32. 41. Архіви - як специфічна інформаційна система

Так як архіви містять документи, а документи – це фіксація інформації, то звичайно вони є складовою інфоресурсів суспільства. Але вони мають певну специфіку, оскільки мають не новітню інфомацію, а ретроспективну, яка потенційно може бути цікавою і/або потрібною для найближчого або далекого майбутнього.

Основна функція архівів – це інформаційне обслуговування науковців-істориків, політиків, дослдіників земельних ресурсів, працівників судів, прокуратури, а також різноманітні інформ. довідки, виконання соц. запитів стосовно матеріальних потреб (зарплата, пенсія, земельно-майнові права, генеалогія тощо).

Специфіка архівів полягає в тому що 1) сукупність документів постійно зростає,

2) неповторність документів (нетиражованість).

Актуальною є проведення ЕЦ, щоб відбирати найбільш інформативні документи які потенційно будуть представляти інтерес в майбутньому. Архівне інформ. середовище складається із фондів установ які постійно поповнюються. Фондова система передбачає генетичний звязок документів, які зберігаються, документів, які надходять. Вона є основною формою організації документів в установах.

31. 42. Експертиза цінності документів та комплектування державних архівів

Основою формування НАФ є ЕЦ документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної та практичної цінності документів. Основні завдання:

- визначення по кожній установі складу документів, що мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років)або тимчасовому зберіганню(до 10 років)

- визначення складу документів що відповідають профілю конкретного держ. архіву, обмеження приймання на зберігання дублетної документації.

- забезпечення повноти складу док-тів кожного фонду.

Кінцевою метою Е. є комплектування кожного держ. архіву повним комплексом док-тів, отже забезпечення повноцінного формування НАФ за принципом: при найменшому фіз. обсязі док-тів найбільша інформ. заповненість.

Проведення ЕЦД вимагає дотримання принципів обєктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принцип обєктивності передбачає оцінку док-тів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів (фондоутворювачів), юрид. сили док-тів, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів), явища, події, процеси, відображені в документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності та комплексності передбачає вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) та док-тів, що вони склали, не ізольовано,а в складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед док-тів інших авторів. Застосування цих принципів ЕЦД дозволяє відтворити істор. умови створення док-тів, установити їх науково-історичне та суспільне значення.

Критерії ЕЦ: критерії походження, критерії змісту, цільове призначення док-та, ступінь збереженості док-тів, критерій зовн.особливостей док-тів.

ЕЦД проводять ЕК. Діяльність ЕК кожної архівної установи регулюється положеннням про них, розробленим на основі типового положення.

Проведення Е. у діловодстві установ спирається на рез-тати детального вивчення напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централіз, децентрал.змішане) а також складу док-ції. В архіві (архів. підрозділі) установи ЕЦ може бути як самост. Вид роботи так і частиною комплексу робіт із науково-технічного опрацювання док-тів. Мета-виявлення дублетної інформації. В держ. архівах ЕЦ здійсн. під час первинного розбирання док-тів особового походження та громад., реліг. орг-цій, політ. партій і рухів;наукового описування док-тів у процесі їх упорядкування та перероблення недосконало укладених архів. описів; як самост. вид роботи(цільова експертиза)Ціл. експертиза здійсн.за наявності у фондах великої к-сті справ що не підлягають зберіганню і провод. для ліквідації дублетності.

Комплектування держ. архіву-це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу док-ми НАФ відповідно до його профілю.організація комплектування держархіву починається з визначення джерела комплектування- юрид. і фіз. осіб, які є утворювачами і/або власниками док-тів НАФ, що підлягають подальшому пердаванню на постійне держ. зберігання на правах держ. власності в обовязковому порядку або на підставі угоди. Для цього укладається список установ, що функціонують в зоні його комплектування і в своїй діяльності утворюють або не утворюють док-ти, що підлягають віднесненню до НАФ.

У різі ліквідації установи – джерела комплектуваня її док-ти зберігає правонаступник, а після закінчення док-ти НАФ передаються до держ. архівів на заг. засадах. Док-ти тимчасового зберігання ліквідованих установ (внесених і не внесених до джерел комплектування держ. архіву), строки зберігання яких вичерпано, виділяються до знищення, док-ти,строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання.

Відбір і зницення док-тів, строки зберігання яких вичерпано; упорядкування док-тів тривалого та постійного зберігання та передавання їх до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.

Від правильності комплектування кожного держ. архіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання.