50. Документообіг: схеми, середовище функціонування

Організація роботи з документами – це створення необхідних умов що забезпечують рух док-тів, їхнє використання та зберігання.

Документообіг – це рух док-тів з моменту їх створення в установі до відправлення, знищення чи передачі в архів. Але може бути і так, що док-т не створюється в установі а надходить до неї ззовні.

Обсяг документообігу – це к-сть док-тів які проходять через установу протягом одного діловодного року. Діловодний рік триває з 1січня по 31 грудня включно. У звязку з обсягом документообігу будуть визначатися форми роботи з док-ми в установі. Виділяють три основні форми:

Централізована – усі роботи з док-тами виконуються секретарем установи або в головній канцелярії. Така форма властива для установ з амлим обсягом документообігу. Малий обсяг документообігу – 500-600 документів за 1діловодний рік.

Децентралізована – усі роботи з док-ми здійснюються у структурних підрозділах установи. Є характерною для установ з великим обсягом документообігу. Великий обсяг документообігу близько 10000 док-тів за 1 діловод. рік.

Змішана – це форма роботи з док-ми за якої частина операцій з діловими паперами здійснюється у головній канцелярії, а частина – в структуному підрозділі.

Документообіг здійснюється у вигляді потоків док-тів.

Потік док-тів – це сукупність док-тів, які рухаються між пунктами обробки інформації.

Виділяють три основні потоки док-тів:

Вхідні док-ти - це док-ти які надійшли до устаови з інших закладів (листи, факси)

Вихідні док-ти – це ті, які створюються в установі і надсилаються за її межі.

Внутрішні док-ти – це док-ти які не виходять за межі установи.

Основні етапи документообігу: 1) складання і оформлення документа; 2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом); 3) рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів; 4) передача документа на засоби обчислювальної техніки (іншої оргтехніки) і повернення назад; 5) передача документа до архіву. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

51. 60 Контроль за виконанням документів

Завданням контролю за виконанням док-тів є забезпечення їх добросовісного і вчасного виконання. Контролю підлягають зареєстровані док-ти у яких поставлено завдання. Обовязково контролюється виконання законів України, постанов ВРУ, указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України.

Контроль за виконанням док-тів здійснюється таким чином:

1) на док-ті проставляється слово „Контроль” або літера „К”.

2)Діловод, секретар або інша уповноважена особа доводить док-т до виконавців. Виконавцем, або виконавцями є особа чи група осіб зазначених у резолюції чи названих в усному розпорядженні керівника. У разі коли в резолюції названо кілька осіб, то основним виконавцем буде та людина яка зазначена в резолюції першою.

3)Постійне нагадування виконавцеві про строки виконання, набуття інформації про стан виконання док-та (виконує діловод чи секретар установи). На йьому ж етапі може бути інформування керівництва про стан роботи по виконанню документа.

4)У разі потреби підготовка док-та відповіді на док-т який поставлено на контроль.

Після виконання док-ти знімаються з контролю і формується картотека виконаних док-тів.

Для всіх видів док-тів та кожного з них зокрема встановлено такі строки виконання. Строки виконання деяких док-тів:

1) депутатський запит – не пізніше ніж у 15-денний строк від дня його одержання або в інший строк встановлений ВРУ.

2) звернення народного депутата України або депутата місцевої ради протягом 10 днів з дня одержання.

3) термінові телеграми 2-10 днів.

4) док-ти з позначкою „терміново” протягом 7 робочих днів з дня одержання або підписання.

5) всі інші док-ти, якщо на них не проставлено строк виконаня мають бути виконані протягом 30 календарних днів.