2.2 Рекомендации по совершенствованию управления кадрами ооо «Инво-сервис»

Одной из важнейших задач руководителя предприятия является создание дееспособного коллектива сотрудников. Отбор и оценка кадров призваны решить две взаимосвязанные задачи:

• назначение на должности квалифицированных работников;

• нахождение для каждого из них соответствующей его профессиональным данным сферы трудовой деятельности.

Правильное решение этих задач способствует качественному выполнению должностных обязанностей. Кроме высокого уровня компетентности, сотрудники, работающие с клиентами, должны обладать коммуникабельностью и умением строить взаимоотношения с людьми. Благодаря безупречному обслуживанию и послепродажному сервису качественного продукта они создают необходимую репутацию предприятия на рынке и способствуют привлечению клиентов.

По результатам оценки кадровой политики выявлено, что в ООО «Инво-сервис» нет специальной программы по подбору персонала, персонал набирается и отбирается по необходимости. Поэтому очень часто в компанию приходят сотрудники, не соответствующие необходимым требованиям к занимаемой должности, не имеющие понятия о специфике работы в торговле и обслуживании покупателей, что выясняется через месяц – полтора их работы. Именно это послужило одной из причин высокой текучести кадров.

Специфика деятельности компании обусловлена тем, что значительное количество клиентов компании приходят по рекомендации других клиентов. Частая смена продавцов торгового зала отрицательно сказывается на имидже ООО «Инво-сервис» как предприятия торговли.

Предлагается процесс поиска и найма сотрудников сконструировать следующим образом:

1. Определение кадровой стратегии на основе общей стратегии предприятия;

2. Определение кадровой структуры предприятия.

3. Определение задач и должностных обязанностей по каждой должности, описание требуемых результатов и критериев оценки эффективности (успешности).

4. Учет возможного карьерного роста уже имеющихся сотрудников.

5. Составление «профессионального портрета» по каждой вакантной должности.

6. Определение способов поиска кандидата.

7. Подбор кандидатов на должность.

8. Отбор претендентов:

• оценка представленных документов;

• собеседование;

• различные испытания;

• анализ результатов и принятие решения;

9. Подготовка проекта трудового договора.

10. Заключение трудового договора и выполнение всех связанных с наймом формальностей.

1. На основе анализа факторов появления дополнительной по­требности в персонале определить состав вакантных должностей и количество требуемых работников по каждой должности.

2. По каждой вакантной должности разработать должностную инструкцию, содержащую перечень задач, функций, прав и ответ­ственности работника.

3. По каждой вакантной должности разработать личностную спе­цификацию, содержащую требования к работнику, претенду­ющему на данную должность (т.е. составить «идеальную» модель работника)

4. Составить объявления для публикации в средствах массовой информации о наличии вакантных должностей в данной организа­ции (с указанием номера телефона).

5. Разработать структуру резюме и составить резюме на себя либо на вымышленное лицо — претендента на должность.

6. Разработать форму анкеты кандидата на вакантную должность с указанием тех реквизитов, которые, как считают в организации, дадут наиболее полное представление о претенденте еще до лич­ной встречи с ним.

7. Произвести предварительный отбор кандидатов на должности на основании анализа сообщений о них, полученных по телефону, резюме и анкет кандидата на должность, отсеяв тем самым заведо­мо неподходящих людей.

8. Составить письмо-приглашение на собеседование тех канди­датов, которые прошли предварительный отбор.

9. Разработать подготовительные мероприятия для проведе­ния собеседования, включающие, кроме выработки стратегии собеседования, выбор и подготовку помещения, приглашение необходимых сотрудников из других подразделений, руководите­ля организации и т.п.

10. Разработать форму оценочного листа собеседования, кото­рый используется сотрудником отдела управления персоналом в ходе собеседования для кратких пометок, замечаний, касающих­ся кандидата.

11. Провести собеседование, выбрав из участников деловой игры представителей организации и претендентов на вакантные долж­ности.

12. Произвести отбор кандидатов и принять решение о приеме на работу тех из них, которые в наибольшей степени отвечают «идеальной» модели работника по конкретной должности.

Рис. 2.6. Алгоритм организационного проекта по отбору персонала

В ходе проведенного анализа кадровой политики в рассматриваемой компании ООО «Инво-сервис» выявлены определенные недостатки, которые не позволяют организовать рациональную систему отбора и подбора персонала. Для устранения этих недостатков предлагается разработка организационного проекта совершенствования системы отбора и оценки персонала ООО «Инво-сервис» В качестве предложений организационного проекта выступает совокупность действий, объединенная в виде следующего алгоритма, представленного на рисунке 2.6.

Рассмотрим более подробно данный процесс:

Специалисты ООО «Инво-сервис» в связи с имеющимися потребностями и расширением своей деятельности должны произ­вести расчет потребности в персонале. В связи с расширением деятельности ООО «Инво-сервис» появляются вакантные дол­жности и необходимо дополнительно привлечь персонал.

Проследим этапы реализации предлагаемой схемы отбора персонала в изучаемой организации ООО «Инво-сервис».

1. Анализ факторов появления дополнительной потребности в пер­сонале, как было уже сказано выше, должен проводиться логическим путем и при этом определение ва­кантных должностей (в отделах) и количества работников по ним — экспертно-аналитическим или расчетным путем с применением извест­ных методов расчета: по трудоемкости, по нормам обслуживания, по рабочим местам.

