52. Підготовка справ до архівного зберігання

Виконані документи з метою забезпечення їх обміну, зберігання, швидкого розшуку формуються у справи і у встановленому по­рядку передаються до архіву.

Архів - це організація чи її структурний підрозділ, який здійснює прийом і зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.

Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання разом з реєстраційним журналом і контрольно-обліковими картками передаються на зберігання до архіву підприємства через два роки після завершення їх у діловодстві. Справи тимчасового зберігання (до 10років включно) передачі до архіву не підлягають і повинні зберігатись у структурних підрозділах. У виняткових випадках можуть бути передані до архіву за описом або номенклатурою справ. У кінці опису в кожному його примірнику вказують к-сть фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому-передачі справ, а такж ставляться підписи співробітника архіву та особи, що передала.

Підготовка справ до зберігання та використання передбачає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ.

Експертиза цінності документів – це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору док-тів а зберігання. ЕЦ документів здійснюється експертною комісією (ЕК) або державною експертною комісією (ДЕК). Цією комісією встановлюється рівень важливості даних на певному док-ті, а відтак і строк зберігання самого док-та. Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву установи де формується її архівний фонд. ЕЦ документів повинна проводитись щорічно. За результатами експертизи складаються описи справ постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Після закінченя діловодного року в процесі підготовки справ до наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному оформленню працівниками структурних підрозділів що відповідають, які відповідають за ведення діловодства.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове офрмлення справ повному оформленю підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу. Повне оформлення означає виконання таких видів робіт: перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність (із січня до грудня); нумерацію аркушів у справі; складання внутрішнього опису документів; складання підсумкового запису справи; підшивання документів справи у тверду обкладинку; оформленя обкладинки справи.

Справи короткотермінового зберігання підлягають частковому оформленню. Документи в них не підшиваються, аркуші не нумеруються, опис док-тів і підсумковий запис не офрмляється.

Справи передаються до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.

53. Бази даних: класифікація, структура, етапи створення

База даних – це сукупність взаэмозвязаних даних, що зберігаються разом.

Класифікація баз даних: за видом інформації, що зберігається: звукові (аудіо); відео; символьні; графічні; мультиплікаційні; анімаційні; мультивидові (мультимедійні)); за ступенем організації інформації: структуровані, неструктуровані; за типом інформації: документальні (бібліографічні, реферативні, джерельні); фактографічні; лексикографічні (словники; класифікатори та ін.); за характером даних: реферативні; повнотекстові; фактографічні; за тематичною ознакою: багатогалузеві, міжгалузеві, галузеві, вузько тематичні, проблемно-тематичні; за ієрархічним рівнем: національні, галузеві; регіональні, корпоративні; за ступенем інформаційних послуг: ділової інформації; для фахівців; споживчої інформації (навчальна, розважальна); за ступенем реалізації функцій: місцеві, централізовані, комплексні; за приналежністю: державні; приватні, відкриті; з обмеженим доступом користувачів; за ступенем охоплення: персоніфіковані і корпоративні; локальні, інтегровані та розподілені; галузеві, функціональні та цільові.

Організація інформаційних баз даних.

Користування банками даних, введених в ЕОМ, різко прискорює процес отримання інформації з первинної інформації. Комплексна автоматизована обробка інформації забезпечує об'єднання в єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформації з використанням найновішої технології, методології різноманітних процедур по обробці інформації. Створення комплексної автоматизованої системи передбачає використання всього комплексу технічних засобів обробки інформації, перехід до єдиної системи обробки всіх видів інформащї.Всією системою інформації керує, як правило, спеціалізований апарат управління, може містити наступні служби: Обчислювальний центр для обслуговування організації в цілому; центральну службу інформації; інформаційні системи у виробничих підрозділах, які складаються з таких відділів: обробки і аналізу інформації, обробки вхідної і вихідної документації, збереження і видачі інформаційних матеріалів, обслуговування обчислювальної техніки. Деколи є доцільним створювати архівні центри збереження записів, в яких інформація зберігається на оптичних носіях великої ємності і може буті найкоротший термін представлена по запиту через локальну обчислювальну мережу. Вимоги до організації баз даних:

- структура бази даних повинна дозволяти легко розділити її на складові частини, які розміщуються в окремих місцях мережі, забезпечувати простоту доступу до будь-якої підбази, захист від несанкціонованого доступу до тих чи інших даних і високу продуктивність в роботі з даними;

- структура інформаційної баз даних повинна забезпечувати відповідність змісту зовнішньої (документальної) і внутрішньої (комп'ютерної) форми зберігання інформації про об'єкти чи процеси, з якими працює виконавець;

- структура інформаційної бази даних і схема її розподілення по місцях локальної обчислювальної мережі повинна забезпечувати можливість єдиного або одночасного процесу корегування декількох однакових баз даних, або ж заміну скорегованої бази даних одного вузла на всіх інших, зв'язаних з ним єдиною інформаційною мережею;

- структура інформаційної бази повинна виключати дублювання даних при їх використанні різними користувачами і водночас бути зручною для архівування даних.

Структура створення. Ієрархічна модель даних будується на основі принципу підпорядкованості поміж елементами даних і представляє собою деревоподібну структуру, яка складається із вузлів (сегментів) і дуг (гілок). Дерево у ієрархічній структурі упорядковане за існуючими правилами розташування його сегментів і гілок: на верхньому рівні знаходиться один, кореневий (вихідний) сегмент, сегмент другого рівня, породжений, залежить від першого, вихідного; доступ до кожного породженого (крім кореневого) неможливий самостійно, тобто без кореневого сегменту; при вилученні екземпляра кореневого сегмента також вилучаються усі.