Контрольні запитання

1. Як Ви розумієте посередницьку діяльність банку?

2. Які посередницькі операції на фондовому ринку може виконати банк?

3. Які операції здійснює банк на основі договорів комісії, доручень та

емісійної угоди?

4. У чому полягають дії внутрішнього аудитора при перевірці посе­редницької діяльності банку на фондовому ринку?

5. Які посередницькі операції банку на ринку цінних паперів підлягають особливо ретельній перевірці з боку внутрішнього аудитора?

Дискусійне питання

У результаті перевірки було виявлено, що працівники банку стягували з клієнтів плату за проведення операцій щодо купівлі цінних паперів на основі договору комісії на рівні значно нижчому, ніж встановлені у банку тарифи. Як з'ясувалося згодом, клієнт перебував у родинних відносинах з працівниками банку, відпо­відальними за здійснення цієї операції. До яких дій повинен вдатися внутрішній аудитор виявивши такий факт?

5.5. Внутрішній аудит операційної діяльності банку

Операційна діяльність банку - це діяльність щодо розрахун­ково-касового та депозитного обслуговування клієнтури. Операційна діяльність спрямована на якісне обслуговування клієнтів шляхом удосконалення технології здійснення банківських операцій, розши­рення переліку та видів послуг, а також впровадження нових методів роботи з клієнтами.

Операційна діяльність банку пов'язана з:

• проведенням розрахункових операцій в національній валюті;

• здійсненням платежів в іноземних валютах по експортно-імпортних операціях клієнтів;

• організацією готівкового обороту, контролем за дотриман­ням клієнтами - юридичними особами касової дисципліни відповідно до чинного законодавства;

• обліком та зберіганням грошових коштів та банківських цінностей;

• формуванням та наданням звітності щодо рахунків клієнтів та касових оборотів банку;

146

• відкриттям та обслуговуванням поточних та депозитних

рахунків тощо.

Завданням внутрішнього аудиту під час перевірки діяльності

банку є:

• ознайомлення з внутрішніми положеннями банку щодо організації операційної діяльності;

• перевірка дотримання працівниками банку чинних інструкцій та технологічних карт на розрахунково-касовс обслуговування клі­єнтів (за відсутності технологічних карт аудитор має сприяти їх

розробці^):

• перевірити достатність контролю за здійсненням операцій;

• проаналізувати ефективність операційної діяльності банку;

• визначити можливі ризики та їх вплив на подальшу діяльність

банку.

У процесі виконання операцій з розрахунково-касового обслуго­вування клієнтів беруть участь менеджер, оператор та виконавець.

Менеджер - це працівник операційного відділу, який працює безпосередньо з клієнтом, приймає у нього усі необхідні документи та надає йому інформацію про послуги та умови їх надання.

Оператор - це працівник, однією із функцій якого є виконання документів у повному макеті протягом операційного дня банку.

Виконавець - це працівник банку, який на підставі первинних документів оформляє розпорядження на виконання проводки в операційному дні банку.

Розрахунково-касові операції можна поділити на такі основні

групи:

• видаткові та приходні у безготівковій формі;

• видаткові та приходні у готівковій формі.

Проведення безготівкових розрахунків - цс зарахування або списання коштів з рахунків клієнтів.

Зарахування (списання) коштів на рахунки клієнтів у порядку безготівкових перерахувань.

Документ, складений клієнтом банку або його контрагентом, надходить до банку поштою, надається безпосередньо або через сис­тему "КлієшчБанк". На цьому етапі менеджер виконує наступні дії:

• приймає паперовий документ та перевіряє правильність його складання відповідно до чинної інструкції;

• звіряє підписи та відбиток печатки на документі з карткою зі зразками підписів та відбитком печатки;

147

• визначає законність здійснення операції згідно з чинним законодавством;

• перевіряє можливість сплати документа відповідно до за­лишку на поточному рахунку клієнта;

• аналізує картотеку несплачених в строк документів даного клієнта та визначає можливість сплати наданого документа відпо­відно до черговості платежів.

