47. Державні уніфіковані системи документації. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації

Уніфікована система документації - це створена за єдиними правилами та вимогами система документації.

Державна уніфікована система до­кументації (ДУСД) - це система, призначена для організації процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій, а також їх взаємодію з фіз. та юрид. особами усіх форм власності.

Метою створення державної уніфікованої системи докумен­тації є:

- формування системи управлінської документації;

- реалізація єдиної технічної політики у сфері уніфікації управлінської документації;

- створення умов для організації взаємодії юридичних осіб різних форм власності на основі використання УФД;

- упорядкування інформаційних потоків між органами дер­жавної влади і управління та юрид. і фіз. особами.

Основними завданнями створення ДУСД є:

- встановлення єдиних вимог до порядку розроблення, зат­вердження, реєстрації, ведення та впровадження УФД;

- визначення та встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємопов'язаних техніко-еко-номічних та соціальних показників, що містяться в цих фор­мах.

ДУСД має у своєму складі:

- уніфіковані системи документації, які, з метою розв'язан­ня основних завдань державного управління, сформовано за предметно-функційним підходом;

- державні стандарти України та нормативні документи розробників УСД, які встановлюють загальні вимоги до побудови УСД та процесів розроблення, затвердження, реєстрації, впровадження та ведення УФД;

- перелік міністерств (відомств), підприємств, установ і організацій, що здійснюють уніфікацію документації.

Уніфіковані системи документації складаються з:

- нормативних документів розробників УСД, що встановлю­ють склад, зміст і порядок робіт з уніфікації упр. документів, що входять до складу УСД;

- уніфікованих форм документів – ці УФД, як правило, поєднані з уніфікованими елементами тексту (що включають постійні реквізити) і часто представлені у вигляді бланку документа.

Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів у складі УСД поділяють на такі категорії:

- державні (міжвідомчі) УФД; - галузеві (відомчі) УФД; - УФД підприємств, організацій.

Основним стандартами зі створення УСД є ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів"; ДСТУ 2732-2004 „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення” містить встановлені терміни та визначення понять діловодства й архівної справи.

Розроблення та впровадження уніфікованих систем докумен­тації залишається одним із найважливіших завдань державної політики у сфері управління.

48. Основні реквізити організаційно-розпорядчих документів (за дсту 4163-2003)

Під час оформлювання документів треба дотримуватись головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку чи чистому аркуші паперу. Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим. 02 — зображення емблеми організації або товарного знака (зна­ка обслуговування). 03 — зображення нагород.

04 — код організації. 05 — код форми документа. 06 — назва організації вищого рівня. 07 — назва організації. 08 — назва структурного підрозділу організації. 09 — довідкові дані про організацію. 10 — назва виду документа. 11 — дата документа. 12 — реєстраційний індекс документа. 13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь. 14 — місце складення або видання документа. 15 — гриф обмеження доступу до документа. 16 —- адресат. 17 — гриф затвердження документа. 18 — резолюція. 19 — заголовок до тексту документа. 20 — відмітка про контроль. 21 — текст документа. 22 — відмітка про наявність додатка. 23 — підпис. 24 — гриф погодження документа. 25 — візи документа.

26 — відбиток печатки. 27 — відмітка про засвідчення копії. 28 — прізвище виконавця і номер його телефону. 29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі. 31 — відмітка про надійдення документа до організації від адресата. 32 — запис про державну реєстрацію.

10 — Назва виду доку­мента. Зліва або посередині. Назва має відповідати переліку форм, що їх використо­вують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших доку­ментів, що відповідають організаційно-правовому стату­су організації. У листах назву виду документа не зазначають.

11 —Дата документа. Документ датується днем його підписання, затверджен­ня, прийняття, зареєстрування. На бланках дату ставлять нижче назви документа поряд з реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ скла­дено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 12.07.2003. Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число: 2003.11.01. Це цифровий спосіб оформлювання дати. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати: 17 грудня 2003 року. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 07.09.2003. 03.12.2004. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх прохо­дженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й відправлення його до справи).

