13. 24. Документознавство в системі відносин „діловодство – архівознавство”

Становлення у ХІХ ст. передумов тісної інтеграції діловодства і архівознавства у майбутноьму спричинить появу документознавства.

Нова ситуація, в якій діють учені першої половини XX ст., була пов'язана з необхідністю удосконалення шляхів і методів ведення дослідження. На теоретичному рівні остаточно утверджується переконання в генетичній спорідненості діловодства й архівознавства. Показовою є пильна увага архівістів до проблематики діловодства. Неодноразово питання правильної постановки діловодства в установах виносилися на порядок денний зібрань архівістів, які, до того ж, брали найактивнішу участь в органі­зації курсів підвищення кваліфікації, присвячених удосконален­ню "техніки діловодства". В архівній періодиці часто публікувалися нормативні документи з діловодства. Звичним стало спільне вживання слів "діловодство" й "архівна справа" у назвах директивних постанов влади щодо їх розвитку.Існування тісного зв'язку між діловодством і архівною спра­вою також підтвердив навчальний курс професора Московського державного історико-архівного інституту (МДІАІ) М.В. Вишневського "Теорія і практика архівної справи", який містив розділ "Загальне діловодство". Через кілька років назву розділу було змінено на "Загальне документознавство", а автором нової редакції курсу "Теорія і практика архівної справи” став Костянтин Григорович Мітяєв.Дедалі частіше документи стали аналізуватися відповідно до їхньої основної соціальної функції, заради виконання якої були створені - оперативної дії. Зрештою дослідження документів і систем документування, розпочаті в діловодному й архівознав­чому аспектах, стали виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну під назвою "документознавство". Про це пишуть у своїх роботах А.М. Сокова, Я.З. Лівшиць, М.П. Ілюшенко, В.М. Автократов, С.Г. Кулешов та ін. Основним об'єктом розді­лу виступав управлінський документ. Таким чином, загальне документознавство для К.Г. Мітяєва за змістом було тотожним управлінському документознавству.Співвідношення понять „документ” і „архівний документ”.Документ – це інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі і просторі. Архівний документ – документ, що зберігається або підлягає зберіганню в архіві з метою забезпечення потреби в ретроспективній документній інформації або через його значущість для власника. Класифікація управлінських документів в установі:В установі управлінські до­кументи класифікують за: за видом матеріальної основи та форми носія: традиційні (з паперовою основою) документи; аудіовізуальні документи; електронні документи; за кількістю порушуваних питань: односкладні; складні документи. за особливістю організації обігу: внутрішні; вхідні документи; вихідні документи; за строками виконання: термінові; дуже термінові документи; безстрокові документи. за рівнем доступу, загальнодоступні; докумен­ти для службового користування (ДСК); секретні документи. за юридичною силою: документи, що мають юридичну силу; документи, що не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили чинність);за послідовністю створення: оригінал; ко­пія; витяг документа; дублікат. за строками зберігання: документи постійного зберігання; документи тимчасового зберігання (тривалого - понад 10 років і тимчасового - до 10 років); за належністю до сфери приватного життя та інших сфер життя суспільства: документи особового походження; доку­менти офіційного походження;за рівнем узагальнення інформації: первинний документ; вторинний документ і т.д. Класифікація архівних документів:За строком зберігання: тимчасового; постійного; тривалого зберігання. За правом власності: документи зберігаються в державних, приватних, колективних архівах. За ступенем значущості інформації: документи загальнодержавного та місцевого значення. За ознакою історичних умов і місця виникнення: документи, які утворились на території України в різні періоди часу (док-ти радянського уряду, радянського і незалежності); док-ти утворені за межами України, або укр. походження; док-ти неукраїнського походження які на законних підставах передані Україні. За ознакою доступу: док-ти з відкритим доступом; док-ти з обмеженим доступом; док-ти з таємною або конфеденційною інформацією; док-ти з особливими умовами доступу.

Основною ланкою діловодства і архівознавства є експертиза цінності документів. ЕЦ документів - визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної та практичної цінності документів.Проведення Е. у діловодстві установ спирається на рез-тати детального вивчення напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централіз, децентрал.змішане) а також складу док-ції. В архіві (архів. підрозділі) установи ЕЦ може бути як самост. вид роботи так і частиною комплексу робіт із науково-технічного опрацювання док-тів. Мета-виявлення дублетної інформації. В держ. архівах ЕЦ здійсн. під час первинного розбирання док-тів особового походження та громад., реліг. орг-цій, політ. партій і рухів; наукового описування док-тів у процесі їх упорядкування та перероблення недосконало укладених архів. описів; як самост. вид роботи (цільова експертиза). Ціл. експертиза здійсн. за наявності у фондах великої к-сті справ що не підлягають зберіганню і провод. для ліквідації дублетності.