Якщо документ не відповідає вимогам щодо оформлення розрахункових документів або через відсутність коштів на рахунку клієнта неможливо виконати платіж, документ повертається клієнту з чітким поясненням того, чому він не приймається банком;

• вводить числові показники документа;

• вводить код платежу;

• перевіряє правильність наданих клієнтом реквізитів отриму­вача коштів. Якщо реквізити отримувача вказані невірно, то документ повертається клієнту;

• підписує документ та ставить штамп про його прийняття;

• передає документ оператору.

Оператор обробляє паперові документи, які надійшли в банк протягом операційного часу або після його закінчення, при цьому оператор виконує такі дії;

• перевіряє наявність на документі підпису та штампу менеджера;

• вводить усю необхідну інформацію в операційний день банку. Якщо після вводу всі числові показники співпали, то документ вважається проведеним, якщо ні - документ повертається менеджеру;

• передає документи для підшивання до документів дня. Уповноваженою особою контролюється рівень першочерговості

проходження платіжного документа по кореспондентському рахунку

Головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера або інша уповноважена керівництвом особа, визначає коли та в якій послідов­ності платежі будуть направлені до розрахункової палати. На цьому етапі працюють тільки з електронними документами.

Видача коштів юридичній особі готівкою здійснюється у такій послідовності (рис. 3.12).

148

Оформлення видаткових касових документів

Перевірка правильності заповнення - менеджер

Перевірка законності операції - менеджер

Введення документів в операційний день - контролер

Другий контроль -контролер

Перевірка видаткового касового документа

Видача коштів клієнту

Кінець операційного дня

Звірка видаткового касового журналу з касою

Документи дня

Проведення операції по рахунку

клієнта

Рис. 3.12. Схема видачі юридичній особі коштів готівкою.

149

Документи з видачі оформлюються та надаються безпосередньо клієнтом відповідно до чинної інструкції. Документ приймає менед­жер, який виконує такі дії:

У перевіряє правильність оформлення документа; </ звіряє підписи та відбиток печатки на документі з карткою зі

зразками підписів та відбитком печатки; У перевіряє можливість сплати документа відповідно до залишку на

поточному рахунку клієнта; У аналізує картотеку несплачених у строк документів даного

клієнта;

У визначає можливість сплати платіжного документа відповідно до черговості платежів. Якщо документ не відповідає вимогам оформлення розрахункових документів або через відсутність коштів на рахунку клієнта неможливо виконати платіж, документ повертається клієнту з чітким поясненням того, чому він не приймається банком;

У визначає законність здійснення операції;

У звіряє документ з касовою заявкою та планом виплати заробітної плати, наданих клієнтом. Якщо клієнт не дотримується правил отримання готівкових коштів або операція не відповідає вимогам чинного законодавства, документ повертається клієнту; У підписує документ; У передає документ контролеру.

До сплати приймаються документи, які надійшли менеджеру до закінчення операційного часу.

Після цього контролер перевіряє документи клієнта. При цьому він виконує такі дії:

У перевіряє наявність на документі підпису та штампу менеджера; У перевіряє правильність оформлення документа; У звіряє підписи та відбиток печатки на документі з карткою зі

зразками підписів та відбитком печатки;

У звіряє номер чека з номерами, зазначеними в картці, зі зразками підписів та відбитком печатки. Якщо контролер знаходить помил­ки в оформленні документа, він повертає документ менеджеру та повідомляє йому причини повернення;

У вводить всю необхідну інформацію в операційний день банку; У реєструє документ у касовому журналі по видатках; У підписує документ; У передає документ до каси.

150

На цьому етапі здійснюється видача клієнту готівкових коштів з каси банку на підставі оформленого документа. При цьому касир: У перевіряє наявність підписів контролера і менеджера на документі

та їх відповідність наявним зразкам; / перевіряє правильність оформлення документа та наявність

підпису отримувача коштів; У підписує та видає готівку; У акцептує документ в операційному дні банку.

Надходження інформації в АРМ (автоматизоване робоче місце). На цьому етапі документ надходить в операційний день банку через систему АРМ НБУ.

За проходження документа відповідають працівники, які суп­роводжують роботу АРМ з технічного боку та АРМ-оператора.

