72 Систематизація документів основні вимоги

Систематизація документів - це процес, у ході якого визначається класифікаційний індекс документа відповідно до його змісту за таблицями конкретної системи документної класифікації Методика :систематизаціі - сукупність науково-обгрунтованих і перевірених практикою прийомів, правил і положень, які використовуються в процесі систематизації документів. Ці правила і положення використовуються при сбробці документів різних видів і будь-якої галузі знання. Вони с загальною методикою систематизації. Правила які стосуються обробки документів з окремих галузей знань, наук тощо, становлять спеціальну методикуПравила спец. методики повністю пов'язані з конкретними таблицями класифікації Вони розглядають зміст і структуру певної галузі знання або циклу науку конкретній класифікаційній системі розмежування з суміжними науками і питаннями, поєднання класифікаційних ознак, основні випадки використання різноманітних прийомів при обробці документів з певних галузей знання й окремих видів їх Зміст спец. Методики, значною мірою залежить від особливостей галузей знань та від потреб установи, для якої вона розробляється.

До процесу систематизації входять кілька операцій, що здійснюють поетапно пов'язані між собою, аналіз об'єкта систематизації; відбір ознак документа для відображення в ПОД; прийняття класифікаційного рішення, оформлення класифікаційного рішення як ПОД; редагування класифікаційного рішення і його оформлення.

33. 57 Нормативно-методична база діловодства:

Процес діловодства за допомогою нормативно-методологічної бази.а саме:1)Законів України; 2)положень,КУ 3)нормативнс-правових актів ПУ.КабМіну України,Ради міністрів АР Крим;

4)інші методичні док-ти.Нормативно-методична база діловодства включає в себе: 1)укази та розпорядження ПУ.постанови та розпорядження Уряду України.які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні; 2)законодавчі акти України у сфері унф-ї.документації та документування; 3)державні стандарти на документацію; 4)уніфіковані системи док-в; 5)класифікатори техніко-економічної і соціальної інф-ї; 6)методичні док-ти з діловодства закладів,організацій,підприємств; 7)правові акти органів виконавчої влади; 8)правові акти нормативного та інструктивного хар-ру.Крім того.архівні установи надають суб'єктам діловодства орг.-метод. допомогу ще вдосконалення та орг-ї діловодства.розробляють та затверджують обов'язкові для виконання всіма підприємствами.організаціями,установами нормативно-правові акти з питань орг-ї док-в у діловодстві.мають право перевіряти ведення діловодства в них вимагати від їх керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

62,Формування реферативних ресурсів в Україні:теоретичні,організаційні,технологічні аспекти:

Інформаційні ресурси(ІР)-це док-ти та масиви док-в в інф-х

системах(бібках,фондах,архівах,банках даних тощо).Серед ІР чільне місце посідає реферативна інф-я,яка є загальноприйнятою формою обміну науковими досягненнями та спілкування вчених в усьому світі.допомагає зорієнтуватися у потоці наукової лі-ри.одержати найновіші відомості щодо наукових досліджень у певних галузях знання. У світі існує велика кількість реферативних видань і в друкованому(РЖ),і в електронному вигляді(бази даних на СD-RОМ,бази та банки даних),перевагою яких є наявність гнучкого пошукового механізму. Реферативні бази даних Всеросійського інституту наукової і технічної інф-ї(ВІНІТІ),які містять описи більше 15млн першоджерел та є доступними для пошуку в інтернеті. Електронний РЖ та РЖ багатогалузевий у друкованій формі.

На основі загальнодержавної реферативної БД 'Україніка наукова",яка є одним з ключових елементів національних інформаційних ресурсів,інтеграційної основи наукової інфосфери України.реалізовано випуск чотирьох галузевих серій Укр.РЖ"Джерело"-це інформаційне видання .призначене для оперативного відображеннязмісту друкованих в Україні наукових видань із природничих.технічних і гуманітарних дисциплін:Сер. 1.Природничі науки.Медицина; Сер.2.Техніка.Промисловість.Сільське господарство; Сер.З.Соціальні та гуманітарні науки.Мистецтво;

СеорАМедицина.Медичні науки.Всі серії УРЖ включено до каталогу передплатних періодичних видань України. До рефереративних видань в Україні входять: РЖ"Агропромисловий комплекс України РЖ'Держава та право

Збірник рефератів дисертацій,НДР та ДКР та ін.

31Документаційне забезпечення управління (ДЗУ)як галузь діяльностідокумейтаційне забезпечення управління - це оргаїїізаційно-методична діяльність,спрямована на створення управлінських документів і моніторингу їх використання в процесі прийняття рішень та реалізації основних функцій управління.Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою - канцелярією. Вневеликих установах цю функцію виконує секретар керівникаустанови.

Основні функції канцелярії установи:

-прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;-оформлення і відправка вихідних документів;-стенографування і друкування документів;-контроль за виконанням документів;-формування справ і здача їх в архів;

-зберігання і забезпечення використання документів;-методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;-підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;-контроль за веденням операцій з документами.Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур'єр та ін.