упорядочивании посреднической деятельности при продаже товаров», а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение, в том числе о сроке поставки и цене товар, наличие соответствующей лицензии и т.д.)

Существенные условия договоров на выполнение работ, оказание услуг, как правило, должны содержать условия, аналогичного договору поставки.

24.5.Гарантийное письмо подлежит обязательно регистрации в порядке, предусмотренном для счет-фактур;

24.6.Гарантийные письма (оригинал) сдаются на хранение в бухгалтерию филиала в порядке, предусмотренном для договоров и счетов-фактур. При этом после оформления договора либо счета-фактуры на гарантийном письме лицом, ответственным по договору, делается отметка «Заключен договор №____ от ______ либо получен счет-фактура №___ от____».

Ведущий юрисконсульт В.Д.Дещеня

Могилевское республиканское унитарное предприятие электроэнергетики «Могилевэнерго»

(РУП «Могилевэнерго»)

ФИЛИАЛ БОБРУЙСКИЕ ТЕПЛОВЫЕ СЕТИ

ПРИКАЗ

___________ № ___

г.Бобруйск.

О ведении претензионной работы

и внесении изменений в приказ

от 22.01.2007 № 27

В целях упорядочения претензионной работы в филиале РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети, а также в связи с переходом предприятия на бухгалтерский учет доходов по методу начисления и во исполнение приказа РУП «Могилевэнерго» от 08.01.2013 № 3, -

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в пункт 17 Порядка заключения договоров в филиале РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети, утвержденный приказом от 22.01.2007 №27 (далее - Порядок), изложив его в следующей редакции:

«17. Лицо, являющееся ответственным по договору - с целью исполнения договора, в срок не позднее одного месяца со дня нарушения контрагентом договорных обязательств, обязано обеспечить ведение претензионной работы.

Ответственность за целесообразность и обоснованность предъявляемых требований к контрагенту по договорам на теплоснабжение и потребление тепловой энергии возлагается на заместителя директора по сбыту тепловой энергии, подписавшего договор.

Ответственность за соразмерность и своевременность предъявляемых требований к контрагенту, возлагается на должностное лицо, являющееся ответственным по договору.

17.1.Лицо, ответственное по договору в срок не позднее одного месяца со дня нарушения контрагентом договорных обязательств:

17.1.1.В целях возможности обращения в хозяйственный суд за взысканием неустойки (пеня, штраф) и (или) убытков в одностороннем порядке сообщает контрагенту об отказе от договора, если продукция (работы, услуги) по нему не поставлена (не выполнены, не оказаны) и далее предполагается взыскание неустойки (пеня, штраф) и (или) убытков в судебном порядке, либо предлагает контрагенту двустороннее расторжение договора, если нормами действующего законодательства, либо договором не предусмотрен односторонний отказ.

17.1.2. Составляет и визирует проект претензии (в двух экземплярах) ^ к контрагенту,- с изложением в нем факта нарушения договорных обязательств со ссылкой на конкретные пункты договору сроками исполнения требований по претензии (предоставляя срок для добровольной оплаты не более 20 рабочих дней) и суммой претензии.

17.1.3.Производит расчет суммы претензии в виде Приложения к претензии и передает его главному бухгалтеру.

17.1.4.В обязательном порядке, в виде пояснительной записки, указывает сведения с составлением расчета о наличии либо отсутствии просрочки исполнения обязательств по договору со стороны ГУП «Могилевэнерго» (филиал Бобруйские тепловые). В указанном расчете отражает разницу между суммой неустойки и (или) _Убь1ТКов предъявляемой к контрагенту, и суммой неустойки и (или) убытков к РУП «Могилевэнерго» (филиал Бобруйские тепловые сети), подлежащей, возможному возмещению в пользу контрагента.

17.2. Главный бухгалтер обеспечивает проверку правильности расчета и подписывает расчет суммы претензии.

