73. 7 Організація процесу інформаційно-аналітичного забезпечення потреб споживачів

Порядок організації інформаційного забезпечення потреб споживачів залежить від характеру завдань — стандартних чи нестандартних, — які стоять перед ними.

Доцільним є застосування методу "дерева цілей", коли велика основна проблема (ціль 1-го порядку) розбивається на окремі завдання (цілі 2 го порядку), і т. д., до поділу на найпростіші завдання (цілі п-го порядку). Такий підхід до організації інформаційної діяльності дає змогу спростити проблеми, що стоять перед суб'єктами. Тобто проблему спрощують, пристосовую­чи її до наявних можливостей.

Інформаційні і трудові ресурси впливають на організацію інформаційної діяль­ності. Для вирішення стандартних завдань, як правило, існує інформаційне забезпечення, включаючи комп'ютерні бази даних, а працівники мають досвід розв'язання подібних завдань. Нестан­дартні ж завдання переважно нові. Тому й готової інформації для їх вирішення недостатньо, її треба збирати й обробляти. Відповідно і вища потреба у кваліфікованих кадрах, особливо схильних до не­стандартного способу мислення.

При виконанні стандартних завдань рішення, залежно від масштабу та складності завдання, приймають на підставі суджень або аналітичного підходу, оскільки для цього існує відповідна інформаційна база. При виконанні нестандартних завдань часто відчувається брак необхідної інформації (повної, точної, коректної тощо). Це суттєво обмежує поле дії стерео­типних суджень та аналітичного підходу до прийняття рішень і підвищує роль інтуїтивної інформаційної діяльності та працівників, які здатні нестандартно мислити та виступати експерта­ми з відповідних питань.

Аналіз інформаційних продуктів послуг, що надаються споживачам, їхньої відповідності завданням які ставились на початку інформ. діяльності дає змогу коригувати кількість та якість трудового та ресурсного забезпечення.

Для самого процесу організації інформаційної діяльності велике значення має часовий режим попиту на інформацію, що обу­мовлює вибір однієї з трьох стратегій "інформаційного виробництва":

- постійний обсяг виробництва при постійній чисельності працю­ючих;

- змінний обсяг випуску продукції при постійнім чисельності ро­бочої сили;

- змінний обсяг випуску продукції при змінній чисельності робо­чої сили.

74. 9 Референтська діяльність: основні поняття, їх сутність; функції та роль референта в організації управл

іння

Референт – 1)це службова особа, що є консультантом, доповідачем з певних питань; 2)особа, яка складає або читає реферат.

Реферат – це 1) доповідна будь-яку тему, що складається з огляду літературних та ін. джерел; 2) короткий виклад (перед аудиторією або в письмовій формі) наукової праці, вчення, змісту книги.

Реферувати – читати, викладати реферат, доносити, представляти звіт, пояснення, записку або словесно викладати думку, висновок стосовно справи. Слово „референт” походить від застарілого „референдарій” – 1)особистий секретарі доповідач імператора

2) доповідач в міністерствах.

Ключовими поняттями референтської діяльності є:

Документування управлінської документації – процес створення службових док-тів, змістом яких є управлінська інформація.

Реферування – складаня реферату про що-небудь.

Редагування – опрацювання, виправлення, підготовка тексту рукопису до друку. Коректування – виправлення помилок в готовому тексті.

Написання анотацій – короткої стислої характеристики змісту книги, статті рукопису тощо. Спічрайтерство – підготовка, складання текстів виступів, презентацій, доповідей, промов тощо.

Паралінгвістика – розділ мовознавства який вивчає сукупність невербальних засобів спілкування.

Навички необхідні для секретаря-референта та його обовязки:

• вміти складати док-ти ділового і науково-ділового

характеру (матеріали для доповіді, звіт, висновки, рекомендації, довідки).

• їздити у відрядженння для виконання відповідальних завдань керівника;

• допомагати керівнику підбирати необхідні кадри;

• виступати (а іноді й діяти) від імені свого керівника за його дорученням;

• редагувати чужий рукопис, або текст що готується до друку;

• рецензувати матеріали ділового й наукового характеру в межах своєї компетентності;

• вести протокол засідання, зборів і оформляти його як документ;

• організовувати конференції, збори, презентації, виставки, урочисті вечори;

• викликати довіру в керівника, ні в якому разі не розголошувати виробничі та ін. секрети. та ін.

Знання необхідні референту:

• глибокі знання в соціології; у галузі політології; знання основ економіки;

з правознавства, компетентність з фінансових питань, щодо законодавства ін. країн;

всесвітня істрорія та історія України; знання культурології, історії і сучасної культури, філософії, етики й етикету; знання в галузі церковно-релігійної сфери; В сфері культури мовлення; Знання психології.

Секретар із своїм керівником єдина ланка, тому він повинен прогнозувати усі дії керівника, подавати йому тільки корисну інформацію та розвиватися у межах своєї професії.