27. 35.Керування документаційними процесами за кордоном

Керування документацією - це наукова дис­ципліна й організаційна функція керування документами з ме­тою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства.

Якщо у вітчизняній науці і практичній діяльності установ вживання поняття "керування документацією" ще не набуло широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію становлення.

Історично термін "керування документацією" зароджується в Сполучених Штатах Америки, витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр.

Першим, хто розробив національний стандарт із керування документацією став На­ціональний архів Австралії (НАА). Австралійська асоціація керую­чих документацією та адміністраторів є активним розробником стандартів, засновником/ співзасновником таких періодичних, серійних видань, як щоквартальник “Records Management”, “Quarterly”, “Оffice”, “The Record”. Cпоріднені тематично до них часописи "Information and Records Management”, "Аmerscan Archivist”, публікації яких присвячені правовим, нормативно-правовим, технологічним проблемам роботи з доку­ментацією, соціальним аспектам її організації, освітнім програ­мам у галузі керування документацією.

Провідними міжнародними організаціями з керування доку­ментацією є Міжнародна рада архівів, Міжнародна феде­рація з керування документацією та Міжнародна рада з керування документацією. Метою їх діяльності стало поширення ідей КД, проведення теоретико-фундаментальних, науково-технологічних досліджень у цій галузі знань, коорди­нування діяльності національних структур, задіяних у сфері керування документацією, задля обміну інформацією, поширен­ня передового досвіду.

Тісна співпраця міжнародних організацій із керування документацією між собою та спорід­неними організаціями, напр. з ЮНЕСКО привела до прийняття Програми в галузі керування документа­цією та архівами (RAMP – Records and Archives Management Programmer. Міжнародна федерація з керування документацією спільно з Міжнародною радою архівів створили об'єднаний комітет із керування документацією.

2001 р. було завершено роботу над першим міжнародним стандартом із керування службовою документацією - ІSО 15489-2001 "Інформація та документа­ція. Керування документацією".

Основною сферою застосування стан­дарту є робота з документами у різних галузях економіки.

28. 36. Управлінське документознавство як наука та навчальна дисципліна

Історичні передумови розвитку документознавства почали складатися ще в XIX ст. - першій половині XX ст. У працях М.Л. Магницького, М.В, Варадінова, В.О. Вельдбрехта, Ріхтера та ін., узагальнюються результати практичного діловодства, розробляються початки його теорії. Спільним для них був об'єкт дослідження –управлінський док-т.

У результаті співпраці Всесоюзного державного інсти­туту техніки управління та Українського державного інституту раціоналізації управління з'я­вилися правила організації архівної частини діловодства в уста­новах, проект загальних правил документації та доку­ментообігу, що передбачали впровадження єдиної схеми організації діловодства в управлінні, перші результати уніфі­кації форм документів найвищого рівня - стандарти. Помітним осередком розвитку документознавства трива­лий час була кафедра історії державних закладів і діловодства Московського державного історико-архівного інституту. Для становлення та розвитку док-ва особливою подією стало відкриття Всесоюзного науково-дослідного інституту док-ва та архівної справи (ВНДІДАС). Впродовж 1990-2000 рр. відбулось становлення док-ва як наукової та навчальної дисципліни. Провідною науковою установою в галузі ДМ, УпрДМ став УНДІАСД.

Управлінське док-во – це наукова дисципліна, яка розробляє теорію упр. док-та, вивчає його походження та розвиток, створення та функціонування. Об'єктом управлінського документознавства є управлінсь­ка документація, а також середовище її створення та функціо­нування. Предметом управлінського документознавства є еволюція і зміст характеристик управлінської документації, закономірності її створення та функціонування у динамічному стані на різних етапах розвитку людства.

Завдання Упр.ДМ: 1)дослідити історію упр. док-та; 2)розробити загальну теорію упр. док-та; 3) визначити принципи і методи вивчення управлінського до­кумента; 4)з'ясувати місце і роль управлінської документації у суспільстві; 5)охарактеризувати основні етапи розвитку УпрДМ як виду спеціального док-ва; 6)проаналізувати найважливіші засади управ­лінського документознавства; 7)розкрити місце та функції Упр.ДМ серед інших дисциплін документально-комунікаційного циклу.

Методи УпрДМ: загальні (філософські) методи - методи формальної логіки, діалектики; загальнонаукові методи - метод конкретних досліджень, кількісні методи; загальногуманітарні методи - ге­нетичний, типологічний, системний, статистичний та ін. методи); спеціальні методи - текстологічні, джерелознавчі та ін. методи.

Вибір методів зале­жить від дослідницького рівня: емпіричного (емпірично-теоре­тичного) чи теоретичного. Для емпіричного рівня документознавчих досліджень властиві методи спостереження, описування, вимірювання, аналізу та синтезу; теоретичного - генетичний, типологічний, системний, структурний, функційний, аксіоматичний, гіпотетико-дедуктивний ме­тоди, методи сходження від абстрактного до конкретного, єдності логічного й історичного, моделювання, абстрагування тощо.

Упр. ДМ як галузь знань тісно по­в'язане з ін. наук. та навч. дисциплінами, у першу чергу з тими, що вивчають історію, теорію документа, сферу практичної роботи з документами - діловодством і архівістикою, з тео­рією загального документознавства, а також з теорією і практикою управління, психологією управлін­ня, соціологією управління тощо. Упр. ДМ має зв'язки з інформатикою. УпрДМ має зв'язок з теорією комунікації. Тісний зв'язок управлінського документознавства з різними галузями права —конституційним,інформаційним,ад­міністративним, міжнародним та ін. Також Упр. ДМ має зв'язки з архі­вознавством, з історичним джерелознавством, зі спец. істор. дис­циплінами - археографією, герменевтикою, дипломатикою, па­леографією, сфрагістикою, текстологією та ін., які виявляються при дослідженні історичних управлінських документів.