17.3.Ведущий юрисконсульт (юрисконсульт) визирует текст претензии на предмет ее равномерности, исходя из условий заключенного договора и его исполнения.

В тексте претензии указывается , что Контрагент в обязательном порядке возвращает в адрес филиала РУП «Могилевэнерго» Бобруиские тепловые сети 1 экземпляр претензии, подписанный Контрагентом.

17.4.Претензию и расчет суммы претензии подписывает директор филиала' или заместитель директора по сбыту тепловой энергии, подписавший договор.

Претензия с расчетом неустойки в 2-х (двух) экземплярах направляется заказным письмом с уведомлением в адрес Контрагента.

ГДиКИ осуществляет регистрацию исходящей и входящей корреспонденции по претензиям отдельно от другой входящей и исходящей корреспонденции филиала (к регистрационному индексу документа добавляется индекс « _ПР»).

При получении ответа о признании суммы, неустойки и (или) убытков полностью или частично (подписанный Контрагентом экземпляр претензии иное документальное подтверждение), лицо, ответственное по договору направляет в адрес бухгалтерии филиала оригиналы претензии полученных от Контрагента или иных писем о признании неустойки и (или) убытков - ежемесячно до 9-го числа месяца, следующего за отчетным.

В случае отказа контрагента от добровольного удовлетворения претензии РУП «Могилевэнерго» (филиал Бобруйские тепловые сети), либо если сумма неустойки и (или) убытков за просрочку исполнения обязательств со стороны РУП «Могилевэнерго» (филиал Бобруйские тепловые сети) превышает сумму неустойки и (или) убытков, возможную ко взысканию с контрагента, либо менее ее не более чем на 5 базовых величин, то лицо, ответственное по договору, обязано обратиться к директору филиала с приложением проекта претензии, пояснительной записки, расчета - для окончательного принятия решения о целесообразности предъявления исковых требований к контрагенту ввиду возможности нанесения ущерба интересам филиала РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети.

Во всех остальных случаях, неустойка, проценты за пользование чужими денежными средствами и убытки взыскиваются в обязательном порядке, кроме определенных в подпунктах 17.7 и 17.8 настоящего Порядка.

17.5.Ведущий юрисконсульт (юрисконсульт) обеспечивает своевременную исковую работу в течение 1 (одного) месяца (если сроки осуществления исковой работы не будут продлены директором филиала) со дня представления полного пакета документов лицом, ответственным по договору.

17.6.При достижении положительного результата при проведении

претензионной работы (удовлетворение требований претензии в добровольном порядке) - лицо, ответственное по договору, в течение пятнадцати рабочих дней с момента удовлетворения претензии проводит процедуру закрытия договора в полном соответствии с порядком, предусмотренным настоящим приказом с обязательным визированием отчета ведущим юрисконсультом (юрисконсультом).

17.7.Претензионная работа в филиале РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети ведется при наличии ущерба (убытков) либо возможности взыскания неустойки. В случае если сумма неустойки составляет менее базовых величин, то решение о целесообразности ведения претензионной работы принимает директор филиала.

При этом, в случае не достижения положительного результата по претензионной работе, исковая работа ведется, если сумма убытков превышает 1 базовую величину, а сумма неустойки составляет 3 и более базовые величины на дату оплаты государственной пошлины, за исключением случаев признания неустойки ' и (или) убытков контрагентом, когда они взыскиваются в обязательном порядке.

