7.3. Облік коштів Пенсійного фонду.

Облік надходжень і витрат коштів Пенсійного фонду здійснюють виконавчі органи Пенсійного фонду.

Кошти Пенсійного фонду зараховуються на єдиний рахунок Пенсійного фонду і зберігаються на окремих рахунках територіальних органів Пенсійного фонду в уповноваженому банку.

Бухгалтерський облік за коштами Пенсійного фонду ведеться відповідно до Інструкції по бухгалтерському обліку та звітності в органах Пенсійного фонду України, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 13.12.1994 р. № 11-4 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23 лютого 1995 р. за № 46/582.

Бухгалтерський облік в органах Пенсійного фонду здійснюється відповідними структурними підрозділами.

Головний бухгалтер органу Пенсійного фонду України у своїй роботі керується «Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні», затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 3 квітня 1993 р. № 250 та іншими нормативними актами, здійснює контроль за своєчасним надходженням коштів до Пенсійного фонду, їх обліком, забезпечує своєчасні розрахунки з органами соціального захисту населення, підприємствами зв'язку або іншими уста­новами з виплати пенсій і допомоги згідно з чинним законодав­ством. Бухгалтерський облік в органах Пенсійного фонду здійснюється відповідним структурним підрозділом.

Обов'язки бухгалтерських служб:

• забезпечення правильної організації бухгалтерського об­ліку відповідно до цієї Інструкції та окремих вказівок;

• здійснення постійного контролю за своєчасним і пра­вильним оформленням документів та додержанням законності під час проведення операцій;

• здійснення контролю за правильним та економним ви­трачанням коштів відповідно до асигнувань, за їх цільовим призначенням відповідно до затверджених кошторисів видатків з урахуванням внесених в установленому порядку змін, а також за збереженням грошових коштів та матеріальних цінностей;

• ведення обліку надходжень та видатків за кошторисами Пенсійного фонду;

• своєчасне проведення розрахунків з підприємствами, установами та окремими особами у процесі виконання кошто­рисів видатків;

• складання і подання в установлені строки бухгалтер­ської звітності;

• складання та затвердження з керівниками установ кош­торисів доходів, видатків і розрахунків до них;

• широке використання сучасних видів обчислювальної техніки під час виконання обліково-обчислювальних робіт.

Контроль за станом обліку та звітності, за правиль­ним, і своєчасним фінансуванням заходів щодо пенсійного забез­печення і виплати допомоги здійснюється контрольно-ревізійним управлінням Пенсійного фонду "України.

Бухгалтерський облік операцій, надходження і витра­чання коштів ведеться в облікових регістрах (книгах, карт­ках, накопичувальних відомостях, машинограмах тощо). Порядок запису операцій в регістрах обліку викладено у відповідних розділах цієї Інструкції.

Облік виконання кошторису видатків на утримання органів управління Пенсійного фонду України ведеться відповідно до Інструкції по бухгалтерському обліку в установах і організаці­ях, які фінансуються з державного бюджету. Звітність про виконання кошторису видатків на утримання органів Пенсій­ною фонду складається і подається до вищого органу в поряд­ку, передбаченому для бюджетних установ.

Первинні документи, що надходять до бухгалтерії, обов'язково підлягають перевірці як за формою (повноти і правильність оформлення первинних документів, запов­нення реквізитів), так і за змістом (законність операцій, відображених у документах, логічний зв'язок окремих показ­ників) .

Перевірені та прийняті для обліку документи систе­матизуються у хронологічному порядку (за датами здійснення операцій) та оформлюються меморіальними ордерами або накопичувальними відомостями, яким надаються такі постійні номери:

• меморіальний ордер № 1 – накопичувальна відомість над­ходжень по рахунку № 807;

• меморіальний ордер № 2 – накопичувальна відомість ви­плат на основі звітів органів соціального захисту населення;

• меморіальний ордер № 3 – накопичувальна відомість над­ходжень страхових внесків підприємств, установ та органі­зацій, а також виплат допомоги, що проводяться підприємствами, установами та організаціями;

• меморіальний ордер № 4 – додатковий,

Форми меморіальних ордерів ведуться відповідно до Інструкції з бухгалтерського обліку в установах і організаціях, які фінан­суються з державного бюджету.

Меморіальний ордер № 1 складається на основі банківських документів та виписок банків про рух коштів на рахунку.

Меморіальний ордер № 2 складається на основі місячного звіту органу соціального захисту населення про виплату пенсій та допомоги.

Меморіальний ордер № 3 складається на основі звіту про надходження страхових внесків та витрати коштів Пенсійно­го фонду.

