2.4 Пути совершенствования деятельности пресс-службы.

Рассматривая причины неудовлетворительной деятельности пресс - службы, можно сказать о том, что в ГУ «Иркутский ЦГМС-Р» не хватает квалифицированных кадров. На сегодняшний день, в общем отделе, работу пресс — секретаря выполняют два человека — начальник отдела агрометиопрогнозов в Иркутске и главный инженер в Ангарске. Они руководят, подписывает распорядительные документы, следят за входящими и исходящими документами, составляет протоколы и.т. д, и кроме этого, им приходиться, каким - то образом, освещать деятельность организации, писать статьи. Поэтому в качестве первой рекомендации по улучшению работы пресс-службы следует назвать необходимость увеличения штата профессиональных кадров: специалистов по связям с общественностью для работы в этой структуре.

Во-вторых, необходимо проведение информационно-аналитической деятельности пресс-службы, связанной с мониторингом СМИ и отслеживанием информации о деятельности метеослужбы. В данный момент данная работа вообще не ведется.

В-третьих, пресс - службе следует активно использовать Интернет-ресурсы, в частности электронную почту, для налаживания контактов с источниками информации, на сайте систематически размещать информацию о деятельности организации. Ведь с помощью интернета можно построить отношения со средствами массовой информации в следующих направлениях:

- работа с веб-сайтов, ориентированным на работу со СМИ;

- осуществление персонализированной информационной рассылки;

- организация онлайновых интервью

В дальнейшей деятельности и функционировании пресс - службы хотелось бы, чтобы данная структура уделяла больше внимания имиджу организации, потому как она себя позиционирует. От работы пресс-службы зависит, какой имидж сформировался у населения об организации.

ГУ Иркутский ЦГМС-Р мало освещается в прессе, Исходя из этого, нужно построить программу, направленную на реализацию повышения качества освещения достоинств организации, ее уникальности и неповторимости.

Необходимо распространение печатных источников информации об организации. Например, газета, «жургазета» (газетный формат и журнальный стиль). С помощью них организация может излагать в печатном виде свои позиции и распространять информацию, имеющую определенное значение для достижения организационных целей. Таким образом, можно доводить информацию для конкретных целевых групп. Печатные издания могут быть и каналом обратной связи (напр., проведение и печать результатов исследований).

Полезно использовать вспомогательные печатные материалы (брошюры, руководства и книги) для ознакомления новых служащих, практикантов, для получения справки (напр., о планах группового страхования, пенсионного обеспечения), формирования образа организации. Рассылка писем и открыток является хорошим дополнением к электронной почте, в случае необходимости сообщить особо важную информацию или поздравить с важным событием у сотрудника или в организации.

Важным элементом, требующим контроля и постоянного воздействия отдела по связям с общественностью, остаются слухи и работа по их пресечению,

Еще одним важным моментом является более открытое и «прозрачное» взаимодействие с населением; информирование его полными и достоверными сведениями.

Одним из основных недостатков деятельности пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р является тот факт, что написание пресс-релизов не отвечает правилам их создания, при взаимодействии со средствами массовой информации. То есть, пресс - служба не использует данный документ в своей деятельности, мотивируя это тем, что СМИ заинтересованы в получении информации от ЦГМС-Р, а не ЦГМС-Р нуждается в размещении этой информации на страницах газет, в эфире радио и телевидения. Информирование средств массовой информации осуществляется с помощью телефона.

Автор не согласен с этой точкой зрения и считает, что пресс-релизы во многом помогут улучшить деятельность пресс-службы. Прежде всего, рассылая пресс-релизы, работники пресс-службы расскажут о ситуации в положительном для себя свете. При отсутствии же данного документа журналисты вынуждены сами оценивать ситуации и домысливать ее в выгодном для себя положении. Так как на пресс-релизе указываются контактные телефоны, журналисты смогут всегда позвонить в пресс-службу и попросить комментарии.