17.8.В исключительных случаях,

-учитывая объективные обстоятельства приобретения МТР, выполнения работ, оказания услуг, и не достижение положительного результата по претензионной работе, лицо, ответственное по договору имеет право обратиться к директору филиала с просьбой о рассмотрении вопроса о не расторжении договора (контракта), неприменении неустойки к контрагенту, предоставления рассрочки (отсрочки) погашения неустойки к контрагенту, нарушившему договорные обязательства. При этом предоставляются обоснованные материалы, отражающие причины принятого решения, как правило, следующего содержания:

-последствия для филиала РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети не выполнения контрагентом условий договора (непоставки товаров, не выполнения работ, не оказания услуг, просрочки исполнения условий договора, невыполнение иных условий договора). Последствия оцениваются только заказчиком (должностным лицом, заявившим приобретение товаров, работ, услуг), при необходимости и возможности делается расчет ущерба и упущенной выгоды;

-обстоятельства (причины) невыполнения обязательств по договору (как контрагентом, так и филиалом РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети). Данную часть обоснований формирует контрагент (что подтверждается предоставленными им документами, например - отзывом на претензию). Лица, причастные к указанным поставщиком обстоятельствам, анализируют, подтверждают или опровергают информацию контрагента;

-оценка активных действий контрагента (если таковые имелись) по обеспечению выполнения договорных обязательств;

-оценка имевшихся ранее взаимоотношений с контрагентом, в том

числе повторяемость событий (невыполнения договорных условий).

Данная оценка проводится только на основе документального подтверждения фактов;

-оценка долгосрочных партнерских отношений с рассматриваемым

контрагентом как с РУП «Могилевэнерго» ( филиал Бобруйские тепловые сети);

-оценка последствий для филиала РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети выставления претензий и взыскания неустойки (выставление спорных требований; возможность контрагента выставить претензию к филиалу РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети; предъявление претензии к нерезидентам Республики Беларусь с учетом расходов по подаче иска и взысканию предмета исковых требований);

-предъявление претензии к предприятиям и организациям, входящим в состав Министерства энергетики;

-иные, не указанные выше уважительные причины, обстоятельства и обоснования».

2.Должностным лицам, ответственным по договорам, обеспечить наличие в договорах, исходящих из филиала РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети текста следующего содержания -

«При возникновении между Сторонами претензий по исполнению договора, Сторона направляет другой Стороне претензию с расчетом неустойки (2 экземпляра) заказным письмом. Сторона, получившая претензию, в течение 10 рабочих дней обязана ее рассмотреть, подписать и возвратить один ее экземпляр заказным письмом в адрес направившей Стороны.

В случае несогласия с претензией и представленным расчетом, Сторона, сообщает об этом заказным письмом Стороне, направившей претензию.

Датой признания суммы неустойки Стороной, получившей претензию, считается дата получения второй Стороной заказного письма с подписанным экземпляром претензии и расчета».

3.Главному инженеру (ОАСУ) обеспечить внесение изменений в автоматизированную систему делопроизводства и контроля исполнения, обеспечивающих ведение отдельного учета претензионной входящей и исходящей документации.

Срок: до 19.01.2013.

4.Главному инженеру, заместителям директора, начальникам служб (отделов), подчиненных директору, отдельным исполнителям обеспечить представление в бухгалтерию филиала Реестра поступивших за отчетный месяц претензий, подписанных контрагентами (иных документов, подтверждающих признание претензий филиала РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети) по форме приложения к данному приказу.

Срок - ежемесячно до 9-го числа месяца, следующего за отчетным.

5.Контроль за исполнением данного приказа возложить на главного инженера, заместителей директора по курируемым направлениям.

Директор О.И.Ладунько

Ведущий юрисконсульт

__________В.Д.Дещеня

__________2013

Заместитель директора

По общим вопросам

_____________В.П.Бородавко

____________2013

Главный бухгалтер

_____________Н.П.Филипчик

____________2013

И.О.заместителя директора по

Сбыту тепловой энергии

____________П.С.Подзоров

____________2013

10.09.2013.Изучила Порядок заключения договоров в филиале РУП «Могилевэнерго» Бобруйские тепловые сети, который регламентирует порядок подготовки и заключения договоров о материальной ответственности и договоров в части закупок товаров, работ и услуг.

Образцы всех видов хозяйственных договоров разработаны юридическим отделом предприятия и утверждены приказом генерального директора.