86 Закони конструювання тексту документа.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми У доказі викладається суть питання. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких

правил.1.Замінювати складні речення простими, що сприяє

прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії вживаються такі синтаксичні конструкції:-з метою подальшого співробітництва... Для висловлення прохання:-Нагадуємо Вам, що...Для підтвердження:-Підтверджуємо...

Уживати синтаксичні конструкції типу:-доводимо до Вашого відомалцо...

4.Уживати інфінитивні конструкції:-Створити комісію...

5. Уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок передує підмету) тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.

1. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: -Наказую... -Пропоную...

2. 7.Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів

1. 8.З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до уваги,

10. Не вживати емоційних виразів.

11. Вживати складноскорочені слова й абревіатури, скорочення слів за загальними правилами: р-н., обл.. канд. Філоя. Наук.

12.Використати форми ввічливості за допомогою слів:

• Шановний...-Вельмишановний...

13. Тон службового документа - нейтральний.

14. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад."фірма просить... Дирекція клопочеться... Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.

15. Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. 17.Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.Всі службові документи формату A4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.

Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про» (про що йдеться в документі).Наприклад: «Про придбання факсимільної техніки », «Про надання приміщення в оренду».

Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал.

91 Ділове спілкування. Види спілкування: вербальне, невербальне. Типи спілкування: індивідуальне монологічне, індивідуальне діалогічне, групове монологічне, групове діалогічне. Ділове спілкування визначається як специфічна форма контактів і взаємодії людей, які представляють не лише самих себе, а й свої організації. Воно включає обмін інформацією, пропозиціями, вимогами, поглядами, мотивацією з метою розв'язання конкретних проблем як всередині організації, так і за її межами, а також укладення контрактів, договорів, угод чи встановлення інших відносин між підприємствами, фірмами, організаціями.Найважливіші види спілкування - вербальне і невербальне. Невербальне спілкування не припускає використання звукової мови, природної мови як засобу спілкування, - це спілкування за допомогою міміки, жестів, через прямі сенсорні або тілесні контакти. Ними є тактильні, зорові, слухові, нюхові та илпі відчуття й образи, одержувані від іншої особи. Вербальне спілкування властиве тільки людині, воно як обов'язкову умову передбачає засвоєння мови. За комунікативними можливостями юно багатше за всі види і форми невербального спілкування, хоча в житті не може цілком його замінити

За типом зв'язків, які встановлюються між учасниками взаємодії, розрізняють монологічне й діалогічне спілкування. Монологічне спілкування характеризується одностороннім спрямуванням інформації. Тобто один із учасників взаємодії викладає свої думки, ідеї, почуття, не відчуваючи при цьому необхідності в отриманні зворотного зв'язку від партнера.

Діалогічне спілкування розглядається, таким чином, як поняття, то має міждисциплінарне значення, адже воно позначає стійкі зв'язки між системами, які зближуються у своїх суттєвих якостях. Учасники діалогічної взаємодії в даному разі мають статус партнерів, у процесі спілкування яких відбувається співпереживання, співучасть.

Стратегія ділового спілкування передбачає постановку певної цілі, яка стимулює волю учасника спілкування, заставляє його діяти усвідомлено, інтенсивно, мобілізувати свої здібності, знання, досвід, уміти підпорядковувати свої сили досягненню цієї мети.

Тактика ділового спілкування передбачає вибір певної моделі поведінки, яка в конкретній ситуації буде найбільш сприятливою у досягненні поставленої мети.