Только сотрудники пресс-службы должны быть инициаторами подавляющего большинства контактов в редакциях, иначе можно просто никогда не дождаться даже упоминания об организации в СМИ, что и происходит, учитывая результаты контент-анализа публикаций крупных региональных СМИ. Пресс-службе следует наладить постоянный поток информации о своей деятельности, создавать ее информационный фон,- даже если это не сразу выльется в публикации,- можно стать источником информации для СМИ. ,

Также нужно урегулировать работу, связанную с проведением различных PR-мероприятий. Журналисты должны иметь доступ (и целенаправленно приглашаться) на все мероприятия, проводимые организацией, для партнеров, властей, и т.п, разумеется, если такое мероприятие не относится к числу закрытых. На пресс-конференциях можно донести до общественности результаты работы организации. (дать информацию о деятельности, предоставить сведения о результатах работы, и. т. д.). При приглашении на мероприятия, нужно знать, когда журналисты заняты на внутриредакционных мероприятиях, когда они обычно пишут свои материалы, в какое время удобней назначить встречу.

И, как уже было отмечено выше, одним из основных недостатков деятельности пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р – отсутствие мониторинга СМИ. Следует проводить регулярный мониторинг СМИ, так как он дает возможность строить медиастратегии с учетом позиций тех или иных изданий, их стиля, тематических и жанровых предпочтений.

Важным аспектом работы пресс-службы, требующим непосредственного и постоянного контроля и воздействия является внутрикорпоративное направление. Для его осуществления пресс-служба должна принимать активное участие в разработке стратегии внутреннего PR и предлагать свои проекты на основе опыта работы с персоналом и знаний непосредственно сотрудников организации. В качестве методов для реализации этой деятельности можно предложить следующие:

- использование электронного документооборота и внутренних элетронных СМИ. Создание таких СМИ и приучение персонала к общению в intеrnet даст эффект увеличения результативности внутрикорпоративного общения, в частности, - повышение информированности коллектива о деятельности организации, создание и поддержание положительной репутации руководству, оперативность в работе.

- разработка и внедрение фирменного стиля организации. Фирменный стиль является очень сильным инструментом визуальной коммуникации. Употребление персоналом основных отличительных брендовых признаков (цвет в оформлении дизайна офисов и униформы сотрудников, общающихся с посетителями, логотип, указатели и т.д.) способствует объединению команды по признаку принадлежности к организации.

- организация массовых внутрикорпоративных мероприятий – спортивных, туристических, связанных с искусством. Привлечение к участию в этих мероприятиях как можно большего количества людей ведет к объединению коллектива, дальнейшей мотивации на результативную работу.

- размещение доски объявлений – открытого источника информации, новостей об организации, побуждающего к обсуждению, а, следовательно, способствующий общению людей в коллективе.

- размещение «доски почета». Организация, которая гордится своими сотрудниками, априори имеет посылы для того, чтобы и сотрудники гордились организацией.

- организация тренингов межличностного общения (работы в группах). В случае реструктуризации организации эта формы работы поможет сохранить благоприятный климат в коллективе. Тренинги лучше всего осуществлять с привлечением внешнего специалиста.

- организация внутрикорпоративных собраний. Это могут быть ежеквартальные собрания в актовых залах с докладами о проделанной работе или еженедельные пятиминутки в подразделениях, на которых руководитель ставит задачу, распределяет работу и подводит итог предыдущей недели, что также влияет на повышение результативности работы организации в целом.

Итак, в период быстрого развития экономики и стремительного роста большинства российских компаний важно понимание того, что внутренний PR может стать локомотивом работы с персоналом. А успех общей деятельности любой организации в России и в регионах нашей страны зависит от практического использования механизма деятельности пресс - службы. Для развития этих направлений существует множество методов и инструментов. Их применение в сфере организации работы ЦГМС-Р может сделать службу высокоэффективной и перспективной.

Выводы по главе 2