12 —Реєстрацій­ний індекс документа. Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, індексу питань діяльності, кореспон­дентів, виконавців тощо. Складові індексу відокремлюються одна від одної право-біжною скісною ряскою: 418/01-13/27 або 45/70/69. Якщо документ підготували дві чи більше організації, то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з цих організацій, їх проставляють теж через риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

16 —Адресат. З правого боку (на відсташ 92 мм) у верхній частині бланка чи чистого аркуша паперу. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, ініцал(н) й прізви­ще, поштова адреса шішеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові та приватні особи. Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їхні назви подаються у називному відмінку: Міністерство внутрішніх справ України Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу назви посади адресата: Голові Державного комітету статистики України Прізвище.

19 —Заголовок до тексту документа. Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, містить короткий виклад змісту доку­мента. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм (28 друко­ваних знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), Його дозволено продовжу­вати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

22 —Відмітка про наявність додатка. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наведено у тексті, фіксують так: Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану постачання за І квартал 2003 р. на 5 арк. в І прим.

2. Графік постачання на П квартал 2003 р. на 2 арк. в 1 прим.

24 — Гриф погодження. Розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23). Розрізняють дві форми погодження документів: • внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи); • зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організа­ціями).

Цей реквізит складається із: • слова ПОГОДЖЕНО (без лапок); • назви посади особи, з якою погоджується документ та назви установи; • особистого підпису; • ініціалу(Ів) і прізвища; • дати погодження. Наприклад: ПОГОДЖЕНО Міністр юстиції України Підпис !ніціал(и), прізвище 09.01.2004

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління

Ощадного банку України

29.02.2004 № З

Якщо зміст документа стосується більше, ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається

25 — Віза. Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза складається з: • назви посади; • особистого підпису; • ініціалу(ів) І прізвища особи, яка візує документ; • дати візування. Наприклад:

Начальник відділу маркетингу

Підпис Ініціал(и), прізвище

20.03.2004

Візу розміщують нижче реквізиту (23), як на лицьовому боці, так і на зворотному останнього аркуша документа.

49. ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації: структура, зміст, практичне значення

Основною метою створення класифікаторів управлінської документації є забезпечення належних умов групування та пошуку документів.

Державний класифікатор управлінської документації є нор­мативним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальним кодовим позначенням. Його використовують під час складання документів всі органи державного і господарсько­го управління та підвідомчі підприємства й організації у процесі виконання управлінських функцій відповідно до чинного зако­нодавства. ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для використання під час роботи з документами - заповнення уніфікованих форм (бланків) документів.

Класифікатор сприяє однозначному визначенню УФД, їх реє­страції, обліку, систематизації, контролю складу, змісту у кож­ному класі документації, організації ведення класів докумен­тації, забезпеченню автоматизованого пошуку документів.

Державний класифікатор управлінської документації містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів і уніфікованої форми документа, призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу.

ДКУД містить такі класи уніфікованої системи документації (УСД) з їх кодовими позначеннями:

- організаційно-розпорядча документація- 02

- первинно-облікова документація- 03

- банківська документація- 04

- фінансова документація - 05

- звітно-статистична документація-06

- планова документація- 07

- ресурсна документація- 08

- торговельна документація- 09

- зовнішньоторговельна документація- 10

- цінова документація- 13

- документація з праці,соціальних питань і соціального захисту населення- 15

- документація з побутового обслуговування населення- 17

- бухгалтерсько-облікова документація- 18

- документація з Пенсійного фонду- 20

- словниково-довідкова документація- 21

ДКУД має три рівні класифікації: клас УСД (клас докумен­тації) - підклас УСД (підклас документації) - УФД (вид номі­налу документа).

На рівні конкретної уніфікованої форми документа, виду но­міналу документа, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, два знаки - код підкласу УСД і три знаки – відповідний реєстраційний номер УФД.

Зміни і доповнення ДКУД зумовлені реорганізацією державного управління, впроваджен­ням чи скасуванням підкласів УСД, окремих УФД за ініціати­вою їх розробників. Наразі Державний класифікатор управлінської документації вимагає внесення змін і доповнень, належної уваги від розроб­ників систем документації, а їх теоретичне освоєння та прак­тичне удосконалення є одним з найактуальніших завдань уп­равлінського документознавства.