35. 38 Описання архівних документів: теорія, методика і практика

Вміння описувати архівні док-ти є одним із головних професійних обовязків архівіста. Правила і прийоми описування документів виробляли багато поколінь архівістів. Значний внесок у теорію і практику архівного описування зробили укр. історики й архівісти: І. Новицький, В.Антонович, І. Каманін, О. Грушевський, О. Левицький та ін.,у методику і правила архів. описування: Г. Боряк, Л. Дубровіна, О. Купчинський.

Архівне описування(описування архівних док-тів) - процес створення вторинної документної інфорамції шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформ. характеристик обєкта описування.

Групу док-тів або окремий док-т, що є обєктом описування і розглядається як ціле, наз. одиницею описування. Основними одиницями описуванння є архівний фонд, одниниця зберігання, одиниця обліку, документ.

В ході описування архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру принципів.Принцип адекватності або відповідності інформації описуваному обєкту. Принцип наукової обєктивності та історизму. Принцип наступності та уніфікації. Принцип всебічності та принцип комплексності. Принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів.

Серед головних методів описування виділяють: метод інформаційного аналізу та синтезу- охоплює всі види і типи описування, але починається з описування справ і складання описів. Номенклатурний метод -охоплює лише справи і описи.

Загальний міжнародний стандарт архівного описання включає шість інформаційних зон описання:

1.Ідентифікації даних – найважливіща інформація для ідентифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення док-тів, рівень описування, обсяг)

2.Контексту – інформація про походження і зберігання одиниці описування (назва фондоутворювача, його історія, крайні дати накопичення док-тів, історія зберігання, основне джерело комплетування)

3.Змісту та структури-інформацію про тему і систему організації одиниці опису (анотація, оцінка інформації; її систематизація)

4. Умов доступу та використання – інформація про форму власності, умови доступу та копіювання, мову фізичний стан док-тів;

5. Інформації про споріднені док-ти – відомості про док-ти, які мають суттєве відношення до обєкта описування (місцезнаходження оргигіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даних документів);

6.Приміток – додаткова інформація, не прийнятна для жодної іншої зони.

Таким чином архівне описування закладає підвалини доступу до архівних док-тів, створююючи умови для користування ними та допомагає у вирішенні важливого соц. завдання сусп-ва –реалізації права людини на інформаці.

36. 39 Довідковий апарат державних архівів: структура, зміст, завдання

Важливою суспільною функцією архівних установ є створення доступу до інформації, що міститься в документах НАФ України.

Реалізація доступу до відомостей, що містяться в документах НАФ України, відбувається через довідковий апарат, тобто комплекс взаємопов'язаних архівних довідників, призначений для розкриття складу і змісту архівних документів. Довідковий апарат утворюється кожною архівною установою. Його побудовано відповідно до структури НАФ.

Основні вимоги до довідкового апарату: забезпечення багатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатність для документів з різними носіями, застосування уніфікованої методики складання архів. довідників.

Довідковий апарат має чітку типо-видову структуру, яка розвинулась від інвентарних описів до електронних довідників. Типо-видова структура – організований комплекс архівних довідників відповідно до функцій що вони виконують (горизонтальний рівень) та ієрархії комплексів док-тів (вертикальний рівень). Існують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, архівний каталог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд док-тів, анотований реєстр описів.

Інформаційно-пошукову функцію виконують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, анотований реєстр, путівник, система каталогів архіву, огляд, покажчик. Такі довідники як фондовий каталог та опис виконують як облікову так і інформаційно-пошукову функцію.

Залежно від представлених у довідниках документних комплексів усі архів. довідники поділ. на: 1.міжархівні –-ЦФК, путівники по архівах, тематичні путівники та огляди. 2.міжфондові –список фондів архіву, путівник по фондах, каталоги та ін. 3. внутріфондові –аркуш фонду, архівний опис та ін.).

Архівний каталог – архівний довідник в якому інформацію систематизовано відповідно до певної схеми класифікації. Систематичний представляє інформацію за галузями знань, тематичний складається за однією темою, хронологічний містить інформацію систематизовану за послідовно розміщеними періодами часу. Предметний каталог містить вторинну інформацію архіву у вигляді назв предметів, явищ, розташованих валфавітній послідовності. Іменний каталог містить вторинну фнормацію архівів про осіб, які є авторами док-тів або згадуються в док-тах і становить собою перелік прізвищ, імен, прізвиськ, псевдонімів розташованих в алфавітному порядку. Географічний каталог містить інформацію про географічні та топографічні обєкти (моря, ріки, озера, міста тощо).

Путівники містять інформацію про склад та зміст усіх фондів архіву. Анотовані реєстри описів розкривають склад і зміст документів фонду за його описами. Покажчики містять додаткові відомості про док-ти, полегшують користування довідниками, допомагаючи швидко отримати всі наявні у довіднику всі відомості про док-ти. Архівні огляди включають систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів док-тів з джерелознавчим аналізом.

Отже, кожен вид архів. довідника створюється для виконання певних функцій (облікових або інформаційно-пошукових), на певних рівнях комплексів док-тів (НАФ, групи архівів, архіву, фонду, справи). Відтого наскільки широко представлені інформаційні ресурси фондів залежить підвищення рівня інформаційних можливостей архівних зібрань.