Перевірка правильності зарахування коштів на рахунки

клієнтів:

У за допомогою програмного забезпечення перевіряється пра­вильність визначення отримувача коштів. Якщо усі числові показники не збігаються, то сума зараховується на рахунок нез'ясованих сум;

У перевіряється тотожність назви отримувача коштів, яка вказана в кредитовому документі, та власника рахунку. Якщо назви не збі­гаються, то сума зараховується на рахунок нез'ясованих сум. Якщо усі результати перевірки були позитивні, то сума зарахо­вується на рахунок отримувача коштів.

Менеджер разом з випискою по рахунку передає клієнту копії документів, на підставі яких було зроблено зарахування на рахунок. Надходження коштів на рахунки клієнтів готівкою Схему надходження коштів на рахунки клієнтів готівкою наведено на рис. 3.13.

Документи по приходу оформлюються та надаються безпосе­редньо клієнтом відповідно до чинної інструкції. Документ приймається менеджером, який:

У перевіряє правильність його заповнення. Якщо документ не відпо­відає вимогам оформлення розрахункових документів або опера­ція не відповідає вимогам чинного законодавства, то документ по­вертається клієнту з чітким поясненням причин того, чому він не приймається банком; У підписує документ;

У передає документ контролеру. До зарахування приймаються документи, що надійшли менеджеру до закінчення операційного часу.

151

Клієнт

Заповнення прибуткових касових документів

Перевірка правильності заповнення - менеджер

Введення документів в операційний день - контролер

Заповнення прибуткового журналу

Перевірка прибутково­го касового документа

Прийняття коштів від клієнта касиром

Документи дня

Звірка прибуткового касового журналу з касою

Зарахування на рахунок клієнта

Рис. 3.13, Надходження коштів на рахунки клієнтів готівкою

152

Обробка документа

Обробка документа здійснюється контролером, який: / перевіряє правильність його заповнення. Якщо документ не відпо­відає вимогам оформлення розрахункових документів, то він повертається менеджеру з чітким поясненням причин його повернення;

J реєструє документ в касовому журналі по приходу; У вносить усю необхідну інформацію в операційний день банку; / підписує та передає документ до каси. Безпосереднє прийняття коштів

На цьому етапі клієнт вносить готівкові кошти до каси банку на підставі оформленого документа,

При цьому касир:

/ перевіряє правильність його заповнення. Якщо документ не від­повідає вимогам оформлення розрахункових документів, він повертається контролеру з чітким поясненням причин його повернення; / перевіряє наявність підписів контролера і менеджера на документі

та їх відповідність наявним зразкам; •/ перевіряє наявність підпису клієнта, який здає кошти; / отримує кошти; / підписує та акцептує документ в операційному дні банку.

Під час внутрішньої аудиторської перевірки розрахункових операцій аудитор повинен перевірити дотримання підрозділами банку вимог Інструкції НБУ "Про відкриття банками рахунків у націо­нальній та іноземній валюті", затвердженої постановою Правління НБУ № 527 від 18.12,98 р. із змінами та доповненнями та Інструкції НБУ № 7 "Про безготівкові розрахунки у господарському обороті України", затвердженої постановою Правління НБУ № 204 від 02.06.96 р, із змінами та доповненнями.

При перевірці організації безготівкових розрахунків аудитор керується відповідними внутрішніми положеннями. Аудитори повинні звернути особливу увагу на: S систему безпеки та захисту документообігу; / своєчасне оформлення документів та проведення їх по відповідних

рахунках клієнтів;

S своєчасне проведення грошово-валютних операцій; S наявність фактів затримки платежів.

Своєчасність здійснення платежів по рахунках клієнтів має надзвичайно велике значення, оскільки їх затримка передбачає сплату банком штрафів на користь клієнтів.

153

У процесі перевірки розрахункових операцій внутрішній аудитор може виявити:

- помилки;

- порушення норм чинних інструктивних положень;

- шахрайство;

- некомпетентність.

При проведенні аудиту повинно бути перевірено дотримання банком встановленого порядку відкриття поточних рахунків клієнтів та ведення згідно з ними розрахункових операцій.

