52.Основні принципи класифікації архівних документів

Класифікація архівних документів здійснюється на рівнях НАФ архівної установи та архівного фонду. Одиницею класифікації у межах архіву є архівний фонд. Класифікацію документів архівного фонду починають із створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді. Але спочатку потрібно розробити схему систематизації документів у межах архівного фонду, відповідно до якої розташовуються справи. Ця схема становить собою перелік класифікаційних одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розподілу документів фонду за цим поділом. У ролі класифікаційної одиниці поділу можуть бути класи, відділи, розділи, рубрики і т.д. Всі етапи поділу повинні бути історично і логічно пов'язані. Процес групування справ фонду треба здійснювати з урахуванням таких класифікаційних ознак: – структурної – для групування справ за їхньою належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли; – хронологічної – для групування справ з урахуванням часу появи документів (рік, місяць, число); – галузевої, функціональної, тематичної – для групування справ відповідно з галузевою належністю і функціями фондоутворювача, а також за тематикою документів; – номінальної – для групування справ за їхньою належністю до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази); – авторської – для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа); – кореспондентської – для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами; – географічної – для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села). Крім того, слід враховувати і такі ознаки, як мова документів, їхній формат, оригінальність чи копійність, матеріал (папір, фотоплівка, відеоплівка, дискета). У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна. В деяких випадках ними можуть бути галузева, географічна, авторська чи інша. Вибір головних ознак обумовлюють особливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілями групування.

95Лексико-стилістичні норми текстів офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів, розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок тощо. Це один з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах XI— XII ст. (Мстиславова грамота 1130 р.), в українсько-молдавських грамотах, українських грамотах XIV та XV ст., українських літописах (офіційні листи, угоди і т. ін.). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному й політичному житті, тексти офіщйно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офіційно-ділового стилю характерні й спільні мовні риси.

Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить під змісту документа, його призначення та способу оброблення. Укріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх опрацювання. Підпис є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.

Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші прояви стандартизації такі:

а) широке вживання готових словесних формул типу у зв'язку з, відповідно до, з метою, згідно з, що спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів;

б) повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат досягнення однотипності вираження думки.

Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.