Усі меморіальні ордери реєструються в книзі «Жур­нал-головна», ф. 308. Облік у цій книзі ведеться за субрахун­ками.

У книзі «Журнал-головна» насамперед записують суми за­лишків на початок року відповідно до заключного балансу за минулий рік. Записи в ній проводяться у міру складання меморіальних ордерів. Сума меморіального ордера записується спочатку в графу «Сума по ордеру», а потім - у дебет і кредит відповідних субрахунків. Сума оборотів за місяць по всіх субрахунках, як по дебету, так і по кредиту має дорів­нювати підсумку графи «Сума по ордеру». Другим рядком. після оборотів за місяць записуються залишки на початок наступного місяця по кожному субрахунку.

Аналітичний облік коштів ведеться в накопичувальних відомостях, машинограмах, у яких підраховуються обороти за місяць і виводяться залишки по відповідних субрахунках на початок наступного місяця.

Виправлення помилок, виявлених у записах бухгал­терського обліку за поточний рік, проводиться в такому порядку:

а) неправильні суми та помилки в тексті, виявлені в документі до моменту подання бухгалтерського звіту, що не потребують зміни даних меморіального ордера, закреслюють тонкою лінією так, щоб можна було прочитати закреслене, і над закресленим, пишуть правильний текст та суму. На полях проти виправленого рядка за підписом головного бухгалтера роблять застереження: «Виправлено»;

б) помилковий запис, виявлений з моменту подання бух­галтерського звіту, що зумовлений помилкою в меморіальному ордері, залежно від його характеру виправляється додатковим меморіальним ордером або способом «Червоне сторно». Так виправляють помилки в усіх випадках, якщо вони виявлені в записах бухгалтерського обліку за той період, за який уже подано звіт. Додаткові бухгалтерські записи про виправлення помилок, а також виправлення способом «Червоне сторно» оформляються меморіальним ордером, у якому крім звичайних реквізитів дається посилання на номер і дату меморіального ордера, виправленого цим меморіальним ордером.

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів по рахунках синтетичного і аналітичного обліку щомісячно складаються оборотні відомості по відповідних субра­хунках на основі записів у книгах, регістрах аналітичного обліку, які звіряються з підсумками обігу за місяць і залишками на початок наступного місяця в книзі «Журнал-головна».

Після закінчення звітного року в регістрах бухгал­терського обліку проводяться заключні записи і підбиваються підсумки по кожному субрахунку, після чого складається за­ключний баланс.

У новому році в бухгалтерських регістрах по субрахунках записуються суми залишків на початок року, що відповідають заключному балансу та звітним регістрам за минулий рік.

Якщо під час розгляду річного звіту зроблено виправлен­ня в заключному балансі, то на основі письмового розпоря­дження Пенсійного фонду "України ці виправлення вносяться як Зо регістрів обліку за минулий рік (виправляється бух­галтерський запис), так і до регістрів обліку поточного року.

Після закінчення кожного місяця всі меморіальні ордери – накопичувальні відомості разом із бухгалтерськими докумен­тами і виписками по рахунках в установах банків підбира­ються в хронологічному порядку їх номерів і брошуруються у справах.

На обкладинці справи зазначають: найменування установи, назву і порядковий номер папки (справи), звітний період - рік і місяць, початковий і останній номери меморіальних ордерів, кількість аркушів у справі.

Зберігання первинних бухгалтерських документів, об­лікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлен­ня і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер. Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях чи шафах, що замикаються. Відповідальними за них є особи, уповноважені головним бухгал­тером.

Бухгалтерські документи і регістри за поточний рік по­винні зберігатися окремо від документів та регістрів за ми­нулі роки. Чекові книжки на одержання грошових коштів зберігаються у головного бухгалтера органу Пенсійного фонду у вогнетривкій шафі. Головний бухгалтер зобов'язаний суворо контролювати пра­вильність використання кожного бланка чекових книжок.

У разі втрати первинних документів керівник органу Пенсійного фонду призначає наказом комісію по розслідуванню її причини. У разі потреби для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, відомчої охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюються актом, що за­тверджується керівником органу Пенсійного фонду. Копія акта надсилається до вищестоящої організації.

В архіві органу Пенсійного фонду справи зберігаються протягом установлених строків. Після закінчення строку збе­рігання ці справи в установленому порядку здаються до дер­жавного архіву. Документи, що засвідчують здачу справ до державного архіву, зберігаються постійно в бухгалтерії органу Пенсійного фонду.