44. Функції комунікації

Поняття комунікація як науковий термін походить від лат. communicatio — повідомлення, передача, бесіда, розмова.

Комунікація – це процес двостороннього обміну інформацією, якийведе до взаємного розуміння.

Процес комунікації становить собою процес руху інформації за ланцюгом „відправник інформації – канал – одержувач”.

Соціальні функції комунікації:

функція соціального зв’язку – трактування подій, соціалізація, направлення соціальної активності, формування громадської думки та ін.

функція забезпечення наступності - передача зразків культури; підтримка соціальних цінностей.

рекреативна функція - створення можливостей для відпочинку і розваг.

функція мобілізації - це організація кампаній в політиці, економіці, соціальній сфері та ін.

Психологічні функції комунікації

З точки зору психології виокремлюють такі функції комунікації:

Формування психології — стратегічна, оскільки формує суб'єкт соціальної дії та його психологію.

Інтеграційно-комунікаційна — пов'язана з формуванням загальних емоційно-психологічних настроїв аудиторії.

Інформаційна— забезпечення аудиторії певною інформацією, створює єдину "інформаційну" систему для сприйняття і оцінки подій, які відбуваються в суспільстві.

Соціалізуюче-виховна — сприяє формуванню настанов, цінностей і ціннісних орієнтацій.

Організації поведінки — стимулює напрями конкретних дій.

45. Організація роботи з документами в установі

Організація роботи з документами – це створення необхідних умов що забезпечують рух док-тів, їхнє використання та зберігання.

Документообіг – це рух док-тів з моменту їх створення в установі до відправлення, знищення чи передачі в архів. Але може бути і так, що док-т не створюється в установі а надходить до неї ззовні.

Обсяг документообігу – це к-сть док-тів які проходять через установу протягом одного діловодного року. Діловодний рік триває з 1січня по 31 грудня включно. У звязку з обсягом документообігу будуть визначатися форми роботи з док-ми в установі. Виділяють три основні форми: Централізована – усі роботи з док-тами виконуються секретарем установи або в головній канцелярії. Така форма властива для установ з амлим обсягом документообігу. Малий обсяг документообігу – 500-600 документів за 1діловодний рік.

Децентралізована – усі роботи з док-ми здійснюються у структурних підрозділах установи. Є характерною для установ з великим обсягом документообігу. Великий обсяг документообігу близько 10000 док-тів за 1 діловод. рік.

Змішана – це форма роботи з док-ми за якої частина операцій з діловими паперами здійснюється у головній канцелярії, а частина – в структуному підрозділі.

Документообіг здійснюється у вигляді потоків док-тів.

Потік док-тів – це сукупність док-тів, які рухаються між пунктами обробки інформації.

Виділяють три основні потоки док-тів:

• Вхідні док-ти - це док-ти які надійшли до устаови з інших закладів (листи, факси)

• Вихідні док-ти – це ті, які створюються в установі і надсилаються за її межі.

• Внутрішні док-ти – це док-ти які не виходять за межі установи.

Етапи проходження і створення вихідної кореспонденції є такими: 1) складання проекту док-та; 2) виготовлення док-та 3) погодження док-та 4) підписання та затвердження 5) реєстрація 6) відправлення.

Документи, одержані підприємством, проходять такі етапи: первинна обробка; попередній розгляд, розмітка; реєстрація; розгляд документів керівництвом; направлення на виконання; контроль виконання; виконання документів; підшивання документів до справи.

Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.