Юридичні справи щодо відкриття рахунків клієнтів повинні зберігатися в окремих сейфах за номерами у порядку зростання. Аудитор може перевірити достовірність документів щодо відкриття рахунків, правильність присвоєння номерів згідно з планом рахунків, реєстрацію всіх відкритих рахунків у відповідній книзі реєстрації. Аудитор зобов'язаний перевірити дотримання банком встановлених вимог щодо відкриття рахунків, а саме:

- правильність присвоєння номерів рахунків;

- комплектність юридичних справ клієнтів;

- правильність заповнення розрахункових документів;

- черговість платежів за розрахунковими документами клієнтів;

- дотримання ліміту видачі готівки;

- своєчасність розрахунків.

При перевірці розрахунково-касових операцій внутрішній ауди­тор звертає увагу на:

S дотримання встановленого порядку відкриття поточних рахунків клієнтів та ведення операцій по них;

S великі за обсягами обороти по рахунках підприємств, які займа­ються торгівельною діяльністю;

S операції, які викликають певну підозру (грошові внески; придбан­ня або розміщення в банку грошових інструментів; переказ коштів за кордон, розрахункові операції, які не відповідають характеру підприємницької діяльності клієнта);

S порядок ведення бухгалтерського обліку операцій;

S дотримання вимог законодавчих та нормативних актів Національ­ного банку України. На комерційні банки покладаються повноваження щодо аналізу

і прогнозування готівкового обігу. У зв'язку з цим на установи банків

у сфері готівкового обігу покладаються такі функції:

- аналіз співвідношення грошових доходів і витрат населення, (виходячи із економічної ситуації в країні) та розробка пропозицій і заходів щодо стабілізації готівкового обігу;

154

прогнозування обсягу та структури готівкового обігу з урахуван­ням основних напрямків грошової політики і показників еконо­мічного та соціального розвитку країни;

. ефективна організація готівкового обігу, швидке впровадження нових форм безготівкових розрахунків та оптимізація грошового

обороту;

- своєчасна видача готівки підприємствам та індивідуальним підприємцям на оплату праці, виплату пенсій, допомоги та на

інші цілі;

- здійснення контролю за економним витрачанням готівки у

господарстві;

дотримання встановленого порядку щодо ведення касової та

емісійної роботи.

Комерційні банки повинні стежити за станом роботи своїх

клієнтів.

Внутрішній аудитор має вибірково (лише за наявності три­вожних сигналів) перевірити чи повною мірою виконуються всі завдання, що покладаються на відповідні підрозділи щодо контролю за готівковим оборотом клієнтів.

Аудитори повинні перевірити чи здійснює банк контроль за дотриманням клієнтами касової дисципліни.

Внутрішня аудиторська перевірка операцій, пов'язаних з готів­ковим обігом, здійснюється з урахуванням основних напрямків дер­жавної грошово-кредитної політики, прогнозних розрахунків балансу грошових доходів і витрат населення та касових оборотів.

Метою внутрішнього аудиту депозитних операцій є визна­чення їх відповідності чинному законодавству як з юридичної, так і з бухгалтерської точки зору, а також оцінка якості залучення ресурсів, виходячи з їх впливу на фінансову стійкість банку.

При аудиторській перевірці депозитних операцій внутрішній

аудитор акцентує увагу на:

S правильності відкриття та ведення депозитних рахунків;

•/ оформленні документів згідно з встановленим банком рег­ламентом;

/ дотриманні умов депозитних угод;

•S веденні обліку депозитних операцій згідно з чинним законодав­ством та внутрішніми положеннями;

S процедуру встановлення процентних ставок, а також їх адекват­ності рівню ринкових ставок;

S дотримання принципу диверсифікації при проведенні депозитних

операцій;

155

S правильність та своєчасність сплати банками відсотків по депозитах. Під час перевірки депозитних операцій аудитор використовує:

- депозитні угоди;

- меморіальні ордери;

- особові рахунки;

- процентні відомості;

- оборотно-сальдові відомості;

- баланси.

Внутрішній аудитор особливу увагу має звернути на:

- правильність відображення депозитних операцій по рахунках залежно від терміну депозиту, своєчасність перенесення вкладу на інші рахунки залежно від зміни умов договору за наявності під­писаних додаткових угод, а також на своєчасність перенесення суми на поточні рахунки після закінчення терміну угоди;

- правильність відображення нарахованих процентів по рахунках бухгалтерського обліку;

- достроковість вилучення депозиту з ініціативи вкладників за наявності в договорах умов щодо пониження процентної ставки, а також на періодично поповнювані вклади тощо.