2. По вакантным должностям менеджера (специалиста) в отделах ООО «Инво-сервис» должны быть разработаны долж­ностные инструкции, которые содержат основные требования к работе, выполняемой по данной должности.

3. Далее составляется личностная спецификация менеджера (специалиста) каждого отдела — набор требо­ваний, которые предъявляют к работнику в соответствии с данной должностью. Личностная спецификация представляет собой набор стандартных требований к кандидату, приводится в ряде источников и содержит информацию, не­обходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, проведения собеседования.

4. ООО «Инво-сервис» рекомендуется использовать следующие источники поиска и отбора потенциальных работников:

• обращение к своим сотрудникам для поиска возможных кандидатов среди их родственников и знако­мых;

• публикация объявлений в средствах массовой информации;

• в рекламных изданиях;

• с помощью готовых баз данных;

• на ярмарках вакансий и днях карьеры.

В объявлениях необходимо, чтобы содержались требования к работникам по каждой вакантной должности, составленные на основе должностных инструкций, указывался также телефон диспетчера, который принимает звонки.

5. Резюме, как известно, — одно из самых сильных средств самомаркетинга на рынке труда. Их изучение позволит работникам службы управления персоналом произвести предварительный отбор пре­тендентов, которым и должны быть разосланы письма с приглашением придти на собеседование либо проинформировать об этом по телефону.

6. Процедура заполнения анкеты кандидата, по плану руководства ООО «Инво-сервис» пред­шествует собеседованию, поэтому должна быть разработана ее форма. Основная цель составления данной формы — возможность получить максимально полную инфор­мацию о кандидате на соискание вакантной должности специалистов в ООО «Инво-сервис»

7. По указанному телефону с соискателями следует общаться диспетчеру, который выступал бы как бы в роли «фильтра», отсеивающего за­ведомо неподходящих кандидатов. Для первоначального отбора и отсеивания неподходящих по основным требованиям кандидатов, позвонивших в компанию ООО «Инво-сервис» по телефону, следует использовать специальную карточку, в которую заносятся основные сведения о них. В дальнейшем с ее помощью, так же как и с применением резюме и анкеты кандидата, отбираются те лица, которые в дальнейшем будут приглашены на собе­седование.

8. Письмо-приглашение на собеседование, которое высылается отобранным кандидатам, является свидетель­ством того, что кандидат заинтересовал организацию ООО «Инво-сервис», так как его анкетные данные соответствуют тем требованиям, которые предъяв­ляются к работнику по вакантной должности.

9. До проведения собеседования работники службы персонала ООО «Инво-сервис» должны изучить систему мето­дов оценки и отбора претендентов с целью выбора наиболее эф­фективных из них для характеристики отдельных оцениваемых ка­честв человека, а также провести мероприятия по подготовке поме­щения, пригласить нужных сотрудников из других подразделений, разработать этапы проведения собеседования.

10. Руководящий персонал ООО «Инво-сервис», проводящий собеседование, ставит перед собой цели, которые состоят в следующем:

1) оценить способности человека, пришедшего на собеседование к выполнению рабо­ты по конкретной должности;

2) выяснить мотивацию претендента, т.е. почему он желает ра­ботать именно в организации ООО «Инво-сервис»;

3) выяснить, способен ли он подчиняться, понимает ли, что такое субординация, насколько он уживчив, коммуникабелен с другими людьми.

11. Следующий этап отбора персонала — собеседование, в котором участвуют специалисты управления персоналом ООО «Инво-сервис», и специалисты отдела, для которого производится отбор на вакантную должность, руководитель организации, консультант по вопросам отбора персонала, а с другой сторон - претен­денты на должность.

Целью проведения данного собеседования является выбор из дошедших до этого тура тех претендентов, которые наиболее полно отвечают требованиям вакантной должности ООО «Инво-сервис».

12. Завершающим этапом процедуры является проведение отбора кандидатов и принятие решения о приеме на работу тех из них, которые в наибольшей степени отвечают «идеальной» модели работника по конкретной должности.

Таким образом, резюмируем предложения: с целью совершенствования кадровой политики ООО «Инво-сервис» рекомендовано внедрение следующих мероприятий: 1) разработка поэтапного процесса отбора сотрудников; 2) использование метода интервью. Для формулировки требований, предъявляемых вакантной должностью к соискателю (претенденту), разработана «идеальная модель» рабочего места на основе американской методики «План 7 пунктов».

Данные рекомендации следует использовать при построении системы подбора и отбора персонала в ООО «Инво-сервис» Полноценное развитие любой бизнес-структуры невозможно без взаимной лояльности работников и менеджмента. Вне зависимости от ранга в производственной иерархии каждый должен чувствовать свою востребованность, видеть перспективу роста. Ощущая заботу о себе, работник становится как бы членом большой семьи. Очевидно, и уровень его доверия к руководству компании возрастает. А с ним неизменно должна возрасти заинтересованность работника в надлежащем выполнении своих обязанностей и повышение эффективности деятельности, как отдельного работника, так и предприятия в целом.

Грамотный подбор, отбор и расстановка кадров всегда будут способствовать повышению производительности труда работников, т.к., ощущая заботу о себе, чувствуя поддержку предприятия и осознавая четкую зависимость оплаты труда от результатов, работник будет стараться выполнять работу лучше и эффективнее, будет заинтересован в сохранении именно этого места работы. Поэтому оценим эффективность предложенных мероприятий на основании явных затрат и предполагаемого эффекта.