72. 6 Суть та основні принципи реалізації інформаційно-аналітичного процесу.

Порядок підготовки аналітичних документів

Інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень. Результат інформаційно аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. Основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу: Повідомляти достовірно, своєчасно та ясно; Своєчасність отримання інформації; Ясність викладення матеріалу.

Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим, доступнішим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил: він повинен мати чітку структуру; Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями; Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів. Викладене у документі повідомлення повинно бути достатньо переконливим.

Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів

1-й етап виконання завдання полягає в загальному знайомстві виконавця з проблемою та з суміжними питаннями. Складається план роботи із зазначенням строків її виконання, визначаються необхідні джерела інформації. На 2-му етапі відбувається визначення термінів і понять, які використовуються в роботі і вживатимуться у підготовлених документах. 3-й етап— збір необхідних фактів. 4-й етап підготовки інформаційно-аналітичних документів полягає у тлумаченні фактів, тобто включаючи й їхню оцінку з метою отримання від їх “переробки” максимуму корисної інформації. На 5-му етапі на підставі тлумачення фактів будується робоча гіпотеза, що являє собою, ключовий етап усього інформаційно-аналітичного процесу. На 6-му етапі роботи здійснюється перевірка однієї чи кількох висунутих гіпотез. Робляться висновки, які виступають засобом перевірки (підтвердження або спростування) гіпотез.

7-й етап - виклад напрацьованого матеріалу. Головне завдання цього етапу — це коректний виклад матеріалу, щоб його зміст однозначно сприймався всіма виконавцями та користувачами.

Однак за певних обставин логічна послідовність прямого порядку може порушуватись і замінятись зворотною послідовністю підготовки інформаційно-аналітичних документів. Суть зворотного порядку полягає в тому, що на перше місце в інформаційно-аналітичному процесі виходить побудова гіпотези, далі починається збір фактів, здійснюється їх тлумачення та робляться попередні висновки. Усі ці етапи реалізуються у прискореному режимі з метою підтвердження або спростування висунутої робочої гіпотези, Якщо висунута гіпотеза в цілому видається правильною, продуктивною, то виконавці вже у прискореному режимі переходять до, прямого порядку підготовки інформаційно-аналітичних документів: складання плану роботи — визначення (корекція) термінів і понять — (до)збір фактів — тлумачення фактів —корекція та доопрацювання гіпотези — висновки — виклад матеріалу

Зворотна послідовність проходження етапів інформаційно-аналітичного процесу дає змогу ефективніше використовувати наявні ресурси і особливо час в процесі організації інформаційної діяльності. За рахунок цього забезпечується своєчасна підготовка потрібних інформаційних матеріалів.