97Лінгвістичні категорії кадрової документації.Кадрові документи не виділяються в самостійну систему документації у зв'язку з їх органічним зв'язком за видами, методами складання, оформлення та зберігання з організаційно-розпорядчими документами.Призначення кадрових організаційно-розпорядчих документів полягає у тому, що вони юридично закріплюють трудові правовідносини громадян з суб'єктами. УСОРД регламентує зміст та форму уніфікованих документів, якими оформлюється приймання на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення , надання відпусток, заохочення, дисциплінарного стягнення.Найважливішим кадровим організаційно-розпорядчим документом *є наказ по особовому складу. Видання наказів по особовому складу обов'язкове у таких випадках: при призначенні робітників .на посаду, звільненні з посади та переміщеннях по службі тощо.Накази по особовому складу готуються спільно відділом (управлінням) кадрів (служби роботи з персоналом) та зацікавленими структурними підрозділами. У встановлених законодавством випадках накази повинні мати гриф затвердження профспілковими органами.У багатьох суб'єктах накази по особовому складу мають традиційну текстову форму. Склад реквізитів такого наказу та порядок їх оформлення визначає ДСТУ 4163-2003. Змістова частина наказу містить визначення розпорядчої дії, прізвище, ім'я, по батькові громадянина (якщо наказ зведений, то прізвища розміщуються в алфавітному порядку), посаду (професію, спеціальність), місце роботи (найменування структурного підрозділу), дату та інші обов'язкові дані (наприклад, умови оплати та характер праці при прийманні на роботу, причина звільнення та ін.). Нижче вказується підстава - найменування документа (документів), відповідно до якого даний пункт включений до наказу (заява, подання, доповідна записка, рішення колегіального органу та ін.) із зазначенням виду документа, дати та автора резолюції. Відсутність у наказі будь-яких необхідних даних знижує його юридичну силу.

36 59 Основні вимога до складання та оформлення управлінських документів. ОРД призначена для оформлення процесів організації управління. Організаційні док-ти - це група дон-ів, які регламентують діяльність організації її структурних підрозділів та посадових осіб закріплюють за ними функції, обов'язки та права на тривалий період. Документ - матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Док-ти з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра -зразка. Кожний док-т складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр - зразок - це модель побудови однотипних док-ів, його реквізити: державний герб; емблема організації чи підприємства; зображення державних нагород; код установи, організації, підприємства за українським класифікатором підприємств і організацій; код форми док-та за українським класифікатором управлінської док-ції; назва міністерства або відомства; повна назва організації, установи чи підприємства - автора док-та; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку; назва виду док-та; дата; індекс; посилання на індекс; місце складання; гриф обмеження доступу до док-та; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст; відмітка про наявність додатка; підпис; гриф погодження; візи; печатка; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця та номер його телефону; відмітка про виконання док-та й направлення його до справи; відмітка про перенесення відомостей на машинний носій; відмітка про надходження док-та. Є два основні види формулярів: з подовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. Реквізити на док-ах залежать від змісту, призначення і способу обробки док-та. ДКУД розроблено у зв'язку із змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД). Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством. Управлінська док-ія - це система документацій, що забезпечує виконання управлінських функцій. ДКУД містить такі класи: 1) організаційно-розпорядча док-ія (код 02); 2) первинно-облікова (03); 3) банківська (04); 4) фінансова (05); 5) звітно-статистична (06); 6) Планова (07); 7) ресурсна(08); 8) торговельна(09); 9) зовнішньо¬торговельна (10); 10) цінноеа (13); 11) док-ія з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (15); 12) з побутового обслуговування населення(17); 13) 6ухгалтерська-облікова( 18); 14) з Пенсійного фонду(20); 15) словниково-довідкова дое-ія (21)

71 Види АСП документної інформації . Для забезпечення різноманітних інформаційних запитів користувачів існують різні іиди наукової обробки документів. і Найчастіше до них відносять: складання БО документів,індексування, анотування, реферування.1. БО - це записана за певними правилами множина бібліографічних даних, що ідентифікують документ. БО дає уявлення про зміст, вид,читацьке призначення, актуальність документа.2.Розкрити зміст документа дає змогу індексування. Суть його полягає у зарахуванні документа до певної групи, класу відповідно до змісту- Кожен клас позначається певним кодом відповідної мови, що призначена для передачі змісту документів з метою подальшого пошуку.3.Існують різні мови, що призначені для передачі змісту документів з метою подальшого пошуку. Виділяють перш за все, такі, де класи

будуються за ознакою галузей знань і позначаються класифікаційними індексами. Визначення такого індексу документавідповідно до його змісту називається систематизацією.4. Зміст документа можна висловити і мовою предметних рубрик. У цьому випадку клас документів позначається кодом короткого формулювання предмета, який розглядається в документі предметними рубриками. Визначення предметних рубрик для документа відповідно до його змісту називається предметизацією. 5. Анотування - це процес складання стислої характеристики документа, його частин або групи документів з погляду призначення, змісту, форми та ін.. особливостей.6. У процесі реферування складають реферат- короткий виклад змісту документа або його частини, який включає основні фактичні відомості та висновки, необхідні для первісного ознайомлення з документом і виявлення доцільності звертання до нього.