Головним завданням внутрішнього аудиту касових операцій є перевірка дотримання комерційним банком банківського законо­давства у сфері зберігання, ведення та обліку операцій з готівкою; дотримання касової дисципліни; достовірного ведення обліку та правильного оформлення операцій з готівкою.

Внутрішній аудитор може проводити раптові перевірки кас, під час яких виявляє недоліки у роботі каси І надає свої рекомендації щодо її поліпшення.

Внутрішній аудит касових операцій може стосуватися: S зберігання та обліку цінностей у грошовому сховищі; S технічної оснащеності сховищ та обладнання охоронно-пожежною сигналізацією;

S правильності укладених з касирами угод про повну індивідуальну

матеріальну відповідальність; S дотримання правил ведення касових операцій.

Аудитор перевіряє чи всі цінності, книги та документи, що під­лягають зберіганню у грошовому сховищі, дійсно там знаходяться. Встановлюється, чи не знаходяться у сховищі речі та цінності, що не підлягають зберіганню в ньому.

У комерційному банку, залежно від масштабів операцій з готівкою, може бути від однієї до декількох приходних та видаткових

156

операційних кас. Аудитор зобов'язаний перевірити приміщення кас та

їх оснащення.

До обов'язків аудитора належить перевірка послідовності про­ведення касових операцій. Касир виконує операції щодо прийому та видачі готівки тільки на підставі розпорядження обліково-опера-ційного працівника, оформленого прибутковими та видатковими

касовими документами.

Основну увагу аудитор приділяє аналізу банківських докумен­тів. Первинні документи перевіряються вибірково. Під час перевірки документів аудитор звертає увагу на:

• дотримання встановлених правил заповнення касових документів; наявність всіх необхідних реквізитів та підписів; відповідність сум зазначених цифрами сумам, зазначеним літерами, випадки виправ­лення в касових документах;

• наявність на видаткових касових документах розписки про от­римання грошей; даних про документ, що засвідчує особу, що отримала кошти;

• дотримання термінів дії чеків;

• наявність підписів клієнтів та посадових осіб банку (менеджера, контролера, касира);

• наявність відбитка печатки клієнта та її тотожність наявним

зразкам;

• наявність виправлень та підчисток у видаткових касових доку­ментах, що є грубим порушенням касової дисципліни.

Внутрішній аудит має:

S визначити, чи мають місце в банку факти, коли його співробітники сприяють незаконному переведенню безготівкових коштів клієнтів

у готівкові;

^ оцінити відповідність системи внугрішньотехнологічного контро­лю за операційною діяльністю;

S оцінити компетентність співробітників, що здійснюють відповідні

операції; ^ виявити чи траплялися випадки, коли банк здійснював рух коштів

по арештованих рахунках клієнтів; S з'ясувати чи були в банку випадки надмірного використання

овердрафтов упродовж тривалого періоду часу; ^ перевірити правильність здійснення касових операцій банку та

інші питання.

Перевірка касових операцій дає можливість аудитору перекона­тися у ступені надійності банку, а також ефективності контролю за збереженням грошей та цінностей. За результатами перевірки каси і

157

касових операцій проводиться бесіда з посадовими особами банку та особами, відповідальними за схоронність цінностей, на якій обго­ворюються виявлені недоліки та заходи щодо їх усунення. Після цього аудитор складає відповідний розділ аудиторського звіту.

Контрольні запитання

1. Якими операціями банку може бути представлена його опера­ційна діяльність?

2. Що таке операційна діяльність банку ?

3. Які завдання постають перед внутрішнім аудитом під час перевірки операційної діяльності банку ?

4. Які функції виконують менеджер, оператор та виконавець банку під час розрахунково-касового обслуговування клієнтів?

5. На які аспекти має звертати увагу внутрішній аудитор в процесі перевірки операційної діяльності банку ?

Дискусійне питання

Під час перевірки стану безготівкових розрахунків клієнтів банку з їх контрагентами внутрішнім аудитором були виявлені факти зловживання. Кому та яким чином він має про це повідомити? Якою була б Ваша реакція па цю ситуацію як аудитора?