6.3 Контакты с контрагентами. Контакты с контрагентами как правило носят характер деловых переговоров.

Переговоры - это взаимоотношения между людьми, предназначенные для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие или противоположные интересы.

Цель переговоров – достижение соглашения. Соглашение должно отвечать интересам обеих сторон и устраивать всех его участников.

Переговоры - это менеджмент в действии. Они состоят из:

• выступлений и ответных выступлений;

• вопросов и ответов;

• возражений и доказательств.

Переговоры могут проходить легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.

В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель. Обобщенная схема проведения деловых переговоров выглядит следующим образом:

1. Подготовка к переговорам.

2. Проведение переговоров

3. Достижение соглашения (завершение переговоров)

4. Анализ итогов

Первый этап - подготовка деловых переговоров.

В подготовке к переговорам следует определить:

• цель переговоров (налаживание кооперационных связей, согласование интересов, заключение договора, принятие совместного решения политического, экономического, социального или культурного характера);

• партнера по переговорам: за столом переговоров могут сойтись люди, имеющие различный опыт ведения переговоров; различный темперамент (например, сангвиник и холерик); различное специальное образование (например, техническое и экономическое);

• предмет переговоров (интересы сторон, форма взаимосвязи, статус организации или конкретного лица, условия договора);

• присутствующих на переговорах;

• организация и место проведения переговоров.

В целом подготовка к переговорам идентична подготовке к проведению деловых совещаний. Существенное отличие состоит в выборе места и времени. Для переговоров рекомендуется планировать первую половину дня (10-00 – 12-00) по следующим причинам:

- в это время уровень концентрации работоспособности достигает максимума;

- в случае, если для переговоров стороны приезжают из другого города (района, государства и т.п.) такое время позволит как отдохнуть с дороги, так и вернуться домой.

Относительно места проведения переговоров существует некая условная позиция: в более выигрышном положении находится тот, на чьей территории происходят переговоры. В остальном требования к месту переговоров аналогичны требованию к месту проведения совещаний. Не рекомендуется назначать переговоры в местах общественного питания. Если контрагент приехал к Вам, предпочтительно позаботиться о его завтраке до переговоров и обеде после, а не во время переговоров.

К началу переговоров необходимо составить их модель, в частности:

• четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;

• обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. Возможно несколько проектов;

• наметить принципиальные моменты, и пункты, в которых можно уступить;

• определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по наиболее сложным вопросам.

В практике менеджмента рекомендуется использовать следующие основные методы:

• вариационный метод;

• метод интеграции;

• метод равонвесия;

• компромиссный метод.

Вариационный метод. Рекомендуется использовать, если менеджер предполагает отрицательную реакцию противоположной стороны. Составьте проект из таких вариантов решений:

• идеальное решение;

• удачное (хорошее) решение;

• оптимальное решение

• приемлемое (допустимое) решение

• вынужденное решение

• отсутствие решения

Метод интеграции. Заключается в убеждениии партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров не только с позиций узко специализированных интересов, а с учетом общественных взаимосвязей, потребностей развития, социального эффекта. Например, аргументом может стать решение экологической, социальной или общеотраслевой проблемы. Строго говоря, такой аргумент является подменой тезиса об интересах партнера. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях. Успешное применение этого метода возможно, если партнер занимает активную общественную и социальную позицию.

Метод равновесия. Этот метод напоминает игру (например, в шахматы) с самим собой.

• Станьте на место партнера, определите его цели, возможные аргументы и контраргументы.

• Пересмотрите свою точку зрения на решение данного вопроса. Возможно, она однозначно не устроит партнера.

• Определите, какие ваши аргументы и доказательства будут для него наиболее важны.

Компромиссный метод. Разбейте все пункты предстоящего решения на 2 группы: принципиальные и не принципиальные. Так проще будет проявлять готовность к компромиссам.

Может произойти, что предложенное компромиссное решение превышает Вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером можно пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).