29. 37 Класифікація управлінських документів

Класифікація документів є ключовим питанням теорії загаль­ного документознавства. Термін "класифікація" означає поділ предметів, явищ, понять за різними ознаками на класи, підкла­си, види, підвиди і т.д.

Н.М. Кушнаренко класифікує документи за інформаційною (характер знакових засобів, мірність запису інформації, призначення для сприйняття та ін.), матеріальною (матеріальний носій інформації, матеріальна конструкція носія інформації) скла­довими документа та обставинами його побутування в зовнішньо­му середовищі (регулярність виходу у світ, послідовність появи у світі, місце походження).

Г.М. Швецова-Водка класифікує документи за особливостями но­сія інформації (матеріал носія інформації, форма і спосіб запису інфор­мації, матеріальна конструкція носія інформації, канал сприйняття та ін.) і знакових засобів фіксації та передачі інформації (характер знакових засобів передачі інформації, характер мовної системи, якою пе­редано інформаціюта ін.).

В установі управлінські до­кументи класифікують за:

за видом матеріальної основи та форми носія: традиційні (з паперовою основою) документи; аудіовізуальні документи; електронні документи;

за кількістю порушуваних питань: односкладні докумен­ти, що містять інформацію щодо одного певного питання; складні документи, які містять інформацію щодо двох і більше питань;

за особливістю організації обігу: внутрішні документи, що стосуються внутрішніх питань установи і не виходять за її межі; вхідні документи, що підлягають реєстрації та не підлягають реєстрації; вихідні документи;

за строками виконання: термінові документи, що викону­ються у строки, встановлені законом, відповідним правовим ак­том, керівником, а також документи із позначкою "терміново"; дуже термінові документи; безстрокові документи, які вико­нуються в строки, визначені керівництвом підприємства (органі­зації, установи, фірми);

за рівнем доступу, загальнодоступні документи; докумен­ти для службового користування (ДСК), що містять конфіден­ційну інформацію; секретні документи, тобто такі, які містять таємну інформацію;

за юридичною силою: документи, що мають юридичну силу; документи, що не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили чинність);

за послідовністю створення: оригінал - примірник служ­бового документа, що перший і єдиний набуває чинності; ко­пія - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випад­ках - деяких зовнішніх ознак; витяг документа - засвідчена копія частини тексту службового документа; дублікат - повторно оформлений службовий документ, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу;

за строками зберігання: документи постійного зберігання; документи тимчасового зберігання (тривалого - понад 10 років і тимчасового - до 10 років);

за належністю до сфери приватного життя та інших сфер життя суспільства: документи особового походження; доку­менти офіційного походження;

за рівнем узагальнення інформації: первинний документ; вторинний документ і т.д.

Зміст документів є підставою для об'єднан­ня видів документів у класи управлінської документації.

Найзагальнішим є поділ систем документації на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.

Базові системи документації - це сукупність систем доку­ментації, що утворилися в результаті функціонування сфер суспільства, як економіка, політика, культура. До базових належать: наукова; виробничо-експлуатаційна; навчальна; економічна; громадсько-політична; судова; законодавча; військово-оборонна; органів внутрішніх справ країни; цивільно-реєстраційна; системи охорони здоров'я.

Інфраструктурні види документації - це ті системи докумен­тації, які функціонують в кожній сфері соціаль­ної діяльності. До інфраструктурних систем документації на­лежать: управлінська, нормативна, інформаційна.

Дисциплінарні системи документації - це системи докумен­тації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і за змістом відповідають певній науковій галузі знань. Групування документів у межах блоку проводить­ся згідно з поділом наукових дисциплін на три цик­ли: технічний, гуманітарний, природничий.