4.3 Процес управління змінами
Для того, щоб визначити основні етапи процесу управління змінами, слід спочатку чітко усвідомити основні етапи здійснення змін. Загальну схему процесу змін можна зобразити таким чином (рис. 4.8).
Рис. 4.8 – Процес здійснення змін
Тобто у будь-якому процесі змін можна виділити чотири основні етапи:
перший етап – виникнення у суб’єктів зміни почуття незадоволеності, а це сприятиме появі мотивації до змін; почуття незадоволеності можна викликати за допомогою порівняння сучасного «неблагополучного» стану справ і запланованого «благополучного»;
другий етап – підготовка змін, що припускає залучення суб’єктів змін до процесу розробки “переходу” з одного стану в інший шляхом їх інформування, проведення консультацій, семінарів тощо; залучення до процесу розробки змін дозволяє суб’єктам змін відчувати те, що вони будуть реалізовувати на практиці власні ідеї;
третій етап – саме зміни, які здійснюються за прямої участі в процесі суб’єктів змін; пряме залучення – неодмінна умова успіху будь-яких змін, бо суб’єкти змін будуть, по-перше, мати розгорнуту інформацію про процес змін; по-друге, вони не будуть здійснювати опір самі собі;
четвертий етап – етап, на якому створюються умови для закріплення змін, що здійснюються; звичайно, на цьому етапі допрацьовуються формальні процедури, які раніше не могли бути створені через високий ступінь невизначеності.
Зміни мають циклічний характер. З точки зору управлінського аспекту здійснення змін охоплює такі стадії, що циклічно повторюються:
Аналіз поточного стану справ. Оцінка зовнішніх умов, стану організації, дій керівництва. Визначення пріоритетів і проблем, а також тих груп працівників, хто підтримує або буде протидіяти змінам.
Визначення кінцевої мети і складання плану проведення реформ. Аналіз різних точок зору, узагальнення отриманих даних і встановлення реальних цілей, що поділяються більшістю працівників підприємства; складання реального плану проведення реформ за кроками.
Підключення до роботи необхідної кількості співробітників. Пошук людей, які охоче будуть експериментувати з новими ідеями і методами. Керівник повинен залучати до процесу змін все більше і більше працівників, що дозволить отримати більше прихильників.
Відслідковування і закріплення отриманих результатів. Для відстеження результатів керівники повинні поставити перед робітниками визначені цілі і розробити спеціальні системи оцінки результатів.
Отже, процес управління змінами повинен включати такі етапи:
Підготовка до проведення змін: передбачає здійснення ситуаційного аналізу, створення умов для ефективного впровадження змін і проведення підготовчої роботи з персоналом для того, щоб до мінімуму звести можливий опір змінам.
Планування процесу реалізації змін: на цьому етапі визначаються конкретні заходи із впровадження змін, терміни проведення, відповідальні за здійснення змін, необхідні ресурси. Крім того, на цьому етапі розмежовуються повноваження менеджерів різних ланок управління.
Безпосереднє впровадження змін: передбачає виконання плану, розробленого на другому етапі, здійснення поточного контролю за ходом виконання запланованих заходів і внесення відповідних коректив до початкового плану у разі необхідності. На цьому етапі також передбачається здійснення координації роботи різних підрозділів підприємства або окремих фахівців, а також проведення роботи з подолання зайвого опору змінам, який виникає в ході їх здійснення.
Контроль за результатами впровадження запланованих змін, їх закріплення та адекватне реагування.